PDF/A 是 PDF 的一個版本，專為長期存檔而建置。 「A」是指代表存檔。它是一個 ISO 標準，限制 PDF 可以包含的內容，以便數十年後可以可靠地開啟和呈現文檔，而無需依賴外部軟體、字體或可能不再存在的系統。如果您曾經收到指定「PDF/A 格式」的歸檔要求，這就是原因。
PDF/A 限制什麼
標準 PDF 非常靈活 — 它可以引用外部資源、嵌入可執行程式碼、使用加密、從外部來源串流內容以及依賴專有擴充。所有這些靈活性都是歸檔的責任。如果標準 PDF 連結到關閉的外部字體伺服器，或使用未來軟體不支援的 JavaScript 功能，則該文件可能在 20 年內無法正確呈現。
PDF/A 透過禁止建立外部相依性的功能來消除這些風險。具體來說，PDF/A 要求所有字體都嵌入到檔案中，禁止加密和密碼保護，不允許 JavaScript 和可執行內容，禁止音訊和視訊嵌入，並要求使用獨立於裝置的顏色空間定義顏色。
結果是一個獨立的文檔：準確呈現它所需的一切都在文件本身內。無需互聯網連接，無需安裝字體，無需第三方插件。
PDF/A-1、PDF/A-2 和 PDF/A-3：有什麼差別？
PDF/A 有多個版本，每個版本都建立在最後一個版本之上。 PDF/A-1 (2005) 是法律和政府歸檔中限制性最強且最廣泛接受的文件。 PDF/A-2 (2011) 增加了對 JPEG 2000 壓縮、透明度和數位簽章的支援。 PDF/A-3 (2012) 允許在 PDF 內嵌入任意文件附件 — 例如，對於將來源 XML 資料附加到發票 PDF 非常有用。
每個版本還具有一致性等級：/A（可訪問，需要可訪問性標記）和/B（基本，不需要可訪問性標記）。 PDF/A-1b 是您會遇到的最常見的要求 - 它是法院、政府機構和企業記錄系統通常指定的基準。
當您需要 PDF/A 與標準 PDF 時
在特定情況下需要或建議使用 PDF/A：許多法院系統的法律備案、政府記錄提交、受監管的行業文件（醫療保健、金融）以及需要可靠存取文件 10 年以上的任何情況。歐盟、許多美國聯邦機構和眾多國家檔案館已採用 PDF/A 作為其官方存檔格式。
對於日常使用 - 向客戶發送文件、共享報告、分發行銷資料 - 標準 PDF 很好，而且實際上更可取。當您不需要長期存檔時，PDF/A 的限制會變得不方便。您無法使用密碼保護 PDF/A，這對於敏感文件來說是一個問題。您無法嵌入視頻，這對於互動式演示很重要。
如何建立PDF/A檔
大多數匯出 PDF 的專業應用程式都會為您提供 PDF/A 選項。在 Microsoft Word 中，前往檔案 → 另存為 → PDF，然後按一下選項並尋找符合 ISO 19005-1 的核取方塊。在 Adobe Acrobat 中，您可以直接儲存或轉換為 PDF/A。 LibreOffice 也支援從其 PDF 匯出對話方塊中匯出 PDF/A。
如果您已有標準 PDF 需要轉換為 PDF/A，則轉換過程會檢查是否有禁止的功能，並自動修復它們或標記它們以供審核。嵌入字體，解決外部引用，並刪除不相容的功能。輸出是一個新的 PDF/A 相容檔案。
你能判斷 PDF 是否是 PDF/A 嗎？
是的。 PDF/A 檔案包含標識它們的元資料。當您在 Adobe Acrobat 中開啟 PDF/A 檔案時，頂部會出現一個藍色條，指示該檔案處於 PDF/A 模式並且某些功能已停用。其他檢視者可能會顯示類似的指示符或在文件屬性中註明它。
您也可以手動檢查文件屬性：在大多數 PDF 檢視器中，前往檔案 → 屬性 → 說明，然後尋找標識 PDF/A 版本和一致性等級的元資料欄位。
對大多數人來說，PDF/A 僅在特定機構需要時才會出現。當這樣做時，要求通常會說明需要哪個版本和一致性等級 - 如果要求不明確，PDF/A-1b 是安全的預設值。在這些特定上下文之外，標準 PDF 工具 和標準 PDF 格式可以處理您需要的一切。