掃描的 PDF 幾乎總是比需要的更大。文件大小完全取決於掃描器捕獲的圖像，大多數掃描器預設會產生比文件實際需要的資料多得多的資料。在掃描時進行一些調整，然後對已經太大的檔案進行壓縮步驟，可以在不影響可讀性的情況下顯著減少大小。
將掃描解析度與文件的用途相符
解析度 (DPI) 是控制掃描檔案大小的最大槓桿。更高的 DPI 可以捕獲更多細節，並創建更大的檔案。對於大多數文檔，您捕獲的詳細資訊遠遠超出您的需求。
依目的劃分的實用 DPI 指南：
- 用於螢幕閱讀或電子郵件的文字文件：150 DPI 足夠並保持文件緊湊
- 可列印的文字文件：200 DPI 可產生乾淨的列印件，而不會導致文件膨脹
- 帶有照片或詳細圖形的文檔：200-250 DPI 用於共享，300 DPI 如果需要列印質量
- 您想要詳細保留原稿的存檔掃描：300-600 DPI，接受較大的檔案大小
從 300 DPI 躍升至 150 DPI 可將檔案大小減少約 75%，因為您捕獲的像素數量減少了四分之一。對於標準文字文檔，150 DPI 下的輸出與正常閱讀尺寸下的 300 DPI 沒有區別。
對文字文件使用黑白模式
彩色掃描每個像素儲存三個值（紅、綠、藍）。灰階儲存一個。黑白（雙色調）存放一位 - 黑色或白色。對於白紙上的黑色文字文檔，黑白掃描可以捕捉所有重要內容，並產生比相同解析度的彩色掃描檔案小 10 到 20 倍的檔案。
在掃描器軟體的「顏色模式」下尋找此設定或「影像類型」。選項通常是彩色、灰階和黑白。白色或單色。對於合約、表格、信件、發票和大多數商業文件，黑白是正確的選擇。如果文件中有重要的照片或陰影，請切換到灰階。
在掃描器軟體中啟用PDF壓縮
許多掃描器應用程式在 PDF 設定中都有一個壓縮選項，預設情況下該選項處於停用狀態或設定為較低等級。啟用它 - 或提高壓縮等級 - 在儲存時套用影像壓縮，這可以將原始掃描的檔案大小減少 50-70%，而不會出現任何品質可見差異。
壓縮類型也很重要。對於黑白掃描，JBIG2 壓縮非常高效，並且專為黑白文件影像而設計。對於灰階和彩色掃描，70-80% 品質的 JPEG 壓縮可以在大多數文件的檔案大小和清晰度之間達到最佳平衡。
保存前刪除空白頁
具有自動送稿機的掃描器通常會拉出單面頁面的空白反面。每個空白頁仍儲存為完整圖像（通常是一大片白色，帶有一些掃描器噪音），這會增加檔案大小，但不會添加內容。包含 10 個意外空白頁的 20 頁文件比實際需要的尺寸大 50%。
某些掃描器軟體會自動偵測並刪除空白頁。如果您沒有，在儲存之前掃描並刪除空白頁後進行快速檢查只需不到一分鐘，並且會對最終檔案大小產生有意義的影響。
如果需要的話事後壓縮
如果您已經掃描了超大尺寸的 PDF 並且無法重新掃描，則可以使用 PDF 壓縮 工具進行縮小操作，而不會產生任何您注意到的品質。上傳掃描的 PDF，對其進行處理，然後下載較小的版本。對於黑白文字掃描，壓縮工具通常可以將檔案大小減小 70-85%。對於彩色掃描，在保持文字清晰易讀的設定下，通常會減少 40-60%。
要避免的一件事是壓縮已經壓縮並開始出現品質問題的檔案。 JPEG 影像的每次壓縮都會導致更多的效能下降。如果掃描的 PDF 看起來已經很粗糙，請返回原始掃描而不是進一步壓縮。
日常掃描的簡單預設設定
如果您定期扫描文档并希望有一个适用于大多数情况的单一设置：200 DPI、灰度、启用 PDF 压缩。這樣生成的文件足夠小，可以輕鬆通過電子郵件發送；足夠清晰，可以在屏幕上和打印時舒適地閱讀；如果您稍後需要添加可搜索文本，則足夠適合 OCR。根据需要更高分辨率或颜色的特定情况从那里进行调整。