将文档另存为 PDF 时，您可能会注意到标有 PDF/A、PDF/X 或 PDF/E 的选项。如果您不从事印刷、工程或归档工作，这些缩写词对您来说可能毫无意义。但如果您要向法院、政府机构、商业印刷商或学术档案馆提交文件，您可能会被告知您的文件必须符合这些标准之一。选择错误的格式可能意味着您的文档在任何人阅读一个单词之前就被拒绝。
这三个标准都是 ISO PDF 规范的子集，每个标准都针对特定的行业用例而设计。它们共享相同的 .pdf 文件扩展名，但对文件可以包含的内容施加不同的规则。了解这些差异有助于您选择正确的产品并避免最常见的拒绝原因。
PDF/A：专为长期存档和合法保存
PDF/A（其中 A 代表 Archive）旨在确保文档在 20 年后打开时看起来与现在完全相同。它通过禁止随着时间的推移可能损坏的功能来实现这一点。 PDF/A 文件不能包含外部字体引用，这意味着所有字体必须完全嵌入。它不能包含 JavaScript、音频、视频或依赖于将来可能不存在的软件的可执行文件附件。它不能包含加密或受密码保护的内容。它无法引用外部资源，例如从 URL 加载的图像。文档需要显示的所有内容都必须包含在文件内。
目前最常用的版本是 PDF/A-2，标准化为 ISO 19005-2。新版本 PDF/A-4 于 2020 年发布，支持 JPEG2000 压缩和透明度等现代功能，同时保持存档保证。大多数法院、政府机构和机构档案馆都指定 PDF/A，因为这让他们相信文档能够在技术变革中幸存下来。当法庭书记员要求提供“符合 PDF/A 标准的文件”时，他们要求提供一个独立的文档，其中嵌入了所有字体，没有加密，并且没有动态或交互元素。
PDF/X：专为专业印刷和印前工作流程
PDF/X（其中 X 代表 eXchange）是专业打印店的标准。当您将文件发送到商业打印机以将其转换为名片、小册子、书籍或包装时，打印机需要 PDF/X 文件。该标准解决了从屏幕设计到纸上物理墨水过渡过程中出现的一系列特定问题。
PDF/X 要求嵌入所有字体。它要求所有图像使用 CMYK 或专色，而不是 RGB，因为印刷机混合青色、品红色、黄色和黑色墨水，而不是红色、绿色和蓝光。它要求文件指定其预期的输出条件，本质上告诉打印机该设计是针对哪种纸张和墨水进行校准的。它还可能需要裁切标记、出血区域和彩条，这些技术标记指导印刷机上的切割和质量控制过程。
最广泛使用的版本是 PDF/X-4，标准化为 ISO 15930-7。它支持透明度，而 PDF/X-1a 等旧版本则不支持。如果打印店告诉您“发送 PDF/X-4 文件”，他们需要一份文档，其中所有图像都位于正确的色彩空间中，包含所有字体，并且明确定义了出血和修剪规范。发送包含 RGB 图像或缺失字体的常规 PDF 是打印作业延迟或被拒绝的最常见原因之一。
PDF/E：专为工程和技术文档而构建
PDF/E（其中 E 代表工程）已标准化为 ISO 24517，并且是三者中最不常见的。它专为工程工作流程而创建：建筑平面图、CAD 绘图、制造规范和地理空间数据。这些文档具有通用 PDF 格式无法很好满足的独特要求。
工程 PDF 通常包含巨大比例的矢量图形，例如以 1:1 比例绘制的建筑平面图，其中页面代表 100 米的物理空间。 PDF/E 本身支持这些大坐标空间。它还支持图层，工程师可以使用图层将电线、管道和同一绘图上的结构元素分开。它处理交互式 3D 模型，建筑师和产品设计师将其嵌入，以便审阅者在 PDF 查看器中旋转和检查设计。如果您的工作不涉及 CAD、BIM 或 GIS 数据，那么您几乎肯定不需要 PDF/E。但是，如果工程领域的客户或承包商提出要求，他们会要求提供一个文件，以保留他们按照工作所需的精度水平测量、分层和与技术内容交互的能力。
三个标准如何并排比较
| 功能 | PDF/A（存档） | PDF/X（打印） | PDF/E（工程） |
|---|---|---|---|
| 主要用途 | 长期保存 | 商业印刷 | CAD 和技术文档 |
| 字体嵌入 | 必需的 | 必需的 | 必需的 |
| 加密 | 禁止 | 允许 | 允许 |
| JavaScript | 禁止 | 禁止 | 允许 |
| 色彩空间 | 任何（独立） | 仅 CMYK 或专色 | 任何，包括现货 |
| 透明度 | PDF/A-2+：允许 | PDF/X-4：允许 | 支持 |
| 3D模型 | 禁止 | 禁止 | 支持 |
| ISO标准 | 19005 | 15930 | 24517 |
| 通常需要由 | 法院、档案馆、政府 | 商业打印机 | 工程公司 |
您实际上需要哪一个
对于绝大多数日常PDF 格式 使用，这些标准都不是必需的。由 Word、Google Docs 或浏览器的打印到 PDF 功能生成的常规 PDF 完全适合通过电子邮件发送文档、共享报告或在线发布文件。专门的PDF 标准 格式适用于收件人的要求不仅仅是在屏幕上查看文档的情况。
如果法院、政府机构或机构档案馆要求提供 PDF，请询问他们是否需要 PDF/A。如果是，请使用 PDF 创建软件中的 PDF/A-2 或 PDF/A-4 导出选项。大多数现代 PDF 工具（包括WukongPDF）可以将现有 PDF 转换为 PDF/A 格式。该转换会嵌入字体、去除 JavaScript 和外部引用等禁止元素，并验证是否符合标准。
如果商业印刷商要求提供文件，请询问他们更喜欢哪个 PDF/X 版本以及是否需要包含裁切标记和出血。不要猜测。打印机有特定的工作流程，发送错误的格式会浪费他们和您的时间。如果工程公司或建筑师要求提供“PDF/E”文件或者只是“CAD 兼容的 PDF”，检查它们是否需要图层支持、3D 模型嵌入或特定比例校准。这些是 PDF/E 的标准功能，但不是 PDF/A 或 PDF/X 的标准功能。
大多数人在其职业生涯中只会遇到几次这些标准。但当您确实遇到它们时，必须确保格式正确。该文档要么符合要求，要么被拒绝。知道要使用哪个标准可以让您避免因提交的内容被退回并附有关于不合规的简短说明而带来的挫败感。