您可以在 Microsoft Word 中使用精心选择的字体、精确对齐的图像以及将每个部分放在正确页面上的分页来创建文档。您将其另存为 PDF 并打开结果。标题字体不同。固定在第三段的图像已移至第四页。您在第二部分末尾插入的分页符已消失。在 Word 中看起来很完美的文档在 PDF 中看起来就像是草稿。
Word 到 PDF 转换过程并不是屏幕上显示内容的简单视觉复制。 Word 必须将其专为编辑和重排而设计的内部文档模型转换为专为最终形式演示而设计的 PDF 固定布局模型。此翻译涉及数十个有关字体、定位和分页的决策，每个决策都是输出偏离源的机会。
为什么在 Word 到 PDF 转换过程中字体会发生变化
Word 使用计算机上安装的字体来显示和打印文档。另存为 PDF 时，Word 会将这些字体嵌入到 PDF 文件中，以便任何打开该文件的人都可以使用它们。字体嵌入听起来像是解决字体更改问题的方法，但它有局限性。并非所有字体都允许嵌入。某些商业字体包括禁止嵌入的许可限制，Word 通过替换不同的字体来尊重这些限制。
字体替换是 PDF 输出中字体发生变化的主要原因。当无法嵌入字体时，Word 将选择最接近的可嵌入的可用字体。替代品可能具有不同的字符宽度、不同的行间距和不同的视觉重量。设置为窄、浅字体的文档在 PDF 中可能会变得更宽、更重，从而改变换行符和整体页面密度。
对于非拉丁脚本和专用字体，PDF 字体 问题尤其明显。使用韩语字体的文档可能会将该字体替换为具有不同字符比例的不同韩语字体。如果替代字体不包含这些字符，则使用符号字体进行数学表示法的文档可能会将符号替换为空框。
在转换之前检查字体嵌入状态可以防止出现意外。在 Word 中，打开“文件”、“选项”、“保存”，并确保选中“在文件中嵌入字体”。在此选项下方，选中仅嵌入文档中使用的字符以减小文件大小。如果列表中出现带有警告图标的字体，则该字体具有嵌入限制并且可以被替换。
为什么页面布局在转换过程中会中断
Word 根据活动打印机驱动程序动态计算分页符。另存为 PDF 时，Word 使用 PDF 打印机驱动程序而不是默认打印机驱动程序。 PDF 驱动程序与物理打印机具有不同的页边距、不同的可打印区域和不同的字体规格。这些差异导致 Word 重新计算所有分页符，并且重新计算可能会产生不同的结果。
锚定到文本段落的图像可能会移动位置，因为当文本因字体替换或边距更改而重排时锚点会移动。在 Word 文档中完美对齐的图像可能会在 PDF 中的预期位置上方或下方出现几行。这种转变通常很小，只有几行，但对于图像放置很重要的文档来说，这种转变可能很重要。
文本框、形状和其他浮动对象相对于页边距或段落锚定位。当 PDF 驱动程序报告不同的边距值时，这些对象会发生移动。这种转变在布局密集的文档中最为明显，其中对象精确定位在文本附近或页面边缘附近。
如何获得一致的 Word 到 PDF 输出
使用内置的另存为 PDF 功能，而不是第三方 PDF 打印机。内置功能使用微软自己的PDF生成引擎，旨在最大限度地减少布局变化。第三方 PDF 打印机在 Word 和 PDF 输出之间插入了额外的翻译步骤，从而引入了另一个分歧的机会。
WukongPDF 可以处理生成的PDF Export 文件以调整格式并修复转换后的小布局问题。虽然该平台不直接转换 Word 文档，但它可以编辑和优化转换后的 PDF 以匹配预期的外观。
转换后立即预览 PDF，方法是在 Word 文档旁边打开 PDF 并翻阅每一页。比较两者之间的字体、图像位置和分页符。立即发现转换问题使您可以在分发 PDF 之前调整 Word 文档并重新转换。
防止未来的转换问题
设计 Word 文档时要考虑 PDF 转换。使用已知允许嵌入的字体。标准 Windows 和 Microsoft 365 字体、Calibri、Cambria、Arial、Times New Roman 均可不受限制地嵌入。避免使用来自第三方来源的装饰字体，除非您已验证其嵌入权限。
尽量减少页面边缘附近浮动对象和文本框的使用。将图像与文本内联放置，而不是通过精确定位来锚定它们。文档布局越依赖绝对定位，就越容易受到 PDF 渲染引擎解释中细微差异的影响。
对于精确布局保真度至关重要的文档，请创建一个 PDF 预设来捕获正确的设置并将其应用于每次转换。该预设可确保组织的所有 PDF 输出中的字体嵌入、图像分辨率和页面大小设置保持一致。
Word 使用的 PDF 生成引擎比后续版本有了显着改进。 Word 2016 及更高版本使用比早期版本更准确的 PDF 引擎。如果从旧版本的 Word 输出 PDF 时遇到字体和布局问题，升级到当前版本可能会解决许多问题，而无需对文档内容进行任何更改。
Word 中的分节符是 PDF 分页问题的常见原因。包含分页符和手动分页符的分节符可能会在 PDF 中产生在 Word 文档中不可见的额外空白页。 PDF 生成引擎对组合中断的解释与 Word 显示引擎不同。在转换之前删除多余的中断可以消除这些幻象页面。
如果页数由于字体替换或边距差异而发生变化，则奇数页和偶数页使用不同内容的页眉和页脚可能会在 PDF 转换过程中发生变化。为奇数页设计的页眉可能会出现在偶数页上，从而破坏了预期的交替模式。验证 PDF 输出每页上的页眉和页脚位置。
如果在转换前未正确处理，Word 文档中的跟踪更改和注释可能会影响 PDF 输出。在转换为 PDF 之前接受或拒绝所有更改并删除所有注释，除非收件人需要查看标记。跟踪更改的 PDF 转换可能会产生意想不到的视觉结果。
当 Word 文档一致使用样式（标题 1、标题 2、正文）而不是手动格式时，PDF 转换会产生更清晰的结果。 PDF 生成引擎将 Word 样式映射到 PDF 结构元素。一致的样式使用会产生一致的 PDF 输出。手动格式覆盖可能会混淆样式映射。
在不同的 PDF 阅读器上测试 PDF 输出是一个重要的验证步骤。在 Adobe Acrobat 中看起来正确的 PDF 在基于浏览器的查看器或移动设备上可能会显示格式问题。在您的收件人实际使用的 PDF 阅读器上进行测试，而不仅仅是您使用的 PDF 阅读器。
当在 Mac 上创建 Word 文档并在 Windows 上转换为 PDF 时（反之亦然），字体差异更可能发生，因为两个平台具有不同的默认字体和不同的字体渲染引擎。将在与创建时不同的平台上转换的文档应使用两个平台上都可用的字体。
Word 中的 PDF 转换设置包括符合 ISO 19005-1 的 PDF/A 输出选项。此设置嵌入所有字体并创建适合存档的符合标准的 PDF。 PDF/A 输出在不同平台上更加一致，因为该标准要求完整的字体嵌入。
对于具有精确布局要求的文档（例如表格或证书），请考虑使用专用的 PDF 创建工具，而不是 Word 内置的 PDF 导出。 Adobe Acrobat 和 InDesign 可以更好地控制布局关键型文档的 PDF 输出。
Word 的 PDF 输出可以通过 PDF 优化工具进一步处理，以标准化文件结构。此后处理可以解决转换期间引入的轻微布局不一致，而无需返回到 Word 源文档。
对于从 Word 文档生成大量 PDF 的组织来说，对单一 PDF 创建方法进行标准化可以提高一致性。选择内置的“另存为 PDF”、特定的 PDF 打印机驱动程序或批量转换工具，并将其用于所有 PDF 输出。创建方法的一致性会产生输出的一致性。
当 PDF 创建过程中发生字体替换时，PDF 元数据会记录所使用的字体以及它们是否嵌入。检查 PDF 属性中的字体列表可以显示哪些字体被替换。此信息可指导您决定是否更改源文档字体或调整 PDF 创建设置。
了解 Word 到 PDF 转换有时会产生意外结果的原因有助于用户诊断问题、应用正确的修复方法并为转换输出设定切合实际的期望。
| 转换方法 | 字体处理 | 布局保真度 | 建议 |
|---|---|---|---|
| 另存为 PDF（内置） | 嵌入允许的字体；替代受限制的字体 | 最好从 Word 获取 | 用于大多数文档 |
| 打印为 PDF（驱动程序） | 将所有文本光栅化为图形 | 精确的视觉匹配；文本不可搜索 | 当视觉保真度至关重要时使用 |
| Adobe Acrobat PDFMaker | 完整的字体嵌入；高级选项 | 最高保真度 | 最适合专业/已发表的文档 |
| 第三方转换器 | 因工具而异 | 因工具而异 | 采用前进行测试 |