Преобразование Word в PDF должно точно сохранить форматирование — и обычно так и происходит, если вы используете правильный метод экспорта. Случаи, когда форматирование прерывается после преобразования, почти всегда связаны с одной конкретной причиной: тем, как был создан PDF. Понимание разницы между методами экспорта объясняет большинство проблем с форматированием и указывает непосредственно на пути их решения.
Два метода экспорта — и почему один из них нарушает форматирование
Существует два распространенных способа создания PDF из Word, и они дают очень разные результаты:
- Файл > Сохранить как > PDF (или экспорт в PDF): собственный экспорт PDF Word. При этом используется собственный механизм Word PDF, который понимает внутреннюю структуру документа — стили, шрифты, макет, гиперссылки, закладки. Он создает наиболее точное воспроизведение вашего документа в формате PDF.
- Файл > Распечатать > Сохранить как PDF (Печать в PDF): направляет документ через систему печати. Средство визуализации печати интерпретирует документ визуально, как это сделал бы принтер. Он теряет структурную информацию — гиперссылки становятся обычным текстом, закладки исчезают, теги доступности удаляются. Планировка обычно сохраняется, но конструктивные особенности — нет.
Для наилучшего сохранения форматирования всегда используйте Word для PDF через File > Сохранить как > PDF, а не через диалоговое окно печати. Это самое важное, что вы можете сделать, чтобы избежать проблем с форматированием.
Шрифты: наиболее распространенная проблема форматирования
Если ваш PDF выглядит иначе, чем документ Word — другой шрифт, другой интервал между буквами, другой перенос текста — почти наверняка причиной являются шрифты. Если в PDF не встроены шрифты, зрители заменяют все, что доступно на их устройстве. Замена меняет все, что зависит от ширины символа.
Собственный экспорт Word PDF по умолчанию встраивает шрифты. Убедитесь в этом, перейдя в Файл > Сохранить как > PDF > Варианты и подтверждение того, что «соответствует стандарту ISO 19005-1»; или параметры встраивания шрифта установлены правильно. Если вы используете сторонний драйвер принтера PDF вместо встроенного экспорта Word, проверьте его настройки для встраивания шрифтов — не все драйверы включают его по умолчанию.
Таблицы и многостолбцовые макеты
Таблицы и многоколоночные макеты в Word представляют собой сложные структуры. Большую часть времени они чисто конвертируются в PDF. Если этого не происходит, проблема обычно заключается в самом документе Word, а не в преобразовании: таблица слишком широка для полей страницы или макет столбцов с непостоянным интервалом.
Перед экспортом проверьте предварительный просмотр печати в Word (Ctrl+P). Предварительный просмотр печати показывает именно то, что будет отображаться в PDF — если при предварительном просмотре это выглядит неправильно, оно будет выглядеть неправильно и в PDF. Сначала исправьте проблемы с макетом в Word, а затем экспортируйте. PDF, который выглядит неправильно, почти всегда говорит вам о том, что в документе Word есть скрытая проблема с макетом.
Разрывы страниц и неожиданные пустые страницы
Дополнительные пустые страницы в PDF обычно означают дополнительные знаки абзацев или разрывы страниц в конце документа Word. Включите знаки форматирования в Word (Ctrl+Shift+8) и найдите знаки абзаца или символы разрыва страницы после последней строки содержимого. Удаление их перед экспортом предотвращает появление пустых страниц в PDF.
Неожиданные разрывы страниц в середине контента обычно вызваны фразой «Разрыв страницы перед». форматирование абзаца, применяемое к заголовкам или определенным стилям. В Word щелкните заголовок правой кнопкой мыши и выберите «Абзац» > Разрывы строк и страниц, а также проверьте, включен ли параметр «Разрыв страницы перед». проверяется, когда этого не должно быть.
Изменение положения изображений в PDF
«Плавающие» изображения; в документе Word — настроенном на обтекание текста или размещенном в фиксированном положении на странице — иногда слегка смещаются при экспорте в PDF. Это происходит потому, что позиционирование с плавающей запятой интерпретируется механизмом PDF несколько иначе, чем механизмом компоновки Word.
Самое надежное решение — установить для изображений параметр «В соответствии с текстом». вместо плавающего — это привязывает их к текстовому потоку, который предсказуемо преобразуется. Для изображений, которые должны оставаться в определенном положении, внимательно проверьте результат PDF и при необходимости слегка отрегулируйте положение изображения в Word перед повторным экспортом.
Преобразование без установки Word
Если у вас нет Word, конвертер Word в PDF компании WukongPDF на сайте www.wukongpdf.com обрабатывает файлы .docx непосредственно в браузере. Загрузите документ Word, загрузите PDF. Для стандартных документов — отчетов, писем, предложений — форматирование сохраняется хорошо. Для сложных документов с пользовательскими стилями, необычными шрифтами или сложными макетами встроенный экспорт Word дает более надежные результаты, если он доступен.