PDF/A 是 PDF 的一个版本，专为长期存档而构建。 “A”是指代表存档。它是一个 ISO 标准，限制 PDF 可以包含的内容，以便数十年后可以可靠地打开和呈现文档，而无需依赖外部软件、字体或可能不再存在的系统。如果您曾经收到指定“PDF/A 格式”的归档要求，这就是原因。
PDF/A 限制什么
标准 PDF 非常灵活 — 它可以引用外部资源、嵌入可执行代码、使用加密、从外部源流式传输内容以及依赖专有扩展。所有这些灵活性都是归档的责任。如果标准 PDF 链接到关闭的外部字体服务器，或者使用未来软件不支持的 JavaScript 功能，则该文档可能在 20 年内无法正确呈现。
PDF/A 通过禁止创建外部依赖项的功能来消除这些风险。具体来说，PDF/A 要求所有字体都嵌入到文件中，禁止加密和密码保护，不允许 JavaScript 和可执行内容，禁止音频和视频嵌入，并要求使用独立于设备的颜色空间定义颜色。
结果是一个独立的文档：准确呈现它所需的一切都在文件本身内。无需互联网连接，无需安装字体，无需第三方插件。
PDF/A-1、PDF/A-2 和 PDF/A-3：有什么区别？
PDF/A 有多个版本，每个版本都建立在最后一个版本之上。 PDF/A-1 (2005) 是法律和政府归档中限制性最强且最广泛接受的文件。 PDF/A-2 (2011) 添加了对 JPEG 2000 压缩、透明度和数字签名的支持。 PDF/A-3 (2012) 允许在 PDF 内嵌入任意文件附件 — 例如，对于将源 XML 数据附加到发票 PDF 非常有用。
每个版本还具有一致性级别：/A（可访问，需要可访问性标记）和/B（基本，不需要可访问性标记）。 PDF/A-1b 是您会遇到的最常见的要求 - 它是法院、政府机构和企业记录系统通常指定的基线。
当您需要 PDF/A 与标准 PDF 时
在特定情况下需要或建议使用 PDF/A：许多法院系统的法律备案、政府记录提交、受监管的行业文档（医疗保健、金融）以及需要可靠访问文档 10 年以上的任何情况。欧盟、许多美国联邦机构和众多国家档案馆已采用 PDF/A 作为其官方存档格式。
对于日常使用 - 向客户发送文档、共享报告、分发营销材料 - 标准 PDF 很好，而且实际上更可取。当您不需要长期存档时，PDF/A 的限制会变得不方便。您无法使用密码保护 PDF/A，这对于敏感文档来说是一个问题。您无法嵌入视频，这对于交互式演示很重要。
如何创建PDF/A文件
大多数导出 PDF 的专业应用程序都会为您提供 PDF/A 选项。在 Microsoft Word 中，转到文件 → 另存为 → PDF，然后单击选项并查找符合 ISO 19005-1 的复选框。在 Adobe Acrobat 中，您可以直接保存或转换为 PDF/A。 LibreOffice 还支持从其 PDF 导出对话框中导出 PDF/A。
如果您已有标准 PDF 需要转换为 PDF/A，则转换过程会检查是否存在禁止的功能，并自动修复它们或标记它们以供审核。嵌入字体，解决外部引用，并删除不兼容的功能。输出是一个新的 PDF/A 兼容文件。
你能判断 PDF 是否是 PDF/A 吗？
是的。 PDF/A 文件包含标识它们的元数据。当您在 Adobe Acrobat 中打开 PDF/A 文件时，顶部会出现一个蓝色条，指示该文件处于 PDF/A 模式并且某些功能已禁用。其他查看者可能会显示类似的指示符或在文档属性中注明它。
您还可以手动检查文档属性：在大多数 PDF 查看器中，转到文件 → 属性 → 说明，然后查找标识 PDF/A 版本和一致性级别的元数据字段。
对于大多数人来说，PDF/A 仅在特定机构需要时才会出现。当这样做时，要求通常会说明需要哪个版本和一致性级别 - 如果要求不明确，PDF/A-1b 是安全的默认值。在这些特定上下文之外，标准 PDF 工具 和标准 PDF 格式可以处理您需要的一切。