是的，您可以自動從 PDF 中提取特定數據，而且該技術已經足夠先進，可以從文件中高精度地提取發票號碼、日期、美元金額和姓名等結構化數據。但有一個重要的限定條件：PDF 必須包含機器可讀的文字。沒有 OCR 的文件掃描影像只是一張圖片。自動提取需要存在文字層，因為 PDF 是從數位來源建立的，或者是因為它已透過 OCR 引擎處理。
本指南涵蓋了可以自動提取哪些類型的資料、哪些工具和方法適用於不同的文件類型，以及乾淨提取的資料和仍需要人工審核的資料之間的界限。
根據文件自動化提供者 Rossum 的 2025 年報告，從結構化 PDF 中進行人工智慧驅動的資料擷取現在對於發票號碼、日期和行項目等常見欄位的準確率超過 95%（Rossum，“文件 AI 準確性基準”，2025 年）。該技術已經跨越了一個門檻，對於大多數結構化文件類型來說，自動提取比手動資料輸入更可靠。
哪些類型的資料可以自動擷取
可預測位置的結構化資料擷取最可靠。發票、採購訂單和標準化表單每次都會將相同的欄位放置在大致相同的位置。提取工具可以被訓練或配置為尋找特定標籤，例如“發票號碼”。或“應付總額”，並捕獲標籤旁邊的值。文檔格式的一致性比所提取資料的複雜性更重要。
非結構化資料（例如資訊分散的散文段落）的提取可靠性較低。在第 4.2(b) 條中提到付款金額的合約要求提取工具理解文件的結構和語義，而不僅僅是尋找標籤旁邊的值。 OCR PDF 預處理步驟在這裡至關重要：如果沒有乾淨、可搜尋的文本，即使是最好的提取工具也無法讀取不存在的內容。
提取方法：從簡單到高級
最簡單的方法是複製和貼上。如果 PDF 具有可選擇的文本，您可以複製所需的資料並將其貼上到電子表格中。這不是自動化的，但它比重新打字更快，並且消除了轉錄錯誤。下一個層級是 PDF 到 Excel 的轉換，它將表格和結構化資料提取為電子表格格式。這對於資料已經按行和列組織的文檔非常有效。
對於批次處理的重複文件類型，自動提取平台使用機器學習來識別和捕獲數千個相似文件中的特定欄位。 PDF 到 Excel 工作流程連接了手動複製貼上和完全自動化。將 PDF 轉換為電子表格、驗證提取並在現有報告和分析流程中重複使用資料。
當自動提取不足時
手寫文字、品質差的掃描件以及佈局異常的文件仍然對自動提取提出了挑戰。原本乾淨的發票上的手寫註解將無法正確提取。以一定角度拍攝的掃描文件會產生亂碼的 OCR 輸出。標籤和值由裝飾性圖形而不是空間鄰近性分隔的形式可能會混淆提取演算法。
WukongPDF 提供 OCR 和轉換工具，用於準備要提取的 PDF。乾淨、可搜尋的 PDF 以及結構良好的文字可準確轉換為 Excel 或 Word 格式。可靠提取的關鍵是從乾淨的輸入檔開始。輸出的品質取決於輸入文字層的品質。
準備 PDF 以進行可靠的資料擷取
提取資料的品質直接取決於輸入 PDF 的品質。乾淨、可搜尋的 PDF 具有結構良好的文本，可以可靠地提取文本。沒有 OCR 層的掃描文件不會提取任何內容。在執行提取之前，請先驗證 PDF 是否具有可選文字。如果沒有，請執行 OCR。刪除不包含可擷取資料的不必要頁面。準備輸入檔案所花費的時間在提取輸出的準確性方面可以恢復很多倍。 WukongPDF 提供 OCR 和清理工具，用於準備 PDF 以進行資料擷取。