PDF/A 是一種 ISO 標準化存檔格式，旨在確保文件在數十年後仍然可讀，而無需依賴特定軟體或外部資源。將常規 PDF 轉換為 PDF/A 是一項合規性操作 - 轉換器會檢查文件包含的內容，刪除或調整任何違反標準的內容，並產生獨立的存檔版本。
PDF/A 實際上需要什麼
PDF/A 施加了常規 PDF 所沒有的約束。所有字體都必須完全嵌入——不僅僅是子集，而是完整的字體資料。禁止外部內容：不得連結到外部文件、不得嵌入音訊或影片、不得使用 JavaScript、不得加密。色彩空間必須使用嵌入式 ICC 設定檔來定義，而不是依賴輸出裝置來解釋它們。元資料必須遵循特定標準。 PDF/A 文件是完全獨立且自我描述的。
PDF/A 有多個變體：PDF/A-1（原始的、限制性最強的）、PDF/A-2（允許透明度和 JPEG2000 壓縮）和 PDF/A-3（添加對任何格式的嵌入文件的支持，對於將 XML 發票數據與人類可讀的發票一起嵌入非常有用）。目標版本取決於要求 - 法律和政府歸檔通常指定 PDF/A-1b 或 PDF/A-2b。如果有疑問，PDF/A-2b 是一個很好的預設值，它可以處理大多數現代文檔，而不受 PDF/A-1 的嚴格限制。
使用 Adobe Acrobat Pro 進行轉換
Acrobat Pro 提供最徹底的 PDF/A 轉換。前往檔案 → 儲存為 → PDF/A，選擇一致性等級（PDF/A-1b、PDF/A-2b 等），然後儲存。 Acrobat 會執行預檢檢查，標記所有無法自動轉換的內容，並報告所做的變更。對於它無法自動解決的問題（某些嵌入式多媒體、與標準衝突的加密），它會告訴您什麼阻礙了合規性以及您需要更改什麼。
Acrobat 的印前檢查工具（工具 → 印刷製作 → 印前檢查）提供了更精細的控制。您可以在提交轉換之前先執行 PDF/A 合規性檢查以查看完整的問題列表，然後決定是單獨修復它們還是讓 Acrobat 自動處理它們。
不使用 Acrobat 進行轉換
有多種工具可以在沒有 Acrobat 訂閱的情況下處理 PDF/A 轉換。 Ghostscript 是一個免費的開源 PDF 處理器，透過命令列轉換為 PDF/A：相關標誌為 -dPDFA=2 和 -dPDFACompatibilityPolicy=1。這是可靠的，但需要熟悉命令列工具。對於更簡單的方法，LibreOffice 可以將文件直接匯出到 PDF/A — 在匯出對話方塊中，選取「PDF/A-1a」常規標籤下的選項。
基於瀏覽器的轉換器可用於 PDF/A 轉換，但品質各不相同。有些僅更改文件的元資料標頭以聲明 PDF/A 合規性，而沒有實際解決根本問題 - 未通過正確合規性檢查的文件在此類轉換後仍然會失敗。對於滿足檔案管理員或政府要求的真正 PDF/A 合規性，Acrobat 或 Ghostscript 比瀏覽器工具更可靠。
驗證PDF/A合規性
轉換後，驗證文件確實符合標準，而不是僅假設轉換有效。 Adobe Reader 開啟時，PDF/A 檔案頂部會顯示一個藍色條，表示文件處於 PDF/A 模式。為了進行更徹底的檢查，免費的線上工具 veraPDF 詳細驗證 PDF/A 合規性 - 上傳文件，它會報告其滿足的合規性等級並列出任何剩餘問題。
在提交 PDF/A 文件以符合特定法規或向特定機構提交時，請務必確認他們需要哪個 PDF/A 級別，並驗證您的輸出符合該確切級別。 PDF/A-2b 和 PDF/A-1b 並不相同，且 PDF/A-2b 文件無法滿足需要 PDF/A-1b 的提交，即使後者在技術上更強大。