由于不同的原因，财务报告通常需要以两种格式存在——Excel 用于内部分析，PDF 用于外部分发。问题并不在于使用哪个，而是为了什么目的而使用哪个。以 Excel 文件形式向投资者发送财务报告与以 PDF 形式发送财务报告会产生截然不同的问题，反之亦然。
Excel 可以做什么 PDF 不能
Excel 是一个实时计算环境。当数据发生变化时，公式会更新，图表会自动重新生成，任何拥有该文件的人都可以深入研究数字、更改假设并查看结果。对于内部财务建模（构建预测、运行场景、更新实际数据），Excel 是正确的工具，因为交互性是重点。
出于分析目的，Excel 还可以比 PDF 更好地处理大型数据集。过滤、排序、数据透视表和跨工作表交叉引用数据都是本机 Excel 操作，没有 PDF 等效操作。如果接收者需要操作数据，Excel 就是合适的格式。
Excel 不能做什么 PDF
PDF 锁定演示文稿。以 PDF 格式发送的财务报告对于每个收件人来说都是一样的，打印一致，并且不会被意外或故意修改。对于外部报告——董事会演示、投资者更新、审计包、监管文件——这非常重要。您可以准确控制显示哪些数字以及在什么上下文中显示。
PDF 还消除了外部收件人看到公式错误的风险。外部共享的 Excel 模型可能会暴露与最终报告无关但现在需要解释的中间计算、原始数据选项卡或公式错误。 PDF 版本仅显示您想要显示的内容。
PDF 安全性 功能增加了另一个维度：您可以保护报告免遭编辑、限制打印或使用密码保护访问。外部共享的 Excel 文件可以以更改的形式进行修改、转发和重新分发。锁定的 PDF 则不能。
标准工作流程：Excel 用于构建，PDF 用于共享
大多数财务报告工作流程都遵循以下模式：在 Excel 中构建和维护模型，在 Excel 或连接的工具（PowerPoint、Word）中完成演示文稿，然后将面向客户的版本导出为 PDF。 Excel 文件保留在内部； PDF 是外部的。
这种分离还创建了清晰的审计跟踪：PDF 代表在特定时间向特定受众报告的内容。如果稍后更新 Excel 模型，历史 PDF 仍准确反映之前共享的内容。这对于投资者关系、监管合规性以及任何可能审查历史报告准确性的情况都很重要。
Excel 外部共享时
外部共享财务 Excel 文件的合法案例包括收购方需要对自己的场景进行建模的尽职调查包、发送给将填写其数字的部门主管的预算模板、与需要使用基础数据的顾问共享的财务模型。
在这些情况下，发送 Excel 文件可以达到 PDF 无法实现的特定目的。但在共享之前保护模型是值得的：隐藏或保护具有敏感公式的工作表、锁定不应更改的单元格以及删除与外部用户不相关的任何数据。发送一个干净的、专门构建的版本，而不是您的工作模型。
用例快速参考
在以下情况下使用 Excel：
构建或更新财务模型、共享接收者需要分析的数据、发送预算模板以供输入、向需要运行自己的场景的顾问提供尽职调查材料。
在以下情况下使用 PDF：
向投资者、董事会或审计师发送报告；备案规范性文件；创建特定时间报告内容的永久记录；共享财务摘要，收件人需要阅读和理解，而不是操纵。