你已经完成了报告。準備好了。您將其拖曳到電子郵件撰寫視窗中，附件欄會變成紅色 - 34MB，超出限制。或它已發送，但二十分鐘後您會收到退回通知。您需要更小的文件，而且現在就需要它。這是從超大尺寸到可發送的最快路徑。
一分鐘修復：線上壓縮
對於大多數文檔，PDF 壓縮 是最快的途徑。前往 www.wukongpdf.com 處的 WukongPDF，上傳文件，選擇中等壓縮，然後下載結果。對於包含圖表和圖像的典型 20-30MB 報告，中等壓縮可以可靠地使您達到 2-5MB（完全在任何電子郵件限制之內），並且沒有明顯的品質變化。
如果中等壓縮不夠，請嘗試高壓縮。透過放大壓縮的 PDF 中的圖像來檢查結果 - 如果文字仍然清晰且圖像在正常尺寸下可讀，則可以發送。如果影像看起來明顯退化，則文件可能需要不同的方法。
為什麼檔案很大－以及為什麼它很重要
了解檔案變大的原因決定了您有多少壓縮空間。文字很容易壓縮並且不會降級。影像是尺寸和潛在品質損失的主要驅動因素。
- 文本較多的文件（合約、報告、信件）： 已很小或將顯著壓縮而不會發生品質變化。如果它超過 5MB 並且主要是文本，則其他因素會使其膨脹 — 字體、元資料或編輯時剩餘的資料。
- 影像較多的文件（簡報、小冊子、照片報告）：大量壓縮空間。中等壓縮會產生巨大的差異。
- 掃描文件：通常非常可壓縮 - 掃描器預設的解析度比螢幕閱讀或電子郵件所需的解析度高得多。
當單獨壓縮還不夠時
有些 PDF 已經被嚴重壓縮，不會進一步縮小，除非出現不可接受的品質損失。如果您處於這種情況，還有其他一些選擇：
- 僅傳送相關頁面：如果收件者僅需要特定部分，請使用分割工具提取這些頁面並傳送較小的檔案。 40 頁報告中的 5 頁摘錄只是其大小的一小部分。
- 透過雲端連結分享：上傳到 Google Drive、Dropbox 或 OneDrive，並將共享連結貼到電子郵件正文中。無附件限制，即時交付，收件人獲得完整品質版本。
- 傳回來源：如果原始檔案可用（Word、PowerPoint），請在重新匯出之前降低影像解析度。在Word中，儲存前先壓縮圖片；在 PowerPoint 中，選取「檔案」>「壓縮媒體。從最佳化來源重新匯出產生的 PDF 比壓縮已匯出的來源小得多。
電子郵件大小限制現實檢驗
Gmail 的限制為 25MB。 Outlook.com 為 20MB。但這些是發送限制——收件者的伺服器可能會施加較低的限制。企業電子郵件系統通常將傳入附件的大小限制為 10MB 或更小。 Base64 編碼（電子郵件傳輸二進位檔案的方式）增加了約 33% 的開銷，因此 19MB 的 PDF 在傳輸過程中變成了大約 25MB。
可靠電子郵件傳送的實際目標是低於 10MB — 考慮到編碼開銷以及收件者有比您更嚴格的限制的可能性。如果您可以獲得 Reduce PDF Size 結果小於 10MB，則幾乎可以毫無問題地到達任何收件匣。