PDF 和 Google Docs 都处理文本文档，都在商业中广泛使用，并且都可以在任何带有浏览器的设备上访问。但它们解决的是不同的问题，当其中一个更合适时默认使用另一个会产生很容易避免的摩擦。比较的重点不是哪个更好，而是哪个更适合具体情况。
每种格式的实际用途
Google Docs 是一个协作编辑平台。它的整个设计是围绕多人同时处理同一个文档而设计的——查看彼此的光标、留下评论、接受建议并实时跟踪更改。它是一种动态文档格式，旨在进行更改。
PDF 是一种发布格式。它是为已完成的文档而设计的——布局固定，在每个设备上都相同，很难随意编辑。它相当于印刷版的数字版：稳定、便携且永久。 PDF 格式 专门用于将内容从可编辑文档世界转移到固定记录世界。
Google 文档是更好的选择
协作起草
当多人需要在文档最终确定之前对其进行贡献、编辑或审阅时，Google 文档是合适的环境。实时共同编辑、评论线程、建议模式和版本历史记录都是原生功能。尝试使用 PDF 复制此工作流程（来回发送文件、手动合并来自多个带注释的副本的反馈）明显更加麻烦。
定期更新的生活文档
公司维基、团队手册、正在进行的项目简介、共享会议记录——由多人定期更新的内容属于 Google 文档或类似平台。共享链接意味着每个人都始终拥有当前版本。共享 PDF 意味着每次发生更改时都要管理版本分发。
需要可网络搜索的内容
发布到网络上的 Google 文档或 Google 协作平台上的内容比 PDF 更能被搜索引擎更有效地索引。对于知识库、面向公众的指南或任何有机搜索发现很重要的内容，基于网络的格式优于 PDF。
哪里 PDF 是更好的选择
完成的可交付成果和正式文件
发送给客户的提案、可供签署的合同、发票、完整的报告——这些都是完成的文件。将它们作为 Google 文档链接发送表明它们仍可供编辑。 PDF 传达最终结果。这也意味着收件人可以准确地看到您设计的内容，无论他们的浏览器设置或帐户状态如何。
需要离线存在的文档
Google 文档需要访问互联网才能正常运行。 PDF 无需连接即可下载和打开。对于收件人可能需要在飞机上、信号较差的地方或没有 Google 帐户访问权限的设备上访问的文档，PDF 的传输效果更好。
长期记录和档案
签署的合同或财务报表需要作为永久的、不可更改的记录存在。任何有访问权限的人都可以编辑 Google 文档，甚至可以撤销或更改仅供查看的链接。存储在本地或稳定云存储中的 PDF Archive 是更可靠的长期记录 - 它独立于任何平台的持续操作或访问策略而存在。
印刷和专业演示
Google Docs 打印功能正常，但布局控制有限。对于精确布局很重要的文档（具有特定列结构的报告、具有自定义页面设计的文档、任何需要完全按照设计打印的文档），PDF 可以提供更可靠的结果。布局是固定的；您在屏幕上看到的就是打印机输出的内容。
充分利用两者的工作流程
对于大多数业务文档工作来说，最有效的方法是使用 Google Docs（或 Word）作为工作环境，并使用 PDF 作为分发格式。在 Google 文档中起草、协作和修改。当文档最终完成后，请下载并转换为 PDF，然后再发送到外部。
Google Docs 通过“文件”>“干净地导出为 PDF”下载>> PDF 文档。为了更好地控制导出质量（字体嵌入、图像压缩、辅助功能设置），请先下载为 Word 文档，然后使用 www.wukongpdf.com 上的 WukongPDF 的 Word 到 PDF 工具进行转换，并完全控制输出设置。结果是专业的 PDF 可交付成果，其源文档仍然可以在 Google 文档中找到，以供将来参考或修订。