一位前员工五年前创建了一个 PDF 并对其进行了密码保护。该员工已继续前进。密码从未被记录下来。该文件是审计、法律事务或参考项目所必需的，组织中的任何人都无法打开它。这种情况在各种规模的组织中都会出现，因为 PDF 密码与网络密码不同，很少由 IT 管理或存储在密码管理器中。
在密码丢失的情况下恢复对解锁 PDF 的访问需要结合组织侦探工作和技术工具。该方法取决于 PDF 的保护方式、有关前员工的可用信息以及组织是否具有对员工使用的任何系统的管理访问权限。
第一步：技术恢复之前的组织恢复
在尝试破解或绕过密码之前，请用尽组织恢复选项。搜索前员工电子邮件档案（如果保留），查找任何提及 PDF 文件名或密码的消息。检查共享驱动器和文档管理系统中是否有同一文件的未受保护的副本。请联系与前雇员共事且可能已收到密码的同事。
检查文档属性以获取线索。即使受密码保护的 PDF 通常也会显示其元数据：作者姓名、创建日期和创建应用程序。作者姓名可以标识组织中谁创建了该文件。创建日期缩小了密码设置的时间段。这些线索可以指导您搜索密码或不受保护的副本。
从最简单的恢复路径开始，然后升级到技术解决方案。
如果组织使用前员工有权访问的密码管理器，请检查 PDF 密码是否存储在其中。企业密码管理器通常会在可配置的保留期限内保留离职员工的保管库数据。 IT 或安全团队可以在保管库中搜索与 PDF 文件名相关的条目。
受密码保护的 PDF 的技术恢复选项
PDF 密码有两种类型，每种类型的恢复方法都不同。打开密码根本无法打开文件。没有它，PDF阅读器就无法解密文档内容。权限密码允许打开文件，但限制打印、复制和编辑。这两种类型都存在恢复选项，但对于开放密码来说更有限。
对于权限密码，基于浏览器的PDF Security工具通常可以在不知道密码的情况下删除限制。这些工具读取加密的 PDF、去除权限标志并无限制地保存新的 PDF。文档内容是可访问的，唯一的障碍是权限密码，该工具通过使用已解密的内容流来绕过该密码。
对于开放密码，恢复更加困难。文件内容以密码为密钥进行加密，没有密钥，内容无法解密。密码恢复工具尝试通过尝试常见密码、字典单词和变体来猜测密码。成功率取决于密码强度。将密码设置为其昵称或常用词的前雇员可能可以恢复。随机生成的 16 个字符的密码则不然。
WukongPDF通过浏览器提供PDF解锁工具，可以从文档内容可访问但受限制的文件中删除权限密码。对于具有开放密码的文件，恢复选项取决于密码复杂性。
当技术恢复失败时
如果打开密码无法恢复或破解，请搜索原始源文档。 PDF 可能是从 Word 文档、Excel 电子表格或设计文件创建的。如果源文件存在且没有密码保护，请从源重新创建 PDF。即使源文件与最终 PDF 不同，它也可能包含所需的信息。
如果 PDF 是通过扫描物理文档创建的，请找到原始纸质文档并重新扫描。扫描版本与受密码保护的版本不同，但包含相同的信息。出于法律和审计目的，重新扫描原始文档可能是无法访问的 PDF 的可接受替代品。
为了将来预防，请实施一项组织策略，要求将 PDF 密码记录在安全、可搜索的位置。密码管理器条目、文档管理系统元数据中的注释或项目文件中的记录都比依赖一个人的记忆更好。记录密码只需几秒钟，这样就可以避免丢失密码后需要数小时或数天的时间来恢复。
PDF 密码的加密强度对于恢复前景很重要。使用 256 位 AES 加密并受强密码保护的 PDF 在没有密码的情况下实际上无法恢复。使用较旧的 RC4-40 算法加密的 PDF（常见于 2003 年之前创建的 PDF）可以使用现代工具在合理的时间内破解。
在尝试对可能受法律保留或监管保留要求约束的文件恢复密码之前，请验证恢复尝试是否已获得授权。作为法律问题证据或受数据保护法规约束的文档的密码恢复可能会产生法律影响，应在继续之前进行审查。
防止未来丢失密码的情况需要采取简单的组织实践：创建受密码保护的 PDF 时，将密码存储在组织密码管理器或文档管理系统元数据中。存储需要几秒钟的时间，并且可以避免此处描述的长达数小时的恢复过程。
如果 PDF 包含也存储在其他系统中的信息，例如从数据库生成的报告或存储在合同管理平台中的合同，请从这些系统中检索信息，而不是尝试恢复密码。 PDF 通常是众多副本中的一份，其他副本无需密码即可访问。
企业密码管理解决方案可以与文档创建工作流程集成，在设置 PDF 密码时自动捕获它们。集成需要配置 PDF 创建软件以将密码记录到企业密码库。配置完成后，捕获就会自动进行，并且对用户来说是透明的。
当前雇员设置密码时，请考虑密码是否可能遵循个人模式。许多人在多个系统中重复使用密码或使用同一密码的变体。如果组织有已知前雇员使用过的其他密码，这些密码可以为密码猜测策略提供信息。
对于无法恢复的具有重要价值的文档，专业数据恢复服务专门提供加密文件访问。这些服务使用专门的硬件和软件来尝试密码恢复，其速度远远超过消费者工具。当文档价值超过恢复成本时，该成本是合理的。
组织离职流程应包括记录和转移对离职员工创建的受密码保护的文件的访问权限的步骤。将此步骤添加到登机检查表中可以防止将来登机时丢失密码的情况。
当受保护的 PDF 属于较大项目或事项的一部分时，请查看项目文件中是否有任何可能引用密码的文档。会议记录、电子邮件线程和项目 wiki 有时包含密码提示或密码本身，由没有意识到以后需要的人记录。
对于在财务报告或法律备案等监管流程中创建受密码保护的 PDF 的组织，密码管理流程应记录在标准操作程序中。该程序应指定密码的存储位置、谁有权访问以及人员变更时如何转移访问权限。
如果恢复尝试失败并且 PDF 内容至关重要，请考虑是否可以从其他来源重建该内容。 PDF 可能是从其他文档、电子表格、数据库或系统创建的。从这些来源重建内容可能比继续尝试恢复密码更快。
如果 PDF 是为特定客户或项目创建的，则密码可能遵循与该客户或项目相关的模式。客户名称、项目代码和案件编号是专业环境中常见的密码选择。
专门针对 PDF 文件的密码恢复服务可以尝试使用强大的硬件和广泛的密码字典进行恢复。对于简单的密码，成本适中，成功率较高。
恢复尝试本身应该记录下来，包括尝试的方法、每次尝试的日期和结果。出于审计目的或证明为访问该文档做出了合理的努力，可能需要此文档。
索引文件内容和元数据的企业搜索工具有时可以找到密码提示或相关文档。在组织文档管理系统中搜索任何提及的 PDF 文件名、相关项目或前员工姓名与密码相关术语的组合。
当在合并或收购过程中发现受密码保护的 PDF 时，该密码可能是由被收购公司中无法再联系到的人员设置的。收购公司 IT 团队应要求提供密码文档作为收购转换清单的一部分。
防止丢失 PDF 密码的最有效方法是制定一个简单的组织策略：PDF 密码在创建时必须存储在组织认可的密码管理器中。没有例外。执行此策略可以防止所有丢失密码的情况。
防止未来丢失密码的情况
| 恢复方法 | 最适合 | 成功率 | 所需时间 |
|---|---|---|---|
| 搜索电子邮件档案 | 最近的文件；已知发件人 | 中等的 | 30分钟 |
| 检查密码管理器 | 拥有密码保管库的组织 | 高的 | 15分钟 |
| 尝试常用密码 | 个人设置的简单密码 | 低-中 | 1-2小时 |
| 密码破解工具 | RC4 加密的 PDF；弱密码 | 中等的 | 几小时到几天 |
| 找到源文档 | 从 Word/Excel 文件创建的 PDF | 高的 | 各不相同 |