为什么简单地在敏感文本上绘制黑框不起作用
PDF 编辑中最常见和最危险的错误是在敏感文本上绘制黑色矩形并假设文本已隐藏。作为注释绘制的黑框在视觉上位于文本顶部，但不会从 PDF 文件中删除文本。
任何收到 PDF 的人都可以选择黑框后面的文本，复制它，将其粘贴到文本编辑器中，然后阅读每一个被认为是经过编辑的单词。黑匣子提供了安全的假象，没有任何实际的保护。
真正的密文会永久删除文件中的内容，而注释只是将其隐藏在彩色框后面。
当组织选择错误的方法时，这两种方法之间的差异会导致真正的数据泄露。
真正的PDF 密文 可永久删除 PDF 文件中的敏感内容。密文工具从文档内容流中删除文本字符并用实心填充替换它们。编辑后，敏感文本不存在于文件中的任何位置。它无法被选择、复制、搜索或恢复。视觉结果可能看起来类似于黑盒注释，但底层文件根本不同。
注释和编辑之间的PDF安全性差异已经造成了真正的危害。政府机构不小心发布了带有黑盒注释而不是适当编辑的文件，从而暴露了机密信息、个人数据和调查细节。新闻机构已经发布了带有基于注释的编辑的法庭文件，读者很快就学会了通过复制和粘贴文本来绕过这些编辑。对于处理敏感文档的任何人来说，了解隐藏文本和删除文本之间的技术差异至关重要。
如何使用专业工具正确编辑 PDF
Adobe Acrobat Pro 包含一个专用的密文工具，可以永久删除选定的内容。打开 PDF 并从“工具”菜单中选择“密文”工具。标记您要密文的文本或区域。标记区域带有彩色轮廓。检查所有标记的区域，以确认它们涵盖了预期的内容，仅此而已。当您满意后，单击“应用”执行密文。该工具会删除标记的内容，用黑色或您选择的颜色填充该区域，然后保存编辑的 PDF。
Acrobat 中的编辑过程还可以搜索并编辑整个文档中的特定单词或模式。无需手动标记每次出现的姓名、电话号码或帐号，而是使用查找和密文功能来查找所有实例并在一次操作中将它们标记为密文。这种基于搜索的方法比手动标记更彻底，并且不太可能错过您没有仔细检查的页面上出现的内容。
应用密文后，Acrobat 会提示您以新文件名保存密文文档。切勿用编辑版本覆盖原始未编辑文件。保留原件作为记录，并妥善保管，并仅共享经过编辑的副本。将原始版本和经过编辑的版本分开是法律、医疗和政府文件处理的标准做法。
WukongPDF 的PDF 隐私 工具包含一项编辑功能，可永久删除 PDF 中的内容。上传文档，选择要编辑的文本或区域，然后下载安全编辑的文件。基于浏览器的工具处理内存中的文档并应用真正的编辑，从文件中删除内容，而不是基于注释的隐藏，使内容可恢复。
编辑特定类型的敏感信息
不同类型的敏感信息需要不同的编辑方法。姓名和个人标识符无论出现在何处都应进行编辑，包括页眉、页脚、页码和嵌入的元数据。社会安全号码、账号和电话号码遵循可预测的模式，基于搜索的编辑可以自动找到这些模式。电子邮件地址和物理地址需要进行模式搜索，以考虑这些地址可以采用的各种格式。
PDF 中的财务信息带来了独特的编辑挑战。表中的数字可能需要进行编辑，同时保持表结构完整且其余数字清晰可辨。财务报表中的银行帐号、信用卡号和交易金额是常见的编辑目标。密文应覆盖确切的数字，而不模糊为剩余数据提供上下文的列标题或行标签。
PDF 中的图像还可能包含需要编辑的敏感信息。一个人的照片可能需要遮挡脸部。扫描文档的页边空白处可能有需要删除的手写注释。图像密文需要选择要密文的图像区域并将其替换为实心填充，就像文本密文一样。已编辑的图像区域在文件中被永久更改且无法恢复。
元数据编辑是一个经常被忽视的步骤。 PDF 文件可以包含文档属性，例如作者姓名、公司名称、编辑历史记录和创建日期，即使所有可见文本都已被编辑，这些属性也可能会泄露敏感信息。在文本和图像编辑后运行元数据删除或文档清理步骤以清理文档属性。这最后一步可确保 PDF 文件的任何部分都不包含可恢复的敏感信息。
在共享之前验证密文是否正确完成
应用密文后，请在文档离开您的控制之前对其进行验证。打开已编辑的 PDF 并尝试选择已编辑区域中的文本。应该没有什么可以选择的。尝试从文档中复制文本并将其粘贴到文本编辑器中。粘贴的文本不应包含任何经过编辑的信息。在文档中搜索应已编辑的关键字。搜索应该找不到结果。
检查文档属性中是否有应删除的元数据。在大多数 PDF 查看器中，“文档属性”或“文件信息”面板显示作者、标题、主题和创建日期。
确认这些字段不包含敏感信息。某些 PDF 查看器还显示修订历史记录或编辑日志。验证此日志不包含应用密文之前的密文内容片段。
如果文档的敏感性允许，请将经过编辑的 PDF 发送给同事进行第二次审阅。新的眼睛经常会发现原始审阅者错过的编辑失败，因为他们知道文本所说的内容并看到了他们期望看到的内容。第二位审阅者应像预期接收者一样处理文档，试图找到任何剩余的敏感信息。
编辑失败的后果不仅仅是尴尬。 2023 年，一家大型律师事务所意外向联邦法院提交了一份未经编辑的文件，该文件暴露了机密的客户和解金额。该公司使用基本的 PDF 注释工具在数字上画了黑框，认为这些数字是隐藏的。接收方只需选择框后面的文本并复制它，就可以显示每一个被认为经过编辑的数字。法院因披露信息而对该公司进行了制裁。发生这种类型的失败是因为应用密文的人不理解注释和密文之间的区别。
对于受 GDPR、CCPA 或 HIPAA 等数据保护法规约束的组织，适当的编辑不是可选的。这些法规要求在向未经授权的各方披露个人数据之前，将其从文档中永久删除。黑盒注释不能满足此要求，因为个人数据保留在文件中并且可以恢复。对不当编辑的监管处罚可能很严厉，证明使用了正确的编辑工具和程序是合规性文档的重要组成部分。
编辑工作流程应包括最终验证步骤，由第二个人独立审查编辑文档。审阅者不应该看到未经编辑的原件，而应该像预期的接收者一样接近该文档，试图找到任何剩余的敏感信息。这项独立审查发现了原始编辑者错过的编辑失败，因为他们知道文档包含什么内容并看到了他们期望看到的内容，而不是文件中实际留下的内容。
编辑也适用于文档的嵌入元数据。 PDF 可能包含有关其创建时间、创建者、使用的软件以及进行了哪些编辑的信息。即使所有可见内容都已被正确编辑，此元数据也可能会泄露敏感细节。在文本和图像编辑后运行文档清理过程会删除此元数据，并确保 PDF 文件本身不会通过其属性泄漏信息。 WukongPDF 的修订工具包括元数据清理作为修订工作流程的一部分。
您使用的密文工具应生成密文证书或日志，记录密文内容和密文时间。该证书作为合规和审计目的的编辑过程的记录。它应包括文档名称、编辑日期和时间、编辑信息的类型以及使用的方法。对于受到监管监督的组织来说，维护这些密文证书与正确执行密文同样重要。
许多组织现在将修订培训作为其标准文档处理程序的一部分，认识到一次修订失败可能会导致监管处罚、声誉损害或法律责任，其成本远远超过培训每位处理敏感文档的员工的成本。关于注释和真实密文之间差异的 15 分钟培训课程可以防止最常见和最具破坏性的密文错误。
最可靠的密文验证方法是打开密文 PDF 并尝试使用收件人可能尝试的相同技术恢复密文内容。选择所有文本并将其复制到文本编辑器中。在文档中搜索应已编辑的关键字。如果密文框是基于注释而不是真正的密文，请尝试移动或删除它们。如果这些测试中的任何一个恢复了敏感内容，则说明未正确执行密文，必须使用适当的密文工具重做。