Вы создаете документ в Microsoft Word с тщательно подобранными шрифтами, точно выровненными изображениями и нумерацией страниц, которая помещает каждый раздел на нужную страницу. Вы сохраняете его в формате PDF и открываете результат. Шрифт заголовка другой. Изображение, привязанное к третьему абзацу, переместилось на четвертую страницу. Разрыв страницы, который вы вставили в конце второго раздела, исчез. Документ, который выглядел идеально в Word, в PDF выглядит как черновик.
Процесс преобразования Word в PDF — это не просто визуальное копирование того, что появляется на экране. Word должен перевести свою внутреннюю модель документа, предназначенную для редактирования и перекомпоновки, в модель PDF с фиксированным макетом, предназначенную для представления в окончательной форме. Этот перевод включает в себя десятки решений по поводу шрифтов, позиционирования и нумерации страниц, и каждое решение — это возможность для вывода отклониться от источника.
Почему шрифты меняются во время преобразования Word в PDF
Word использует шрифты, установленные на вашем компьютере, для отображения и печати документов. Когда вы сохраняете файл в формате PDF, Word встраивает эти шрифты в файл PDF, чтобы они были доступны любому, кто его откроет. Встраивание шрифтов выглядит как решение проблемы изменения шрифта, но оно имеет ограничения. Не все шрифты допускают встраивание. Некоторые коммерческие шрифты включают лицензионные ограничения, запрещающие встраивание, и Word учитывает эти ограничения, заменяя другой шрифт.
Замена шрифта является основной причиной изменения шрифтов в PDF-файле. Если шрифт невозможно внедрить, Word выбирает ближайший доступный шрифт, который можно внедрить. Заменитель может иметь разную ширину символов, разный межстрочный интервал и разный визуальный вес. Документ, набранный узким и светлым шрифтом, в PDF-файле может стать шире и тяжелее, что приведет к изменению разрывов строк и общей плотности страницы.
Проблема PDF Fonts особенно заметна при использовании нелатинских шрифтов и специализированных шрифтов. В документе, в котором используется корейский шрифт, этот шрифт может быть заменен другим корейским шрифтом с другими пропорциями символов. В документе, в котором для математических обозначений используется символьный шрифт, символы могут быть заменены пустыми полями, если замещающий шрифт не включает эти символы.
Проверка статуса внедрения шрифта перед преобразованием предотвращает неожиданности. В Word откройте «Файл», «Параметры», «Сохранить» и убедитесь, что установлен флажок «Встроить шрифты в файл». Под этой опцией установите флажок «Вставлять только те символы, которые используются в документе», чтобы уменьшить размер файла. Если шрифт отображается в списке со значком предупреждения, значит, он имеет ограничения на встраивание и может быть заменен.
Почему макет страницы ломается во время конверсии
Word динамически рассчитывает разрывы страниц на основе активного драйвера принтера. При сохранении в формате PDF Word использует драйвер принтера PDF вместо драйвера принтера по умолчанию. Драйвер PDF имеет другие поля страницы, другие области печати и другие параметры шрифта, чем ваш физический принтер. Эти различия заставляют Word пересчитывать все разрывы страниц, и пересчет может привести к другим результатам.
Изображения, привязанные к абзацам текста, могут смещать свое положение, поскольку точка привязки перемещается при перекомпоновке текста из-за замены шрифта или изменения полей. Изображение, которое было идеально выровнено в документе Word, может появиться на несколько строк выше или ниже предполагаемого положения в PDF-файле. Сдвиг обычно небольшой, всего несколько строк, но для документов, где расположение изображения имеет значение, он может быть существенным.
Текстовые поля, фигуры и другие плавающие объекты располагаются относительно полей страницы или привязок абзацев. Когда драйвер PDF сообщает о разных значениях полей, эти объекты смещаются. Этот сдвиг наиболее заметен в документах с плотным макетом, где объекты точно расположены рядом с текстом или краями страницы.
Как получить единообразный вывод Word в PDF
Используйте встроенную функцию «Сохранить как PDF», а не сторонний PDF-принтер. Встроенная функция использует собственный механизм создания PDF-файлов Microsoft, который предназначен для минимизации изменений макета. PDF-принтеры сторонних производителей вставляют дополнительный этап перевода между Word и выходным PDF-файлом, создавая еще одну возможность для расхождений.
WukongPDF может обрабатывать полученный файл PDF Export, чтобы настроить форматирование и исправить незначительные проблемы с макетом после преобразования. Хотя платформа не конвертирует документы Word напрямую, она может редактировать и уточнять преобразованный PDF-файл, чтобы он соответствовал предполагаемому внешнему виду.
Предварительный просмотр PDF-файла сразу после преобразования, открывая его рядом с документом Word и пролистывая каждую страницу. Сравните шрифты, размещение изображений и разрывы страниц между ними. Немедленное обнаружение проблем с преобразованием позволяет вам скорректировать документ Word и выполнить повторное преобразование до того, как PDF-файл будет распространен.
Предотвращение будущих проблем с преобразованием
Создавайте документы Word с учетом преобразования PDF. Используйте шрифты, которые, как известно, допускают встраивание. Стандартные шрифты Windows и Microsoft 365, Calibri, Cambria, Arial, Times New Roman, встраиваются без ограничений. Избегайте декоративных шрифтов из сторонних источников, если вы не подтвердили их разрешения на встраивание.
Сведите к минимуму использование плавающих объектов и текстовых полей возле краев страницы. Размещайте изображения вместе с текстом, а не привязывайте их к точному позиционированию. Чем больше макет документа полагается на абсолютное позиционирование, тем более уязвимым он становится для тонких различий в интерпретации механизма рендеринга PDF.
Для документов, где точная точность макета имеет решающее значение, создайте набор настроек PDF, в котором будут указаны правильные настройки, и применяйте его к каждому преобразованию. Этот набор настроек обеспечивает единообразное встраивание шрифтов, разрешение изображения и настройки размера страницы во всех PDF-файлах вашей организации.
Механизм создания PDF-файлов, используемый Word, значительно улучшился по сравнению с предыдущими версиями. Word 2016 и более поздние версии используют более точный механизм PDF, чем более ранние версии. Если у вас возникли проблемы со шрифтами и макетом при выводе PDF из более старой версии Word, обновление до текущей версии может решить многие проблемы без каких-либо изменений в содержимом документа.
Разрывы разделов в Word являются частым источником проблем с нумерацией страниц в PDF-файлах. Разрыв раздела, включающий разрыв страницы, за которым следует разрыв страницы вручную, может привести к появлению в PDF-файле дополнительной пустой страницы, которая не была видна в документе Word. Механизм создания PDF интерпретирует объединенные разрывы иначе, чем механизм отображения Word. Удаление лишних разрывов перед преобразованием устраняет эти фантомные страницы.
Верхние и нижние колонтитулы, в которых используется разное содержимое для нечетных и четных страниц, могут смещаться во время преобразования PDF, если количество страниц изменяется из-за замены шрифта или различий в полях. Заголовок, предназначенный для нечетной страницы, может появиться на четной странице, нарушая предполагаемый чередующийся шаблон. Проверьте расположение верхнего и нижнего колонтитула на каждой странице выходного PDF-файла.
Отслеживание изменений и комментариев в документе Word может повлиять на вывод PDF-файла, если они не будут обработаны должным образом перед преобразованием. Примите или отклоните все изменения и удалите все комментарии перед преобразованием в PDF, если только получателю не нужно видеть разметку. Преобразование в PDF отслеживаемых изменений может привести к неожиданным визуальным результатам.
Если в документах Word последовательно используются стили: «Заголовок 1», «Заголовок 2», «Основной текст», а не форматирование вручную, преобразование PDF дает более чистые результаты. Механизм создания PDF-файлов сопоставляет стили Word с элементами структуры PDF. Использование единообразного стиля приводит к единообразному выводу PDF-файлов. Ручное переопределение форматирования может сбить с толку сопоставление стилей.
Тестирование вывода PDF на различных программах чтения PDF является важным этапом проверки. PDF-файл, который выглядит правильно в Adobe Acrobat, может иметь проблемы с форматированием в браузерной программе просмотра или на мобильном устройстве. Проверьте программы чтения PDF-файлов, которые на самом деле используют ваши получатели, а не только ту, которую используете вы.
Когда документы Word создаются на Mac и конвертируются в PDF в Windows или наоборот, различия в шрифтах более вероятны, поскольку две платформы имеют разные шрифты по умолчанию и разные механизмы рендеринга шрифтов. Документы, которые будут преобразованы на платформе, отличной от той, на которой они были созданы, должны использовать шрифты, доступные на обеих платформах.
Настройки преобразования PDF в Word включают опцию вывода PDF/A в соответствии со стандартом ISO 19005-1. Этот параметр встраивает все шрифты и создает соответствующий стандартам PDF-файл, пригодный для архивирования. Вывод PDF/A более согласован на разных платформах, поскольку стандарт требует полного внедрения шрифтов.
Для документов с точными требованиями к макету, таких как формы или сертификаты, рассмотрите возможность использования специального инструмента создания PDF-файлов, а не встроенного в Word экспорта PDF-файлов. Adobe Acrobat и InDesign обеспечивают более точный контроль над выводом PDF-файлов для документов, имеющих важное значение для макета.
Вывод PDF из Word может быть дополнительно обработан с помощью инструмента оптимизации PDF, который нормализует структуру файла. Эта постобработка позволяет устранить незначительные несоответствия макета, возникшие во время преобразования, без возврата к исходному документу Word.
Для организаций, которые создают большие объемы PDF-файлов из документов Word, стандартизация единого метода создания PDF-файлов повышает согласованность. Выберите встроенную функцию «Сохранить как PDF», конкретный драйвер принтера PDF или инструмент пакетного преобразования и используйте ее для вывода всех PDF-файлов. Согласованность метода создания обеспечивает согласованность результатов.
Если во время создания PDF-файла происходит замена шрифта, в метаданных PDF фиксируются использованные шрифты и сведения о том, были ли они встроены. Проверка списка шрифтов в свойствах PDF показывает, какие шрифты были заменены. Эта информация помогает принять решение о том, следует ли изменить шрифты исходного документа или настроить параметры создания PDF-файла.
Понимание того, почему преобразование Word в PDF иногда дает неожиданные результаты, помогает пользователям диагностировать проблемы, применять правильные исправления и устанавливать реалистичные ожидания в отношении результатов преобразования.
| Метод преобразования | Обработка шрифтов | Точность макета | Рекомендация |
|---|---|---|---|
| Сохранить как PDF (встроено) | Встраивает разрешенные шрифты; заменяет ограниченные шрифты | Лучше всего доступно в Word | Используйте для большинства документов |
| Печать в PDF (драйвер) | Растеризует весь текст в графику | Точное визуальное соответствие; текст не доступен для поиска | Используйте, когда визуальная точность имеет решающее значение. |
| Adobe Acrobat PDFMaker | Полное встраивание шрифтов; расширенные параметры | Высочайшая точность | Лучше всего для профессиональных/опубликованных документов. |
| Сторонний конвертер | Зависит от инструмента | Зависит от инструмента | Тестируйте перед принятием |