一個 Excel 工作簿包含十幾個工作表。每個工作表都有原始資料表和一兩個直觀地總結資料的圖表。您需要將圖表作為乾淨的 PDF 發送給經理，沒有基礎數據，沒有其他工作表，沒有屬於電子表格但不屬於簡報的網格線和行號。僅匯出圖表可以讓您的經理不必滾動瀏覽不相關的數據，並以最清晰的形式呈現資訊。
Excel 內建了將Excel 匯出為 PDF（僅輸出圖表）的功能，但這些控制項分佈在多個設定中，很容易被忽略。正確配置後，流程會產生一個多頁 PDF，其中每個頁面都是圖表，格式清晰，可供分享。
選擇圖表以進行僅圖表 PDF 匯出
第一步是隔離要匯出的圖表。 Excel 可以將整個工作表匯出為 PDF，包括該工作表上的所有圖表和所有資料儲存格。若要僅匯出圖表，您可以將圖表移至專用圖表工作表（這些圖表工作表是包含單一圖表但不包含資料儲存格的特殊工作表標籤），或在匯出之前僅選取圖表物件。
將圖表移到圖表表是重複導出的更簡潔的方法。右鍵單擊圖表並選擇移動圖表。選擇「新工作表」並為該工作表指定描述性名稱，例如「銷售圖表」或「收入趨勢」。對每個圖表重複此操作。當所有圖表都位於專用圖表工作表上時，分組選擇這些工作表標籤並匯出。產生的 PDF 每張圖表包含一頁，每個圖表填滿整個頁面。
對於不想重新排列工作簿的臨時匯出，請按住 Ctrl 並點擊每個圖表來選擇工作表上的所有圖表。選擇圖表後，使用匯出或另存為功能並選擇 PDF。 Excel 會提示您在匯出整個工作簿、活動工作表或所選內容之間進行選擇。選擇選擇。僅匯出選定的圖表。
配置乾淨圖表輸出的導出設定
在匯出之前，請檢查每個圖表工作表或包含所選圖表的工作表的頁面設定。設定頁面方向以符合圖表縱橫比。寬圖表受益於橫向方向。高圖表受益於縱向。在「頁面佈局」標籤中，將邊距設為「窄」以最大化頁面上的圖表尺寸。
刪除列印頁面上出現的無關元素。在「頁面版面配置」標籤中，取消選取列印網格線和標題的選項。這些設定會影響列印和 PDF 輸出。空白單元格周圍的網格線以及標識單元格位置的行號和列字母在電子表格中很有用，但會使圖表 PDF 變得混亂。
對於將插入其他文件的PDF圖表，請將圖表工作表背景設為白色，並在匯出之前從檢視中刪除任何工作表標籤、公式列或狀態列。匯出的 PDF 頁面應僅包含白色背景的圖表，不可見電子表格介面元素。當共享或嵌入 PDF 時，這會產生最乾淨的結果。
處理不同工作表中的多個圖表
當圖表分散在多個工作表中時，上述圖表表方法是收集圖表以供導出的最可靠方法。將每個圖表移到自己的圖表工作表中，然後透過按住 Ctrl 鍵單擊每個圖表工作表標籤對圖表工作表標籤進行分組。將圖表分組後，匯出為 PDF。產生的檔案每個圖表一頁，依照圖表工作表在工作簿中出現的順序排列。
如果移動圖表不可行，請建立一個新工作表作為圖表集合頁面。複製每個圖表並將其作為連結圖片貼上到集合頁面。垂直排列連結的圖片。將集合頁面匯出為單一 PDF 頁面。限制是所有圖表都顯示在一頁上，如果有很多圖表，這可能會使它們太小。
WukongPDF 可以在建立後處理匯出的PDF Export 文件，將多圖表頁面拆分為單獨的頁面或裁剪每個圖表以刪除多餘的空白。基於瀏覽器的工具可讓您調整輸出，而無需返回 Excel 並重新匯出。
何時包含數據以及何時僅匯出圖表
僅包含圖表的 PDF 適合演示和交流。審查季度業績的經理需要查看趨勢線，而不是趨勢線背後的 5,000 個數據點。審查提案的客戶需要查看預期的成長圖表，而不是基本假設電子表格。從共用文件中刪除資料會將注意力集中在視覺摘要上，這就是圖表的目的。
圖表加資料 PDF 適用於驗證和稽核。檢查數字的分析師需要查看圖表和產生圖表的數據。審查提交的監管機構需要驗證圖表是否準確代表來源資料。在這些情況下，匯出包含資料表和圖表的工作表，並明確標記，以便它們之間的關係顯而易見。
自動常規圖表 PDF 匯出
如果您按定期計劃匯出同一組圖表，請自動化流程。 Excel 支援 VBA 宏，只需按一下即可選擇特定圖表工作表、設定頁面設定以及匯出為 PDF。記錄一次匯出步驟的宏，然後為每個後續匯出執行該宏。節省的時間與每個報告週期結合。
將圖表匯出為 PDF 時，螢幕上顯示的圖表格式與 PDF 中顯示的格式完全相同。在匯出之前，以 100% 縮放查看每個圖表，並檢查是否存在截斷的軸標籤、重疊的資料標籤或超出圖表區域的圖例條目。這些格式問題在電子表格檢視中很容易被忽略，但在 PDF 輸出中卻變得明顯。
Excel 圖表範本可以在 PDF 匯出之前標準化多個圖表的外觀。使用您喜歡的顏色、字體和佈局來建立圖表模板。匯出之前將範本套用到每個圖表。產生的 PDF 在所有圖表中具有一致的視覺風格，這比在未標準化的情況下導出的不同格式的圖表看起來更專業。
對於要插入其他文件中的圖表，請考慮將每個圖表匯出為單獨的 PDF 文件，然後將 PDF 插入目標文件中。插入 Word 或 PowerPoint 中的 PDF 圖表保留其向量品質並乾淨地縮放到任何大小。這種方法比直接在 Office 應用程式之間複製和貼上圖表產生更好的結果。
匯出的 PDF 的頁面大小由圖表工作表或工作表頁面設定決定。如果圖表在 PDF 頁面上顯得太小，請將頁邊距增加到最小值並將圖表設定為填滿可列印區域。對於圖表工作表，圖表會自動縮放以填入頁面。對於嵌入常規工作表中的圖表，您可能需要在匯出之前手動調整圖表大小。
根據不斷變化的資料來源進行更新的動態圖表匯出為當前狀態的靜態影像。 PDF 擷取匯出時存在的資料快照。如果明天來源資料發生更改，PDF 圖表將保持凍結在匯出狀態。對於定期更新的報告，匯出過程應該是報告工作流程的最後一步，僅在所有資料經過驗證和最終確定後才執行。
從 Excel 匯出的可存取 PDF 應包含每個圖表的替代文字。 Excel 可讓您透過「替代文字」部分下的「設定圖表區域格式」對話方塊為圖表新增替代文字。描述圖表的目的以及它所說明的主要趨勢或比較。螢幕閱讀器在遇到 PDF 中的圖表時會讀出此替代文本，從而使看不到圖表內容的用戶也可以訪問它。
Excel for Microsoft 365 在「檔案」、「匯出」、「建立 PDF」下包含「匯出」功能，與基本的「另存為 PDF」選項相比，它提供了更多對輸出的控制。透過「匯出」功能，您可以指定要包含工作簿的哪些部分、設定每個工作表的頁面方向，以及選擇是否在最終 PDF 輸出中包含文件屬性和輔助功能標籤。
對於需要頻繁更新和重新匯出的圖表，請考慮將 PDF 匯出連結到巨集或 Power Automate 串流。自動匯出可確保整個報告週期的一致性，並消除手動匯出錯誤的風險，例如包含錯誤的工作表、忘記在匯出之前更新圖表或套用不一致的頁面設定設定。
使用條件格式或基於儲存格值的動態色標的圖表在 PDF 中的顯示效果可能與在 Excel 中的顯示不同。 PDF 擷取匯出時的圖表外觀，包括目前的條件格式設定狀態。如果基礎資料變更且條件格式發生調整，PDF 圖表將不會反映這些調整，除非重新匯出。
組織良好的圖表 PDF 匯出流程可將數小時的手動圖表提取轉變為可重複的工作流程，在每個報告週期中產生一致、專業的輸出，而不會出現人為錯誤的風險。
| 導出方法 | 輸出 | 最適合 | 限制 |
|---|---|---|---|
| 將圖表移至圖表工作表 | 每個 PDF 頁一張圖表 | 經常性出口；最乾淨的輸出 | 需要修改工作簿 |
| 選擇圖表+匯出選擇 | 僅選定的圖表 | 一次性出口 | 圖表必須在同一張紙上 |
| 圖表集合頁面 | 所有圖表都在一頁上 | 快速概覽 | 圖表可能太小 |
| VBA巨集自動化 | 一致的多頁 PDF | 定期定期出口 | 需要巨集設定 |