無障礙 PDF 是一種可供所有人使用的文件，包括盲人或視力不佳的人、使用螢幕閱讀器的人以及有認知或運動障礙的人。大多數專業分發的 PDF 都未能滿足可訪問性要求，而其創建者卻沒有意識到這一點。視覺上可呈現的 PDF 與可訪問的 PDF 之間的差距涉及不會自動添加的特定技術功能。
為什麼它比法律合規更重要
在許多國家/地區，法律要求製作面向公眾的文件的組織必須提供這些文件。美國的《美國殘疾人法案》、《歐洲無障礙法案》以及其他地方的類似立法為無障礙數位內容制定了可執行的要求。政府機構、教育機構和許多企業都依照這些規則運作。
除了合规性之外，可访问的 PDF 更有用。结构良好的可访问文档对于每个人来说都更易于导航，而不仅仅是屏幕阅读器用户。清晰的標題、邏輯性的閱讀順序和描述性替代文字可以改善所有讀者的體驗，包括使用行動裝置的人、匆忙的人以及母語不是文件語言的人。
標籤：PDF 輔助功能的基礎
可存取的 PDF 是帶標籤的 PDF。標籤是一個隱藏的結構層，描述文件的每個元素是什麼 - 這是標題，這是段落，這是清單項，這是帶有此描述的圖像。螢幕閱讀器使用標籤來正確導航和播報內容。如果沒有標籤，螢幕閱讀器會將文件當作無差別的文字流來讀取，或者根本無法讀取。
當您使用「文件」>「從 Word 匯出 PDF」時，會自動新增標籤。另存為> PDF 帶有「可訪問性的文檔結構標籤」選項已啟用。這是無需手動操作即可獲得基本標記的最快方法。對於更複雜的文件（多列佈局、表格、包含許多影像的文件），自動標記通常需要在 Adobe Acrobat Pro 中進行手動檢查和修正。
閱讀順序：螢幕閱讀器遵循的順序
螢幕閱讀器會依照文件的標籤順序讀取內容，而不是頁面上的視覺順序。對於簡單的單列文檔，這些通常是相同的。對於具有側邊欄、標註框、多列文字和浮動圖像的複雜佈局，標籤順序可能與視覺閱讀順序有很大不同。
在 Adobe Acrobat Pro 中，閱讀順序工具（工具 > 輔助使用 > 閱讀順序）可讓您檢視並修正螢幕閱讀器處理內容的順序。对于使用辅助技术的人来说，视觉上看起来组织良好的文档可能具有完全不合逻辑的阅读顺序。检查并修复此问题是真正可访问文档的重要步骤。
圖像的替代文字
可存取的 PDF 中的每個圖像都需要替代文字 - 螢幕閱讀器代替圖像宣布的書面描述。顯示季度銷售額的圖表需要替代文字來描述圖表顯示的內容：「顯示 Q1-Q4 收入的長條圖。」第四季最高為 240 萬美元。 」裝飾性分隔線或背景紋理應標記為偽影，以便螢幕閱讀器跳過它而不是將其宣佈為圖像。
可以在匯出前在 Word 中新增替代文字（右鍵點擊圖片 > 編輯替代文字），也可以在匯出後在 Acrobat Pro 中新增替代文字（在「標籤」面板中右鍵點擊圖片 > 屬性 > 替代文字）。對於包含許多圖像的文檔，在匯出之前在 Word 中添加替代文字會更有效。
標題結構與導覽
螢幕閱讀器使用者透過在標題之間跳轉來導航長文件——視力正常的讀者掃描標題以查找章節的方式。為此，標題必須標記為標題（H1、H2、H3），而不僅僅是大的粗體文字。
在 Word 中，使用正確的標題樣式（不是手動粗體和字體大小格式）建立的標題結構將作為標記標題轉移到 PDF 中。這是在整個文件中使用 Word 內建樣式而不是手動格式化的最明確的論點之一 - 該結構同時服務於可訪問性和視覺設計。
顏色和對比
輔助功能不僅涉及螢幕閱讀器。視力低下或色盲的人可能能夠透過視覺閱讀文檔，但會因對比度不足或依賴顏色的資訊而苦苦掙扎。網路內容輔助功能指南 (WCAG) 標準也廣泛用於 PDF 輔助功能，要求普通文字的文字和背景之間的最小對比為 4.5:1。
實際檢查：是否僅透過顏色傳達訊息 - 「紅色項目需要注意」 — 新增輔助指示符（符號、粗體文字或標籤），以便無法區分顏色的人可以存取資訊。切勿僅依靠顏色來傳達意義。
檢查PDF的輔助功能
Adobe Acrobat Pro 包含一個輔助使用檢查器（工具 > 輔助使用 > 全面檢查），可依據 PDF/UA 標準掃描文件並列出特定問題及其位置。它可以捕獲丟失的替代文本、不正確的閱讀順序、丟失的文檔語言聲明以及其他常見問題。
PAC（PDF 輔助使用檢查器）是一款免費工具，可根據 PDF/UA 標準提供徹底的輔助功能檢查。對於定期產生可存取的 PDF 的組織來說，在分發之前透過 PAC 運行每個文件是一個很好的做法。檢查器為您提供了需要修復的清晰列表，而不是一般的通過/失敗結果。
掃描版PDFs的特殊問題
沒有文字圖層的掃描 PDF 是完全無法存取的 - 沒有可供螢幕閱讀器朗讀的文本，沒有可導航的結構，什麼也沒有。 OCR 将图像转换为文本，这是使扫描文档可用的最低要求。但 OCR 本身并不能添加适当的标签、阅读顺序或替代文本 - 它只是创建一个文本图层。扫描文档的完全可访问性需要 OCR 加上上述标记和结构工作。