招聘涉及在很多人之间传递大量文件——简历、求职信、职位描述、面试记分卡、录用通知书、入职文件。大部分内容以 PDF 形式到达或需要发送。如果没有明确的方法，事情就会很快堆积起来：命名不一致的文件、电子邮件中丢失的文档、三个月后无人能找到的已签署录用通知书。每个阶段的一些结构使整个过程更易于管理。
接收简历和申请
简历来自招聘网站、电子邮件申请和推荐——通常采用混合格式。一些候选人发送 PDF，其他人发送 Word 文档，偶尔有人发送 Google 文档链接。在接收阶段标准化为 PDF 使比较变得更容易：一切都以相同的方式打开，一致地打印，并且可以合并或编译到候选数据包中。
对于候选人提交的 Word 文档，在发送给招聘经理之前快速转换为 PDF 可以防止因在不同系统上打开 .docx 文件而导致的格式不一致。候选人的预期布局保持不变，招聘团队中的每个人都看到同样的事情。
命名和组织候选文件
候选人很少以对招聘团队有用的方式命名他们的文件。 “简历.pdf”和“CV_Final.pdf”当文件夹中有 40 个应用程序时，不会告诉您任何信息。使用一致的格式重命名摄入的文件：LastName_FirstName_Role_YYYY-MM.pdf。这使得所有内容都可以排序和搜索，而无需打开单个文件。
按角色和阶段保留文件夹结构：每个空缺职位一个文件夹，包含申请人、电话筛选、面试和录用通知的子文件夹。随着候选人的进步，将他们的 PDF 逐步推进。这使活动管道保持可见，并且可以访问被拒绝的应用程序，而不会扰乱当前视图。
为面试小组编译候选人数据包
当候选人进入面试阶段时，小组通常需要几份文件：简历、求职信、职位描述、面试记分卡，有时还需要工作样本或作品集。将这些文件作为单独的文件发送会产生摩擦——面试官打开了错误的文件，丢失了其中一个文件，或者完全跳过了记分卡。
将所有内容合并到单个候选数据包 PDF 中可以解决此问题。使用 Merge PDF 工具按逻辑顺序合并文档：首先是职位描述，然后是简历和求职信，最后是空白记分卡。发送一个文件，每位面试官都可以在一个地方获得他们需要的一切。如果愿意，最后的记分卡可以轻松打印和手动填写。
发送并签署录取通知书
录取通知书应以 PDF 格式发出——不可编辑的 Word 文档。发送可编辑的录取通知书可能会让候选人或其他人在打印和签名之前修改条款，而且它看起来不如固定文档那么专业。在 Word 中起草报价，在内部完成，然后在发送之前导出为 PDF。
对于签名，大多数公司使用两种方法之一：发送 PDF 并要求候选人通过基于浏览器的工具进行电子签名，或者发送并要求他们打印、签名、扫描并返回。第一个速度更快并且产生更清晰的结果。 Sign PDF 工具可让候选人直接在浏览器中签名，而无需安装任何东西 - 他们添加签名，下载签名版本，然后通过电子邮件发回。
双方签署要约后，请立即提交已签署的 PDF。不要将其留在电子邮件中。签署的录用通知书偶尔会在几个月或几年后变得相关——对于薪资讨论、争议或合规审计——并使它们组织起来并可找到的事项。
入职文档
新员工的文书工作——纳税表格、直接存款授权、政策确认、保密协议——通常以可填写的 PDF 和静态表格的形式出现。可填写的 PDF 让新员工可以直接在表单字段中输入内容并进行电子签名。静态表格需要打印、手工填写并扫描回来。
如果您的入职表格目前是新员工必须打印的静态 PDF，请考虑将其转换为可填写的表格 - 它消除了一个步骤，该步骤会困扰许多在第一周无法轻松使用打印机的人。完成后的表格更加清晰，更容易以数字方式归档，并给人留下更好的第一印象。
保留招聘记录
就业记录的法律保留要求因司法管辖区而异，通常面试记录为一到三年，就业合同和税务文件则更长。存储在有组织的文件夹系统或 HR 平台中的 PDF 可以很好地满足这些要求，只要在需要时实际上可以找到这些文件。
对于没有专用人力资源软件的小型团队，具有一致命名的简单共享驱动器结构可以处理这项工作。关键是在需要之前设置结构，而不是在杂乱的文件夹中积累了 200 个应用程序之后。