掃描的 PDF 是基於影像的文件。每一頁都是一張紙的照片。檔案大小反映了這些照片的解析度和壓縮程度，它們幾乎總是大於所需的大小。在 Windows 上壓縮掃描的 PDF 可透過對頁面影像進行下取樣並套用更有效的壓縮來減少檔案大小，從而將 100 兆位元組的掃描件轉換為仍完全可讀的 5 兆位元組檔案。用於掃描文件的PDF壓縮方法與壓縮數位創建的PDF不同，因為整個內容都是影像資料。沒有要保留的文本，也沒有要保護的向量圖形。
為什麼掃描的 PDF 如此大
掃描器以固定解析度擷取頁面，通常用於文件掃描的解析度為 300 DPI。在 300 DPI 下，一張信紙大小的頁麵包含大約 850 萬個彩色像素。以 300 DPI 彩色掃描的 50 頁文件包含超過 4 億像素的影像資料。掃描器可以以最小的壓縮保存這些影像，因為掃描軟體優先考慮品質而不是檔案大小。產生的 PDF 很大，因為它包含每個頁面的高解析度照片。
以黑白或灰階掃描而不是彩色掃描可顯著減小檔案大小，因為每個像素所需的資料較少。一個彩色像素需要 24 位元。一個灰階像素需要 8 位元。黑白像素需要 1 位元。為文件內容選擇適當的色彩模式是第一個壓縮決策，是在掃描時而不是在掃描後PDF 壓縮期間做出的。以正確的模式重新掃描有時比壓縮選擇不當的掃描更快。
使用 Windows 內建工具進行掃描 PDF 壓縮
Windows 包含 Microsoft Print to PDF，它可以透過列印對話方塊壓縮掃描的 PDF。在任何檢視器中開啟掃描的 PDF。按 Ctrl-P 開啟列印對話方塊。選擇 Microsoft Print to PDF 作為印表機。按一下印表機屬性或首選項以存取列印品質設定。將品質設為標準或草稿而不是高。列印到 PDF 過程會以選定的品質重新呈現掃描頁面，從而有效地對影像進行下採樣。
列印到 PDF 的方法速度很快，不需要額外的軟體，但它對每個頁面套用相同的壓縮。需要更高品質的頁面（例如詳細圖表或小字體文字）將獲得與簡單文字頁面相同的壓縮。結果可能對於某些頁面可以接受，而對於其他頁面則不可接受。透過此方法實現的減少 PDF 大小是均勻性和每頁品質最佳化之間的權衡。
使用 Adobe Acrobat 進行掃描 PDF 壓縮
Adobe Acrobat Pro 包含專用的掃描文件壓縮功能。打開掃描的 PDF 並轉到“工具”面板。選擇最佳化掃描頁面或掃描和 OCR，然後選擇最佳化掃描頁面。此工具分析每個頁面影像並套用針對掃描內容最佳化的壓縮設定。最佳化可以對同一文件中的不同頁面類型套用不同的壓縮。
Acrobat 最佳化提供了從最小檔案大小到最高品質的品質滑桿。對於純文字掃描文檔，「最小文件大小」設定會以原始文件大小的一小部分產生可讀結果。對於帶有照片或詳細圖形的文檔，請使用“平衡”或“更高品質”設定。在應用於整個文件之前，在幾個有代表性的頁面上測試壓縮。 WukongPDF 透過基於瀏覽器的介面為掃描文件提供PDF 壓縮。
在 Windows 上使用第三方壓縮工具
一些免費和付費的第三方工具專門用於 Windows 上的掃描 PDF 壓縮。這些工具比內建選項提供更多控制。他們可以為彩色、灰階和單色影像獨立設定下取樣解析度。他們可以對不同的圖像類型應用不同的壓縮演算法。他們可以批次處理掃描 PDF 的資料夾。
選擇第三方壓縮工具時，請在實際工作流程中的掃描 PDF 樣本上進行測試。將輸出檔案大小和視覺品質與 Microsoft Print to PDF 方法和 Adobe Acrobat 方法進行比較。選擇能夠為您的特定文件類型實現壓縮和最佳品質平衡的工具。 掃描的 PDF內容（無論是文字、照片或混合）決定了哪種壓縮方法效果最好。
為掃描內容選擇正確的壓縮設定
純文字掃描文件可以被大力壓縮。下採樣解析度可以降低至 200 甚至 150 DPI，而不影響典型文件字體的可讀性。黑白壓縮可以使用JBIG2，對於文字壓縮效率很高。大多數讀者不會注意到在螢幕上查看的文本文檔的 300 DPI 掃描和 200 DPI 掃描之間的差異。
包含照片的文件必須更保守地壓縮。低於 200 DPI 的下採樣會明顯柔化攝影細節。壓縮應使用 JPEG，品質設定為“中”或更高。包含文字和照片混合的文件受益於混合壓縮設定。可以更積極地壓縮文字區域。拍照區域要求更高的品質。一些PDF壓縮工具可以自動偵測混合內容並對每個區域套用適當的設定。
壓縮後，將壓縮版本與原始版本進行比較。驗證文字是否仍然可讀，照片是否保留其基本細節，並且沒有頁面顯示可見的壓縮偽影。正確的壓縮設定產生的檔案比原始檔案小得多，同時在閱讀和列印方面保持功能相同。
在 Windows 上自動壓縮掃描的 PDF
對於掃描 PDF 的常規壓縮，請自動化流程。 Adobe Acrobat 可透過操作套用預先配置的最佳化設定。建立一個操作來開啟 PDF、套用掃描文件最佳化、儲存壓縮檔案並關閉文件。對掃描的 PDF 資料夾運行操作。
可以編寫 Ghostscript 等命令列工具的腳本來處理掃描 PDF 的資料夾。批次檔或 PowerShell 腳本循環遍歷資料夾中的所有 PDF，並對每個 PDF 執行壓縮命令。該腳本可以按計劃運行，也可以透過將文件放入資料夾來觸發。自動化消除了壓縮掃描 PDF 的手動工作，並確保所有文件的壓縮設定一致。
對於壓縮後將由 OCR 處理的掃描文檔，請使用保守的壓縮設定。低於 200 DPI 的大幅下採樣會顯著降低 OCR 準確性。壓縮掃描中的文字可能仍然是人眼可讀的，但 OCR 引擎會看到像素級退化並產生更多識別錯誤。
應依文件用途選擇掃描文件的PDF 壓縮設定。可以積極壓縮將讀取一次並丟棄的掃描。存檔永久保留的掃描應保守壓縮或根本不壓縮。儲存比重新掃描過度壓縮的文件的成本便宜。
一個有用的做法是將原始未壓縮掃描保存在單獨的存檔位置並僅分發壓縮版本。如果收件人稍後需要更高品質的副本，則可以使用原件。這種方法提供了壓縮分發的效率和未壓縮歸檔的安全性。
本文所述的技術為處理這個特定的 PDF 任務提供了一個實用的框架。每種方法都因其在不同工具和平台上的可靠性和可訪問性而被選擇。
透過正確的方法和適當的工具配置，最初看似複雜的文件挑戰變成了一個簡單的過程，並具有可預測、可重複的結果。
WukongPDF 和類似平台提供了實現本文中描述的工作流程所需的工具，使這些 PDF 操作可以透過基於瀏覽器的介面進行訪問，而無需安裝桌面軟體。
本文概述的實用步驟指導讀者從最初的挑戰到完整的解決方案，涵蓋決定最終結果品質的關鍵決策和配置選擇。
與許多 PDF 操作一樣，輸出的品質取決於設定和配置階段所採取的措施。在處理整個批次之前，花時間了解可用設定並在範例文件上測試它們，比接受預設配置始終能產生更好的結果。
這裡描述的工具和技術可供各種技術經驗等級的使用者使用，從喜歡圖形介面的使用者到熟悉命令列操作的使用者。 PDF 生態系統提供了獲得相同結果的多種途徑。
記錄每種類型的 PDF 任務的特定設定和工作流程可建立可重複使用的參考，從而節省未來專案的時間，並確保不同團隊成員執行相同操作時的一致性。
對於經常使用數位文件的任何人來說，高效執行 PDF 操作的能力是一項寶貴的技能。無論任務是每天出現還是偶爾出現，準備可靠的工作流程都可以節省時間並產生一致、專業的結果。
PDF 格式不斷發展，可用於處理 PDF 的工具也隨著每一代的改進而改進。隨時了解新功能和更新的工具可確保您的文件工作流程保持高效並利用最新進展。
本文介紹了此 PDF 任務的基本技術和注意事項。經過實踐，此處描述的步驟將成為第二天性，曾經看似複雜的文件操作將成為工作流程的常規部分。