向法院、政府機構或法律對手方提交 PDF 與透過電子郵件向同事發送文件不同。錯誤的文件格式、缺少簽名或未經編輯的個人資訊可能會導致您提交的內容被拒絕，或者更糟的是，會造成您無法退回的問題。第一次就把事情做好歸結為一個大多數人都會跳過的簡短清單。
先檢查提交要求
不同的法院和機構有不同的規則，而且它們並不總是顯而易見的。有些法院要求採用 PDF/A 格式進行存檔。其他規定指定最大文件大小，要求超過一定頁數的文件有書籤，或要求 PDF 可以文字搜索，而不是掃描圖像。美國聯邦法院使用 CM/ECF 系統，該系統有自己的技術規範。
在準備任何內容之前，請先了解您要提交的法院或機構的具體備案要求。如果您與律師合作，他們應該已經知道這些。如果您要提交自訴書，法院的網站通常有一個關於電子提交要求的部分。
確保文字可選擇
現在，大多數法律體係都要求以電子方式提交的 PDF 包含真實的、可選擇的文本，而不是掃描圖像。掃描文件只是一頁的照片。法官、書記官和對方律師需要能夠搜尋文字、複製文字並引用特定段落。只是影像的 PDF 不允許這樣做。
如果您的文件最初是數位建立的（在 Word 中輸入，從系統匯出），那麼它應該已經具有可選擇的文字。如果是掃描的實體文檔，則需要在提交之前對其執行 OCR。 OCR 將文字影像轉換為可搜尋和選擇的實際文字字元。
檢查方法：開啟 PDF 並嘗試點擊並拖曳以選擇一個句子。如果您可以突出顯示文本，那就沒問題。如果遊標變成十字準線並且只能選擇影像的矩形區域，則文件在準備歸檔之前需要進行 OCR。
正確編輯敏感資訊
編輯是合法 PDF 準備過程中處理最不當的步驟之一。在 PDF 編輯器中在文字上繪製黑框，或使用黑色螢光筆，不會刪除底層文字 - 它只是在視覺上覆蓋它。任何複製並貼上「已編輯」內容的人都將被刪除。文字編輯器中的部分可以閱讀下面的內容。這在備受矚目的法律案件中造成了真正的問題。
正確的 PDF Redaction 會永久刪除檔案中的內容，而不僅僅是從視覺層中刪除內容。結果是文字所在的位置出現間隙或黑條，下面沒有任何內容。密文後，請務必透過選擇密文區域並嘗試複製它來進行驗證 - 如果沒有貼上任何內容，則密文是真實的。
法律文件中需要編輯的常見項目：社會安全號碼、財務帳號、未成年人的出生日期、未成年子女的姓名。許多法院系統都有關於必須編輯或截斷哪些資訊的具體規則。
使用正確的簽章
法律意見書通常需要簽名，但並非每種類型的簽名都具有相同的法律效力。鍵入的姓名（有時在電子文件中寫為“/s/您的名字”）在許多法院系統中被接受為有效的電子簽名。手寫簽名的圖像在其他情況下也有效。具有可驗證證書的加密數位簽章是最安全的選擇，並且在某些司法管轄區是必需的。
在簽署之前了解您的特定法院或機構接受什麼。有些明確禁止某些文件類別的某些簽章類型。如有疑問，最安全的方法是列印、手寫、掃描並運行 OCR 以恢復文字可搜尋性 - 儘管這會增加步驟。
控製檔案大小而不損壞文件
許多檔案系統都有檔案大小限制——通常每個文件為 10MB 或 25MB。如果您的 PDF 超出了限制，您有幾個選擇：壓縮它、將其拆分為多個文件，或兩者兼而有之。這裡的關鍵規則是在不降低文字品質的情況下進行壓縮。法律文件需要在高變焦下保持清晰，任何使文字模糊或將影像解析度降低到可讀閾值以下的壓縮都會導致問題。
WukongPDF 的壓縮工具對文字和向量元素套用無損壓縮，因此文字保持清晰，同時整體檔案大小下降。對於嵌入照片或掃描頁面的文檔，圖像壓縮是大部分尺寸節省的來源 - 並且 80% 或以上的品質設定可以使所有內容都可讀。
提交之前的最終清單
在提交之前先運行一遍：
- 文字是可選的 - 打開 PDF 並嘗試突出顯示一個句子
- 敏感資訊經過適當編輯，而不僅僅是視覺上的覆蓋
- 簽名與法院或機構接受的格式相符
- 文件大小在提交限制內
- 格式符合要求（標準 PDF、PDF/A 等）
- 如有需要，頁碼和書籤已就位
合法的 PDF 錯誤幾乎總是可以避免的。被拒絕或產生問題的提交通常是有人跳過了一步（通常是編輯或文字可搜尋）的提交，因為他們很匆忙。提交文件前五分鐘的檢查比提交文件後處理後果更有價值。