Вы добавляете комментарии к PDF-файлу и отправляете его на рассмотрение коллеге. Они открывают файл и видят, что каждый комментарий принадлежит Пользователю, или имени с предыдущего компьютера, которым вы владели три года назад, или тому, кто никогда не открывал этот документ. Аннотации верны, но имя автора, указанное в них, неверно, и вы не можете понять, откуда PDF получает эту информацию. Имя автора PDF Annotation извлекается из настройки, скрытой в настройках вашего средства просмотра PDF-файлов, а не из вашей учетной записи пользователя или метаданных вашего документа.
Инструменты аннотирования PDF сохраняют имя автора в настройках средства просмотра при первой установке. Это имя затем прикрепляется к каждому комментарию, выделению и заметке, которые вы создаете, независимо от того, над каким документом вы работаете или в какую учетную запись вы вошли. Имя сохраняется до тех пор, пока кто-то вручную не изменит его в настройках, чего большинство пользователей никогда не делают, поскольку не знают о существовании этого параметра.
Откуда читатели PDF получают имя автора аннотации
Каждая программа чтения PDF-файлов сохраняет имя автора аннотации в своих настройках. Adobe Acrobat сохраняет его в разделе «Правка», «Настройки», «Идентификация». Имя в этом поле становится автором каждой создаваемой вами аннотации. Если вы установили Acrobat на компьютер, который ранее использовался кем-то другим, или если ваша организация использовала общий образ системы для настройки вашего компьютера, поле идентификатора может содержать имя, которое не принадлежит вам.
Браузерные программы просмотра PDF обрабатывают имена авторов по-разному. Некоторые используют имя профиля браузера. Другие используют случайно сгенерированный идентификатор, который отображается в виде строки символов. Третьи используют имя по умолчанию, например «Гость» или «Пользователь». Несогласованность между просмотрщиками означает, что в комментарии, созданном в одном средстве просмотра, может отображаться другое имя автора, чем в комментарии, созданном в другом средстве просмотра того же документа.
Метаданные PDF в самом документе не контролируют имя автора аннотации. Поля метаданных документа, такие как «Автор» и «Создатель», описывают, кто создал документ, а не кто его аннотирует. Изменение метаданных документа не меняет имя автора, которое появляется в новых аннотациях. Оба хранятся в совершенно разных местах.
Попробуйте редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.
Как к вашим комментариям прикрепляется неправильное имя автора
Наиболее распространенный сценарий — новый компьютер или новая установка программы просмотра PDF-файлов. В процессе установки для поля идентификатора устанавливается значение по умолчанию. В некоторых системах значение по умолчанию определяется именем пользователя операционной системы. В других случаях это общая строка, например «Пользователь» или «Рецензент». Если установка не предложит вам указать свою личность, вы можете создавать аннотации месяцами или годами, не осознавая, что имя автора неверно.
Другой сценарий возникает в общих средах. Компьютер в конференц-зале или общем рабочем пространстве оснащен средством просмотра PDF-файлов, в поле идентификации которого установлено предыдущее имя пользователя. Любой, кто использует этот компьютер для аннотирования PDF-файла, получает в своих аннотациях предыдущее имя пользователя. Аннотации, похоже, были написаны кем-то, кто никогда не был в этой комнате.
Третий сценарий включает миграцию PDF Editor. При обновлении одной версии редактора PDF на другую или переключении с одного редактора на другой настройки удостоверения могут не перенестись. Новый редактор начинается со своего собственного идентификатора по умолчанию, и все последующие аннотации используют этот идентификатор.
Как исправить имя автора аннотации
В Adobe Acrobat перейдите в «Правка», «Настройки», «Идентификация» и обновите поле «Имя». Закройте и снова откройте все открытые PDF-файлы. Новые аннотации будут использовать обновленное имя. Существующие аннотации сохраняют свое первоначальное имя автора. Изменение удостоверения не приводит к обновлению аннотаций, уже имеющихся в документе, задним числом.
В браузерных инструментах PDF настройки удостоверения могут находиться в настройках инструмента или профиле учетной записи. Некоторые инструменты автоматически используют ваше имя для входа и не раскрывают настройки личности. Если инструмент на основе браузера использует сгенерированный идентификатор, проверьте, включена ли в настройках возможность настройки отображаемого имени.
WukongPDF обрабатывает аннотации PDF через браузер с идентификацией автора на основе настроек вашего профиля. Проверка этих настроек перед началом сеанса проверки гарантирует, что ваши аннотации будут содержать вашу правильную личность.
Исправление имени автора в существующих аннотациях
Изменение имени автора существующих аннотаций требует редактирования свойств аннотации. В большинстве редакторов PDF щелкните аннотацию правой кнопкой мыши и выберите «Свойства». Имя автора отображается в виде поля в диалоговом окне свойств. Изменение этого значения обновляет эту аннотацию. Чтобы изменить имя автора в нескольких аннотациях, выберите их все, откройте свойства и обновите поле автора.
Если вы уже распространили PDF-файл с неправильными именами авторов аннотаций, у вас есть два варианта. Вы можете отправить исправленную версию с обновленными именами авторов. Или вы можете отправить заметку с объяснением того, что аннотации, относящиеся к определенному имени, на самом деле были написаны вами, с описанием добавленных вами аннотаций. Второй вариант менее формальный, но может быть достаточным для внутренних проверок, когда участники доверяют друг другу.
Предотвращение будущих проблем с именем автора
Проверьте настройки идентификации вашего средства просмотра PDF-файлов в ходе процедуры установки нового компьютера или нового программного обеспечения. Проверка занимает тридцать секунд и предотвращает месяцы неправильной атрибуции аннотаций. Сделайте эту проверку стандартным пунктом в своем контрольном списке настройки, наряду с настройкой подписи электронной почты и настройкой принтера по умолчанию.
При совместном рецензировании документов установите соглашение об идентификации рецензентов в тексте аннотации. Добавление своих инициалов или имени в начале каждого комментария, например JS: этот раздел требует обновления, обеспечивает избыточную идентификацию, которая работает, даже если имя автора аннотации неверно или несовместимо у разных рецензентов.
Платформы для совместного просмотра PDF добавляют еще один уровень управления именами авторов. Эти платформы обычно используют учетную запись для входа в качестве автора аннотации, переопределяя любые локальные настройки идентификации для просмотра PDF-файлов. Рецензент, который заходит на платформу под своим корпоративным аккаунтом, получает в аннотациях свой фирменный стиль. Тот же рецензент, открывающий PDF-файл непосредственно в своей локальной программе просмотра PDF-файлов, получает все удостоверения, настроенные локально. Это несоответствие может привести к тому, что аннотации одного и того же человека будут отображаться под разными именами в зависимости от того, какой инструмент он использовал.
При экспорте аннотаций из PDF-файла в сводный отчет имена авторов включаются в экспорт. Сводку, в которой показаны комментарии от пяти разных имен, труднее интерпретировать, чем сводку, в которой показаны комментарии пяти реальных рецензентов, поскольку некоторые рецензенты могли создавать комментарии под разными именами. Согласование имен авторов аннотаций перед экспортом сводки обеспечивает более четкую запись проверки.
В юридических и нормативных процессах проверки личность автора аннотации имеет доказательное значение. Комментарий, приписываемый конкретному адвокату или сотруднику по соблюдению нормативных требований, имеет иной вес, чем анонимный комментарий. Организациям с формальными процессами рецензирования следует настраивать личность рецензента как часть настройки рецензирования, а не как второстепенную мысль после завершения рецензирования и архивации аннотаций.
Спецификация PDF позволяет в аннотациях указывать дату создания и дату изменения. Если аннотация редактируется после создания, дата изменения обновляется, но имя автора обычно не обновляется. В аннотации, созданной одним рецензентом и отредактированной другим, будет указано исходное имя автора с обновленным содержанием. Это может привести к путанице, если отредактированное содержание аннотации противоречит исходной известной позиции рецензента.
Для организаций, которые хотят стандартизировать удостоверения аннотаций в своих группах, групповая политика или управляемая конфигурация могут установить удостоверение средства просмотра PDF-файлов во время развертывания программного обеспечения. Установка удостоверения для корпоративного адреса электронной почты пользователя или входа в сеть обеспечивает согласованность всех документов. Эта конфигурация обычно требует доступа ИТ-администратора и наиболее распространена в организациях со сложившейся практикой управления документами.
Когда несколько рецензентов аннотируют один и тот же PDF-файл, используя разные устройства или платформы, имена авторов аннотаций могут превратиться в запутанную смесь правильных и неправильных личностей. Прежде чем отправлять документ на рецензирование, попросите всех рецензентов проверить настройки удостоверения личности для просмотра PDF-файлов. Тридцатисекундная проверка каждым рецензентом перед началом работы предотвращает многочасовую путаницу при возврате аннотированного документа.
Имена авторов PDF-аннотаций — это небольшая деталь, которая имеет огромные последствия в рабочих процессах совместной работы. Неправильно указанный комментарий в юридической экспертизе может привести к тому, что предложение младшего сотрудника будет воспринято как указание партнера. Неправильно указанная аннотация в обзоре проекта может отправить запрос на доработку не тому человеку. Потратив время на проверку идентичности аннотаций перед началом проверки, вы предотвратите сбои в рабочем процессе и последующую путаницу.
Имя автора аннотации может показаться незначительной деталью конфигурации, но при совместном просмотре документов знание того, кто что сказал, важно для оценки обратной связи. Тридцатисекундная проверка личности перед началом сеанса проверки предотвращает путаницу из-за ошибочно приписываемых комментариев и сохраняет ценность вклада каждого рецензента.
Небольшой параметр конфигурации в настройках средства просмотра PDF-файлов контролирует идентификацию, прикрепленную к каждой создаваемой вами аннотации, и проверка этого параметра перед началом сеанса проверки предотвращает многочасовую работу по очистке в дальнейшем.
Проверка настроек личности перед запуском гарантирует, что каждый комментарий имеет правильную атрибуцию.
Быстрая проверка позволяет избежать многочасовой очистки.
| Просмотр | Где изменить имя автора | Значение по умолчанию |
|---|---|---|
| Adobe Акробат | Изменить > Настройки > Личность | Имя пользователя ОС или Пользователь |
| Браузерные инструменты | Настройки инструмента или профиль учетной записи | Общий пользователь или случайный идентификатор |
| Фоксит Ридер | Файл > Настройки > Личность | Имя пользователя ОС |
| Предварительная версия (macOS) | Не настраивается; использует системное имя | имя учетной записи macOS |
Попробуйте редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.