一份200頁的報告需要分發給五個部門負責人。每個人只需要他們相關的部分。行銷需要第 12 到 45 頁。財務需要第 46 到 89 頁。營運需要第 90 到 140 頁。您將 PDF 分成幾個部分，撰寫五封單獨的電子郵件，為每封電子郵件附加正確的文件，然後發送它們。此過程適用於一次性分發。如果您每週執行此操作，重複步驟會花費數小時。自動化分割和電子郵件工作流程可處理文件並交付各部分，無需人工幹預。
拆分 PDF 並將每個部分透過電子郵件傳送給不同的收件者將 PDF 拆分與電子郵件自動化結合。分割工具分割文件。電子郵件工具或腳本交付這些片段。本指南說明如何設定工作流程。
Split PDF和電子郵件工作流程將重複的多步驟流程轉變為單一的自動化操作。
準備拆分和電子郵件映射
建立定義拆分和收件者的對應文件。對於每個部分，指定頁面範圍、輸出檔案名稱和收件者電子郵件地址。映射文件是自動化工作流程的藍圖。它告訴分割工具在哪裡分割文件以及電子郵件工具將每個部分發送到哪裡。
執行分割
使用支援自訂頁面範圍的 PDF 拆分工具。根據映射拆分文檔。每個部分都會成為一個根據映射命名的單獨 PDF 檔案。分割輸出是一組可供分發的檔案。
WukongPDF 拆分工具支援自訂頁面範圍。 PDF 頁面拆分輸出經過組織以供分發。
自動化電子郵件傳送
使用電子郵件自動化工具將每個拆分文件傳送給其收件者。簡單的腳本或電子郵件合併工具可以讀取映射文檔，將正確的文件附加到每封電子郵件中，然後發送。自動化消除了每個收件人的手動撰寫-附加-發送週期。
當每位收件人在無需人工幹預的情況下收到分配的部分時，PDF 共享自動化工作流程就完成了。
建立可重複使用的分割和電子郵件模板
對於定期分發，建立一個定義拆分和收件人的範本。每週或每月僅更新來源 PDF。模板保持不變。自動化使用現有映射處理新文件。
Split PDF重複範本消除了每個分發週期的設定時間。映射配置一次並重複使用。
處理電子郵件發送失敗
當特定收件者的自動電子郵件傳送失敗時，系統應記錄該失敗並繼續向其餘收件者傳送電子郵件。一次失敗的交付不應停止整個工作流程。解決問題後，手動重試失敗的交付。
PDF 共享 自動交付與故障處理可確保大多數收件人收到他們的部分，即使一封電子郵件被退回。
驗證收件者收據
自動交付後，對一些收件人進行抽查，以確認他們收到了正確的部分並且可以打開它。自動化交付高效率。人工驗證證實它也是準確的。
用於自動交付的 PDF 工具驗證步驟可以在配置錯誤影響所有收件者之前捕獲它們。
將拆分和電子郵件與文件管理系統集成
對於企業工作流程，將分割和電子郵件流程與文件管理系統整合。當新增文件時，DMS 會觸發拆分。電子郵件發送是自動的。整個工作流程無需人工幹預即可運作。
Split PDFDMS 整合將手動流程轉變為自動化流程。
為每個收件者新增自訂電子郵件正文
映射文件可以包括每個收件人的自訂電子郵件正文文字。每個部分都附有個人化訊息。自動化高效且個性化。
每位收件者的PDF共享個人化電子郵件正文使自動交付感覺個人化，而不是大量生產。
為審計目的記錄交付狀態
記錄每次傳送：收件者、傳送的文件、時間戳記和傳送狀態。此日誌提供合規性和故障排除的審核追蹤。
PDF 工作流程傳送日誌記錄了內容傳送給誰以及何時發送。
保護自動化電子郵件管道的安全
自動電子郵件傳送必須受到保護。使用經過身份驗證的 SMTP。加密連線。限制對電子郵件配置的存取。不安全的電子郵件管道可能會被劫持以發送垃圾郵件或網路釣魚電子郵件。
PDF 安全性 自動電子郵件管道安全性與文件安全性同樣重要。
處理超出電子郵件限制的大型附件
某些拆分部分可能仍超出電子郵件附件限制。配置自動化以偵測超大檔案並重新分割它們或透過雲端連結而不是附件傳送它們。
自動電子郵件傳送過程中的Split PDF大小監控可防止因附件過大而退回郵件。
安排重複的拆分和電子郵件作業
對於每週或每月分發，請安排自動執行分割和電子郵件作業。規劃觸發工作流程，無需手動啟動。該文件在無需人工幹預的情況下按時處理和交付。
用於循環分配的PDF工作流程調度將手動定期任務轉變為後台自動化。
使用範例資料測試自動化管道
在將自動分割和電子郵件部署到生產環境之前，請使用範例文件進行測試並測試收件者地址。驗證拆分是否正確、電子郵件是否已送達及附件是否完整。
PDF共享管道測試可以在配置錯誤影響真正的接收者之前捕獲它們。
處理退回的電子郵件通知
當自動電子郵件退回時，寄件者應該收到通知。設定電子郵件系統以將退回通知路由至可以調查並更正收件者位址的管理員。
自動交付的PDF共享退回處理可確保識別並重新發送未交付的部分。
建立交貨確認報告
自動拆分和電子郵件運行完成後，產生一份遞送報告，總結發送內容和時間。該報告是分發記錄，供合規和參考。
PDF 工作流程交付確認報告關閉了自動分發的循環。