您有一個 60 頁的 Word 文檔，其中包含 12 個章節，每個章節又包含多個小節。標題的樣式採用 Word 內建的標題 1、標題 2 和標題 3 樣式。您將其匯出為 PDF 並打開結果。文字看起來很完美。格式完好无损。但是PDF没有书签。讀者如果不滾動 40 頁就無法跳到第 7 章。使 Word 文件易於導航的標題結構在匯出後未能保留。
將 Word 標題轉換為 PDF 書籤是一種只需一秒鐘即可啟用並更改閱讀體驗的設定。啟用該設定後，Word 文件中的每個標題都會成為 PDF 導覽面板中的可按一下書籤。帶書籤的Word 到PDF 匯出保留了文件的邏輯結構並使長文件可導航。
先決條件：使用Word的內建標題樣式
書籤匯出功能完全取決於您使用 Word 內建標題樣式的文件。如果您透過手動變更字體大小並將文字設為粗體來設定標題格式，則 Word 不會識別這些是標題。它們只是大的粗體文字。 PDF 匯出不會從中建立書籤，因為沒有標題結構可供閱讀。
若要檢查文件是否使用真實的標題樣式，請開啟 Word 中的導覽窗格。轉到檢視並檢查導覽窗格。此窗格顯示根據標題建立的文件大綱。如果大綱為空或不完整，則您的標題未使用內建樣式。將標題 1 套用到章節標題，將標題 2 套用到節標題，將標題 3 套用到小節標題。選擇每個標題文本，然後在「主頁」標籤上的樣式庫中按一下適當的樣式。此樣式應用程式是您建立可導航 PDF 時可以做的最重要的事情。處理一個很長的文件需要幾分鐘的時間，每次有人開啟匯出的 PDF 時都會得到回報。
在 PDF 匯出期間啟用書籤建立
前往“文件”、“另存為”，然後從文件類型下拉清單中選擇 PDF。在按一下“儲存”之前，請按一下“選項”按鈕。在「選項」對話方塊中的「包含非列印資訊」部分下，選取標有「使用標題建立書籤」的方塊。這會告訴 Word 將標題 1、標題 2 和標題 3 樣式轉換為 PDF 中對應的書籤。標題 1 成為頂級書籤。標題 2 成為嵌套在其父標題 1 下的子書籤。標題 3 成為其父標題 2 下的子書籤。 PDF 書籤面板中的層次結構反映了文件標題結構的層次結構。
另請檢查“可訪問性的文檔結構標籤”在同一個選項對話方塊中。此設定將結構標籤新增至螢幕閱讀器用於導覽的 PDF 中。它是與書籤不同的設置，但兩者都有助於生成結構良好、易於訪問的 PDF。選取這兩個方塊只需一秒鐘，即可產生對每個人都更有用的 PDF。
驗證匯出的 PDF 中的書籤
匯出後，打開 PDF 並檢查書籤面板。在大多數 PDF 檢視器中，書籤面板位於左側。如果看不到，請尋找書籤圖示或面板選單。此面板應將文件的標題結構顯示為可點選的樹。點選書籤。觀眾應該跳到相應的標題。展開父親書籤。子書籤應嵌套在下面。
測試不同級別的一些書籤。點擊頂級章節書籤。點擊嵌套在其下方的子部分書籤。驗證每個書籤是否導航到正確的位置。如果書籤面板中缺少某些標題，請返回 Word 並檢查這些標題是否使用內建標題樣式，而不是手動格式。遺失書籤的最常見原因是標題的格式看起來像標題，但未分配標題樣式。
在沒有書籤的情況下匯出已完成時該怎麼辦
如果 PDF 已存在且匯出時沒有書籤，您可以手動新增它們。在PDF書籤編輯器中開啟 PDF。導航至文件中的第一個標題。建立一個新書籤並命名以符合標題文字。設定書籤指向目前頁面。對每個標題重複此操作，將子標題嵌套在其父標題下。對於包含 30 個標題的 60 頁文檔，這需要 15 到 20 分鐘。結果是與自動匯出產生的相同的可點擊導航結構。
WukongPDF 為無法從 Word 重新匯出的文件提供了替代方案。上傳 PDF 並使用書籤編輯器新增、命名和組織書籤。視覺化介面在書籤樹旁邊顯示頁面縮圖，讓您可以輕鬆導航到每個標題位置並建立相應的書籤。對於將被重複共享或引用的文檔，每次讀者使用它們進行導航時，都會返回手動添加書籤所投入的時間。
對於未來的文檔，請將書籤匯出設定作為預設 PDF 匯出工作流程的一部分。在 Word 中，「另存為 PDF」對話方塊中的選項設定是固定的。選取「使用標題建立書籤」後，它會檢查未來的出口。這意味著您從那時起創建的每個 PDF 都將自動包含書籤。啟用書籤的PDF匯出習慣是一次性配置更改，它可以改進您在餘下的職業生涯中產生的每個文件。
對於缺少書籤的現有 PDF，手動添加書籤的更快替代方法是返回 Word 源文檔，驗證標題樣式是否已應用，在啟用書籤選項的情況下重新導出，然後替換舊的 PDF。這比手動添加 30 個書籤花費的時間更少，並且產生更好的結果，因為書籤層次結構與標題結構完全匹配。手動新增書籤方法應保留用於來源文件確實不可用的 PDF，而不是作為在來源處更正匯出設定的替代方法。
區分專業書籤和業餘書籤的品質細節：導出後編輯書籤名。 Word 使用精確的標題文字作為書籤名稱稱，該名稱可能太長，不利於在狹窄的書籤面板中舒適地閱讀。類似「第 3 章：2025 財年美國東南部區域市場趨勢與競爭動態分析」的標題在書籤面板中換行至三行。將書籤縮短為「第 3 章：區域市場分析」同時將完整標題保留在頁面本身上。書籤用於導航。標題是供閱讀的。它們有不同的用途並受益於不同的長度。