電子郵件是發送 PDF 最常見的方式，也是最不安全的方式。附加到電子郵件的未加密 PDF 在寄件者和收件者之間透過多個伺服器傳輸。它位於寄件者的已傳送資料夾、收件者的收件匣以及中繼郵件的每個郵件伺服器中。這些位置中的任何一個都是潛在的暴露點。在將 PDF 附加到電子郵件之前對其進行加密，可以為文件添加一層保護，無論文件到達何處。如果沒有密碼，該檔案將無法讀取。截獲的電子郵件會產生加密的附件。只有透過單獨管道接收密碼的預期收件者才能開啟它。
基於瀏覽器的 PDF 保護工具可以在將 PDF 附加到電子郵件之前使用使用者密碼對其進行加密。加密應用於文件本身。無論文件如何傳輸或儲存在何處，它都會保護文件。本指南涵蓋了加密工作流程以及使電子郵件附件加密有效的補充實踐。
根據電子郵件安全公司 Mimecast 的 2025 年報告，62% 的組織在前一年至少經歷過一次事件，即透過電子郵件發送的敏感文件被未經授權的一方訪問（Mimecast，“電子郵件安全報告”，2025）。即使電子郵件被攔截，檔案層級加密也可防止文件被讀取。
電子郵件加密工作流程
| 步驟 | 行動 | 為什麼重要 |
|---|---|---|
| 1. 加密 | 使用基於瀏覽器的保護工具將使用者密碼應用於 PDF。密碼加密整個文件 | 如果沒有此步驟，PDF 將不受保護。任何攔截電子郵件的人都可以打開附件 |
| 2. 驗證 | 開啟加密檔案。在顯示內容之前確認它需要密碼。輸入密碼後檢查內容顯示是否正確 | 驗證捕獲配置錯誤。應加密但無需密碼即可開啟的文件未得到適當保護 |
| 3. 附加 | 將加密的 PDF 附加到電子郵件中。撰寫電子郵件正文而不提及密碼 | 電子郵件正文不得包含密碼。如果是，則截獲的電子郵件會同時提供文件和金鑰 |
| 4.單獨發送密碼 | 透過不同的管道傳達密碼：簡訊、電話、加密訊息應用程式或密碼管理器共享保管庫 | 通道分離可確保對一個通道的破壞會產生文件或密碼，而不是兩者都產生 |
| 5.確認收貨 | 請收件者確認他們已收到該文件、可以使用密碼開啟該檔案並且可以讀取內容 | 確認結束循環。如果收件人無法開啟文件，您可以在緊急需要該文件之前解決問題 |
選擇並傳達強密碼
加密的強度取決於密碼。弱密碼（例如常見單字或短數字字串）可能會被猜測或遭受暴力攻擊。強密碼至少包含 12 個字符，由大小寫字母與數字和符號組合而成，並且對於該文件來說是唯一的。不要在文件中重複使用密碼。每個加密的 PDF 都應該有自己的密碼。
透過攔截電子郵件的攻擊者無法存取的通道傳遞密碼。發送至收件人電話號碼的簡訊。撥打電話，您需說出密碼。 Signal 等加密訊息傳遞應用程式。密碼管理器中的共用條目。該管道必須獨立於電子郵件。 PDF 密碼 是金鑰。您用來傳遞它的管道與密鑰本身一樣重要。
當僅加密還不夠時
加密可在傳輸和預存程序中保護檔案。它不會阻止收件者將解密的檔案轉發給其他人。它不會阻止收件人列印、影印或保存未受保護的副本。如果您需要控制收件者在開啟文件後對文件執行的操作，請將使用者密碼加密與限制列印、複製和編輯的擁有者密碼權限結合。使用者密碼控制存取。所有者密碼控制使用。
WukongPDF 對 PDF 應用使用者和所有者密碼保護。透過保護工具套用的PDF加密可保護電子郵件傳輸的文件並提供存取後控制。
使用敏感個人資料加密 PDF
包含受隱私法規保護的個人資料的文件需要在電子郵件傳輸之前進行加密。歐洲的 GDPR、美國的 HIPAA 以及世界各地的類似法規都要求在傳輸過程中保護個人資料。以未加密的電子郵件附件形式發送包含姓名、地址、健康資訊或財務資料的 PDF 違反了這些要求。
在將 PDF 附加到電子郵件之前，請使用強用戶密碼對其進行加密。加密滿足傳輸安全要求。密碼必須透過單獨的通道進行傳送。記錄加密方法和單獨的密碼通訊以作為合規記錄。對於受監管的個人數據，PDF 加密 步驟不是可選的。
當收件人無法開啟加密檔案時該怎麼辦
收件人報告加密的 PDF 無法開啟。在假設檔案已損壞之前，請先確認收件者輸入的密碼是否正確。密碼區分大小寫。將大寫字母輸入為小寫會失敗。驗證收件人是否透過單獨的管道收到了密碼。如果密碼正確但檔案仍然無法打開，則檔案可能在電子郵件傳輸過程中已損壞。透過不同的方法重新發送文件，例如雲端儲存連結。
如果在多種交付方法中問題仍然存在，則可能未正確套用加密。重新加密原始 PDF 並在重新發送之前自行測試。使用密碼在您自己的裝置上開啟加密檔案以確認其有效。發送前的PDF加密驗證可防止收件者發現加密失敗。
加密 PDF 以符合行業法規
金融服務、醫療保健和法律行業對傳輸過程中的文件加密有特定的要求。 FINRA 要求對透過電子郵件發送的客戶財務文件進行加密。 HIPAA 要求對受保護的電子健康資訊進行加密。國家資料保護法越來越要求對個人資訊進行加密。在發送加密的 PDF 之前，請先驗證加密方法是否符合適用法規的特定技術要求。
AES-256 加密是現代 PDF 加密所使用的標準，可滿足大多數監管要求。密碼強度和密碼傳送的通道分離是實施中最常出現缺陷的領域。受監管行業的PDF安全合規性需要正確的加密演算法和正確的操作實踐。