如何將 Word 文件、Excel 工作表和 PDF 合併到一個文件中

專案提案很少以單一文件類型的形式存在。求職信是 Word 文件。預算明細是一個 Excel 電子表格。條款和條件為 PDF 格式。將這些作為三個單獨的附件發送意味著收件人打開每個附件，弄清楚它們之間的關係，並在腦海中組合出完整的圖片。將它們組合成一個精美的包，可以將分散的提交變成專業的交付。

三個文件需要三次單獨打開。一個文件需要一個。這就是工作和便利之間的差別。

將 Word、Excel 和 PDF 內容合併到單一合併 PDF文件中需要先轉換非 PDF 文件，然後合併所有產生的 PDF。 WukongPDF 的Word 到 PDF 和合併工具可處理整個管道，在幾分鐘內產生一個無縫文件。

合併前將每個組件轉換為 PDF

透過「另存為 PDF」或線上轉換器將 Word 文件轉換為 PDF。在設定中啟用結構保留：標題成為 PDF 書籤，目錄保留其鏈接，腳註作為頁面註釋傳輸。失去所有結構的平面 PDF 比原始 Word 文件更難導航，並且違背了組合格式以提供更好閱讀體驗的目的。

Excel 電子表格要求在轉換之前進行頁面設定。將列印區域設定為實際資料範圍。縮放以適合頁面寬度。對於寬幅紙張，請選擇橫向。這些設定決定電子表格作為 PDF 頁面的外觀。使用預設設定的未轉換電子表格可能會產生 PDF，其中列被切斷、文字很小或資料遍布不可預測的頁面數量。

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正確訂購組件

合併工具會依照文件新增的順序合併文件。首先新增求職信，其次加入預算，第三新增條款。輸出的 PDF 從封面直接進入預算，然後進入條款。如果該工具按字母順序對文件進行排序，請使用數字前綴重命名它們：01-Cover-Letter.pdf、02-Budget.pdf、03-Terms.pdf，以鎖定順序。

合併後可以在合併後的文件中加入統一的頁碼。求職信可能是第 1 頁，預算是第 2 至 5 頁，術語是第 6 至 10 頁。添加到合併的 PDF 中的頁碼在所有元件中一致應用，從而使文件具有統一的感覺，儘管是在不同時間在不同應用程式中創建的。

合併後加上頁首、頁尾和頁碼

合併後的 PDF 是一張白紙，頁首和頁尾保持一致。新增項目名稱和日期作為標題。新增頁碼作為頁尾。這些元素在所有頁面上統一顯示，在視覺上將元件捆綁在一起，而不會覆蓋元件文件中的任何現有標題（這些標題在轉換過程中烘焙到 PDF 頁面中）。

多節文件受益於節分隔符號。空白頁或在求職信和預算之間以及預算和條款之間有一個章節標題的頁面向讀者發出信號，表明文件正在各個組成部分之間轉換。分隔線為正式提交增添了專業氣息，而無需任何額外的工具複雜性。

壓縮最終合併文件

合併的 PDF 等於其組成檔案大小加上開銷總和。兩個大小為 2、3 和 5 MB 的三個檔案合併後大約變為 10-12 MB。如果這超出了電子郵件限製或上傳上限，請執行壓縮過程。以 150 DPI 壓縮目標影像通常可將檔案大小減少 40-60%，而不會明顯影響品質。

合併後壓縮，而不是之前壓縮。合併操作可以重新擴展壓縮資料。對最終合併檔案進行一次壓縮會對所有元件應用一致的最佳化，並產生盡可能小的輸出。順序是轉換元件、合併到一個檔案、壓縮結果。

處理組合文件中的混合頁面方向

Word 文件預設為縱向。具有許多列的 Excel 電子表格使用橫向。 PowerPoint 投影片與簡報的寬高比相符。當這些內容混合在一個合併的 PDF 中時，某些頁面是縱向的，其他頁面是橫向的。大多數 PDF 檢視器原生處理混合方向，旋轉每頁視圖。但是，如果印表機需要統一的頁面，則混合方向 PDF 的列印輸出可能會產生意外結果。

對於要列印文件的收件人，請在發送前將所有頁面旋轉到一致的方向。對於文字較多的文件選擇縱向，對於資料較多的文件選擇橫向。在 PDF 工具中旋轉單一頁面每頁只需幾秒鐘，並且消除了混合方向列印問題。對於僅螢幕分佈，混合方向很好並且不需要調整。

為重複的多格式包建立範本

當 Word、Excel 和 PDF 組件的相同組合每週或每月推出時，請將工作流程範本化。每個時期的組件名稱保持一致。使用相同的轉換設定。合併後套用相同的頁首和頁尾。此範本將 15 分鐘的組裝流程縮短為可重複的 2 分鐘工作流程。

記錄工作流程，以便同事可以運行它。元件、轉換設定、合併順序、頁首和頁尾文字、輸出檔名約定，所有這些都寫在一個簡短的清單中。文件將個人效率轉變為團隊能力，能夠在假期和員工變動中倖存下來。

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