有些 PDF 很大是有原因的——高解析度圖像、詳細的建築圖、可列印的行銷資料。壓縮它們會損壞它們應該傳遞的內容。解決方案不是減小檔案大小，而是減小檔案大小。它是使用一種可以處理大文件而不受電子郵件大小限制的傳輸方法。
為什麼電子郵件不是大型 PDFs 的正確管道
大多數電子郵件伺服器都會施加附件大小限制 - 通常每封郵件為 10-25MB，但具體情況因提供者而異。 Gmail 最多允許 25MB；展望因帳戶類型而異；企業電子郵件伺服器的上限通常為 10MB 或更低。超過限制的檔案要麼反彈，要麼默默丟棄，要麼提示電子郵件用戶端建議替代上傳方法。
即使不超過大小限制，大型電子郵件附件也會為收件者帶來問題：行動連線下載緩慢、填滿收件匣儲存空間、建立大型附件使電子郵件執行緒難以轉發或存檔。文件共享連結避免了所有這些問題。
Cloud Storage 連結s：標準解決方案
將 PDF 上傳到 Google Drive、Dropbox 或 OneDrive 並分享連結。收件人點擊連結並以其連接支援的任何速度直接從雲端服務下載檔案。收件者端沒有大小限制，檔案品質完全保留（儲存期間不會重新壓縮），並且您可以控制誰有權存取該連結。
在 Google 雲端硬碟中：上傳文件，右鍵點擊 → 分享 → 將存取權限變更為「知道連結的任何人」 → 複製連結 → 貼上到您的電子郵件。在 Dropbox 中：上傳，按一下分享 → 建立連結 → 複製。兩者都需要不到一分鐘的時間。收件人無需更改 PDF 的任何內容即可獲得完整品質的文件。
WeTransfer 和類似服務
WeTransfer 專為大型檔案傳輸而設計，無需帳戶即可使用。造訪 wetransfer.com，上傳您的 PDF（免費方案最多 2GB），輸入收件者的電子郵件地址和您的電子郵件地址，然後傳送。收件人會收到一封電子郵件，其中包含下載鏈接，該鏈接將在 7 天后過期。文件以完整品質傳輸，無需任何修改。
當您不想維護雲端儲存帳戶或向組織外部不應持續存取您的雲端硬碟或 Dropbox 的人員發送資訊時，WeTransfer 特別有用。此連結會自動過期，從而限制了敏感文件的暴露時間。
當接收者需要壓縮檔案時
有時，收件人有特定的大小需求 - 入口網站僅接受最多 50MB 的上傳，或用戶端在頻寬有限的環境中工作。在這些情況下，壓縮是必要的，但問題是質量損失對於特定用途是否可以接受。
一個有用的方法：發送兩個版本。使用雲端連結取得完整品質的文件，並發送壓縮版本（透過 PDF Compression 工具以保守的品質設定）以立即使用或上傳到入口網站。清楚標記哪個是哪個：「完整品質版本（連結）-供最終列印使用。壓縮版本（附後）—用於入口網站上傳。」接收者可以獲得這兩個目的所需的內容，而不會影響存檔版本的品質。
敏感大數據的安全傳輸PDFs
對於同樣保密的大型 PDF（可列印的財務報告、高解析度簽署的協議、包含敏感網站資訊的建築圖），存取受限的雲端連結和文件級密碼的組合提供了良好的覆蓋範圍。雲端連結要求接收者登入或擁有特定的 URL； PDF 密碼確保如果連結被轉發，沒有密鑰就無法開啟該文件。
ShareFile、Box 或 Tresorit 等服務提供具有存取控制和審核日誌的端對端加密傳輸，這是消費者雲端儲存的進步，適合您需要記錄存取檔案的人員和時間的情況。對於大多數大型檔案傳送情況，Google Drive 或 WeTransfer 就足夠了。對於受監管的行業或高風險文件，專用的安全傳輸服務值得增加複雜性。