招募涉及在許多人之間傳遞大量文件——履歷、求職信、職位描述、面試記分卡、錄取通知、入職文件。大部分內容以 PDF 形式到達或需要發送。如果沒有明確的方法，事情就會很快堆積起來：命名不一致的文件、電子郵件中遺失的文件、三個月後無人能找到的已簽署錄用通知書。每個階段的一些結構使整個過程更易於管理。
接收履歷和申請
履歷來自招聘網站、電子郵件申請和推薦——通常採用混合格式。一些候選人發送 PDF，其他人發送 Word 文檔，偶爾有人發送 Google 文件連結。在接收階段標準化為 PDF 使比較變得更容易：一切都以相同的方式打開，一致地列印，並且可以合併或編譯到候選資料包中。
對於候選人提交的 Word 文檔，在發送給招聘經理之前快速轉換為 PDF 可以防止因在不同系統上打開 .docx 文件而導致的格式不一致。候選人的預期佈局保持不變，招募團隊中的每個人都看到同樣的事情。
命名與組織候選文件
候選人很少以對招募團隊有用的方式命名他們的文件。 「簡歷.pdf」和「CV_Final.pdf」當資料夾中有 40 個應用程式時，不會告訴您任何資訊。使用一致的格式重新命名攝取的檔案：LastName_FirstName_Role_YYYY-MM.pdf。這使得所有內容都可以排序和搜索，而無需打開單個文件。
依角色和階段保留資料夾結構：每個空缺職位一個資料夾，包含申請人、電話篩選、面試和錄用通知的子資料夾。隨著候選人的進步，將他們的 PDF 逐步推進。這使活動管道保持可見，並且可以訪問被拒絕的應用程序，而不會擾亂當前視圖。
為面試小組編譯候選人資料包
當候選人進入面試階段時，小組通常需要幾份文件：履歷、求職信、職位描述、面試記分卡，有時還需要工作樣本或作品集。將這些文件作為單獨的文件發送會產生摩擦——面試官打開了錯誤的文件，丟失了其中一個文件，或者完全跳過了記分卡。
將所有內容合併到單一候選資料包 PDF 中可以解決此問題。使用 Merge PDF 工具以邏輯順序合併文件：首先是職位描述，然後是履歷和求職信，最後是空白記分卡。發送一份文件，每位面試官都可以在一個地方獲得他們需要的一切。如果願意，最後的記分卡可以輕鬆列印和手動填寫。
發送並簽署錄取通知書
錄取通知書應以 PDF 格式發出－不可編輯的 Word 文件。發送可編輯的錄取通知書可能會讓候選人或其他人在列印和簽署之前修改條款，而且它看起來不如固定文件那麼專業。在 Word 中起草報價，在內部完成，然後在發送之前匯出為 PDF。
對於簽名，大多數公司使用兩種方法之一：發送 PDF 並要求候選人透過基於瀏覽器的工具進行電子簽名，或發送並要求他們列印、簽名、掃描並返回。第一個速度更快並且產生更清晰的結果。 Sign PDF 工具可讓候選人直接在瀏覽器中簽名，而無需安裝任何東西 - 他們添加簽名，下載簽名版本，然後透過電子郵件發回。
雙方簽署要約後，請立即提交已簽署的 PDF。不要將其留在電子郵件中。簽署的錄用通知書偶爾會在幾個月或幾年後變得相關——對於薪資討論、爭議或合規審計——並使它們組織起來並可找到的事項。
入職文件
新進員工的文書工作——報稅表、直接存款授權、政策確認、保密協議——通常以可填寫的 PDF 和靜態表格的形式出現。可填寫的 PDF 讓新員工可以直接在表單欄位中輸入內容並進行電子簽名。靜態表格需要列印、手動填寫並掃描回來。
如果您的入職表格目前是新員工必須列印的靜態 PDF，請考慮將其轉換為可填寫的表格 - 它消除了一個步驟，該步驟會困擾許多在第一周無法輕鬆使用印表機的人。完成後的表格更加清晰，更容易以數位方式歸檔，並給人留下更好的第一印象。
保留招募記錄
就業記錄的法律保留要求因司法管轄區而異，通常面試記錄為一到三年，就業合約和稅務文件則更長。儲存在有組織的資料夾系統或 HR 平台中的 PDF 可以很好地滿足這些要求，只要在需要時實際上可以找到這些文件。
對於沒有專用人力資源軟體的小型團隊，具有一致命名的簡單共享驅動器結構可以處理這項工作。關鍵是在需要之前設定結構，而不是在雜亂的資料夾中累積了 200 個應用程式之後。