法院归档系统是 PDF 文档技术要求最高的使用者之一。它们需要特定的 PDF 版本、特定的页面尺寸、特定的元数据格式和特定的安全配置。在电子邮件中完美打开、在任何办公室打印机上正确打印以及在每个浏览器中完美显示的 PDF 仍可能被法院的电子归档系统拒绝。拒绝通知通常除了通用代码或简要声明文件不符合备案要求之外，不提供任何有用的解释。
确保 PDF 供法庭归档意味着准备该文件以满足将要提交该文件的特定法院的技术要求。要求因司法管辖区、法院级别、有时还因案件类型而异。然而，基本原则在美国大多数法院系统中都是一致的，并且在其他普通法司法管辖区中也越来越普遍。本指南涵盖了这些常见要求以及如何使用基于浏览器的 PDF 工具来满足这些要求。
根据美国法院行政办公室的说法，PDF/A 是联邦法院归档的推荐归档格式，并且越来越多的州法院已采用此或类似要求（美国法院，“电子归档要求”，2024 年）。目前的趋势是采用标准化、可验证的 PDF 格式，以确保文档在案件的整个生命周期（可能长达数十年）内保持可读且不被更改。
PDF/A：大多数法院要求的档案标准
PDF/A 是 PDF 格式的受限版本，专为长期保存而设计。它嵌入文档中使用的所有字体，禁止外部依赖项（例如链接图像或外部引用的内容），禁用 JavaScript 和其他可执行代码，并要求文档完全独立。无论操作系统、字体可用性或阅读器软件如何变化，PDF/A 文件现在和将来在任何兼容的阅读器上都会以相同的方式呈现。这种可预测性就是法院采用它作为标准的原因。
在许多基于浏览器的 PDF 工具中，将标准 PDF 转换为 PDF/A 是一键操作。转换应该是归档前的最后一步，在所有内容编辑、格式调整和页面组织完成后执行。 PDF/A 限制进一步编辑。如果您在转换为 PDF/A 后需要更改文档，则必须返回到原始文件，进行更改，然后重新转换。 PDF格式法庭归档的工作流程是：最终确定内容，然后转换为PDF/A，然后归档。
页面大小、边距和格式规范
美国法院绝大多数要求信纸大小的页面，即 8.5 x 11 英寸，所有边距至少为 1 英寸。即使内容完全正确，美国法院也可能会拒绝采用 A4 纸（世界上大多数国家/地区的标准）格式的文件。在准备备案之前，请找到特定法院公布的备案要求。这些几乎总是可以在法院网站上的“电子归档”、“律师资源”或类似标签下找到。不同法院的要求有所不同。满足加利福尼亚州联邦地区法院要求的格式可能无法满足纽约州高级法院的要求。
除了页面尺寸之外，法院通常还会指定字体、行距、页码以及标题和签名块的格式的要求。这些内容级格式化规则不是由 PDF 格式本身强制执行的。文件提交后，法院工作人员将对其进行审查。通过电子归档系统自动检查的技术上有效的 PDF 仍可能因实质性格式原因而被拒绝。 PDF Legal 准备工作必须解决技术合规性和内容格式问题。
密文：永久、可验证且不可逆
引用敏感个人信息（例如社会安全号码、财务帐号、出生日期或未成年人姓名）的法庭文件必须在提交前对这些信息进行编辑。至关重要的是，修订必须是永久性的且不可逆转的。在 PDF 中的文本上绘制黑色矩形不会删除该文本。它只是用不透明的形状覆盖它。任何删除矩形或提取底层文本层的人都可以读取应该隐藏的内容。
真正的密文会从 PDF 文件结构中永久删除标记内容，并用不透明标记替换。真正编辑后，原始文本不再存在于文件中的任何位置。通过尝试在输出 PDF 中搜索密文文本来验证密文。如果搜索返回任何结果，则密文失败。 WukongPDF 的PDF 安全 工具支持真正的密文，可永久删除内容。
预提交验证清单
提交之前，请验证每项要求。打开 PDF 并确认页面尺寸正确。检查文档属性的 PDF/A 合规性和字体嵌入。搜索任何应该被编辑的文本以确认它已经消失。验证是否未启用密码保护或加密，除非法院特别要求或允许。验证文件大小是否在法院的限制范围内。这些检查需要五分钟，可以防止申请被拒绝而造成的延迟和挫败感。
申请被拒绝会延误您的案件。正确准备和验证的 PDF 不会因技术原因而被拒绝。与错过提交截止日期的后果相比，在准备和验证方面投入的时间微不足道。
处理展品和附件
法庭文件通常包括证据：附在主文件上的支持文件。每个展品必须满足与主文件相同的技术要求。如果主文件是 PDF/A，则附件也必须是 PDF/A。如果主文件有特定的页面尺寸和边距要求，则附件也必须遵守。这些要求适用于归档包中的每一份文件，而不仅仅是主要文件。
当组装包含多个证据的文件时，通过相同的准备管道处理所有文件。将所有展品转换为 PDF/A。验证所有文档是否使用相同的页面大小。应用一致的文件命名来标识每个文档及其与归档的关系。主文件和证物具有相同格式、页面大小和命名约定的归档包可以专业呈现，并且更易于法庭工作人员处理。准备步骤的PDF Legal审计追踪应涵盖包中的每一份文件。
维护备案准备工作的审计跟踪
记录每个归档文件的准备步骤。 PDF/A 转换使用的是哪个工具。哪些设置用于压缩（如果有）。何时以及由谁进行了编辑。该记录有两个目的。如果申请因技术原因被拒绝，审计跟踪有助于确定问题所在以及如何修复。如果后来因程序原因对备案提出质疑，审计跟踪表明遵循了适当的准备步骤。
审计追踪不需要详细说明。每个归档的一个简单的文本文件或电子表格条目，记录准备日期、应用的步骤和验证结果就足够了。该值不符合格式。就是在需要的时候有记录。