PDF Аннотация Инструменты более универсальны, чем большинство людей используют их. Большинство людей выделяют строку и время от времени добавляют комментарий. Полный спектр инструментов аннотирования, используемый с некоторым обдуманным подходом к тому, как они будут читаться и как на них действовать, делает проверку документов значительно более эффективной для всех участников. Вот как использовать их эффективно, а не время от времени.
1. Используйте выделение для того, что требует внимания, а не только для интереса
Выделение — наиболее часто используемый инструмент аннотирования. Когда все выделено, ничего не выделяется. Оставьте выделение для текста, который требует действия или решения — пункта, который необходимо изменить, цифры, требующей проверки, утверждения, противоречащего другому разделу. Используйте его экономно, и он сохранит свое значение.
Большинство программ просмотра PDF предлагают несколько цветов выделения. Используя их последовательно — желтый для «обсуждения потребностей», красный для «необходимо изменить», зеленый для «утверждено». — создает визуальную систему, которую рецензенты могут прочитать с первого взгляда, не открывая каждый комментарий. Определите цветовую систему в начале любого процесса проверки, чтобы все использовали ее одинаково.
Попробуйте «Редактировать PDF»
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.
2. Пишите комментарии, которые будут действенными, а не просто реактивными
Комментарий со словами «неясно»; или «неправильный»; дает автору задачу без направления. Комментарий, в котором говорится: «Эта цифра не совпадает с цифрой на странице 4 — пожалуйста, проверьте, какая из них правильная»; дает им что-то, над чем можно действовать. Лучшие комментарии конкретизируют, в чем заключается проблема и как выглядит ее решение.
В циклах профессиональных обзоров комментарии часто пересылаются людям, которые не участвовали в первоначальном разговоре. Комментарий, который имеет смысл в контексте первоначального рецензента, может ничего не значить для того, кто воспринимает его холодно. Пишите комментарии так, как будто человек, читающий их, заранее не знает, о чем вы думали, когда писали это.
3. Используйте зачеркивание и замену текста вместе
Большинство инструментов аннотирования PDF Editor включают зачеркивание (чтобы пометить текст для удаления) и маркер вставки (чтобы отметить, где должен находиться новый текст). Их совместное использование — зачеркивание старого текста, вставка маркера с заменой — дает автору именно то, что ему нужно для внесения изменений без интерпретации. Он функционирует так же, как отслеживание изменений в Word, но для просмотра в формате PDF.
Это особенно полезно при проверке контракта, когда конкретные формулировки имеют значение, а предлагаемые изменения должны быть недвусмысленными. «Изменить слово «разумный» на «коммерчески разумный»»; в примечании к комментарию ясно, но слово «разумно» зачеркнуто; с примечанием «коммерчески разумно»; еще яснее и не требует никакой интерпретации.
4. Используйте текстовые поля для более длинных заметок, которые должны оставаться видимыми
Комментарии к заметкам по умолчанию свернуты — читателю нужно щелкнуть по ним, чтобы просмотреть содержимое. Для заметок, которые необходимо читать без нажатия кнопки мыши (сводка вверху документа, ключевая инструкция на странице формы, предупреждение о конкретном разделе), аннотация текстового поля остается постоянно видимой на странице.
Текстовые поля хорошо подходят для сопроводительных заметок, добавляемых в PDF перед пересылкой, для инструкций, размещенных на странице формы и объясняющих, как ее заполнить, или для резюме рецензента в начале документа. Размещайте их на полях или в тех областях страницы, которые не закрывают контент, на который они ссылаются.
5. Сведение аннотаций перед окончательным распространением
Аннотации в PDF представляют собой отдельный слой — их может показать, скрыть, удалить или изменить любой, кто откроет файл в редакторе PDF. Когда вы распространяете окончательный документ, который был проверен и аннотирован внутри компании, эти аннотации не должны путешествовать вместе с ним. Клиенту, получающему предложение по контракту, не обязательно видеть заметки о внутренней проверке вашей юридической команды.
Прежде чем отправлять окончательную версию на внешний объект, либо удалите все аннотации (в Acrobat: «Комментарий» > «Управление комментариями» > «Удалить все»), либо сведите документ, чтобы навсегда сохранить аннотации на странице. Сведение — более безопасный вариант для документов, в которых вы хотите, чтобы аннотации оставались видимыми (например, проверенный и помеченный черновик возвращается автору), а удаление целесообразно, если аннотации были только внутренними.
6. Экспортировать комментарии как сводку для сложных обзоров
Для документов с большим количеством комментариев от нескольких рецензентов (плотная проверка контракта, отчет с сильными пометками, представление регулирующим органам с отзывами от нескольких команд) навигация по аннотациям в самом PDF может быть затруднительной. Adobe Acrobat позволяет экспортировать все комментарии в сводный документ («Комментарий» > «Создать сводку комментариев»), в котором перечислены все аннотации с указанием номера страницы, автора и содержания.
Эта сводка полезна для отслеживания того, какие комментарии были рассмотрены, назначения элементов проверки конкретным членам команды или создания журнала процесса проверки в целях обеспечения соответствия. Его также легче читать, чем просматривать отдельные аннотации в 40-страничном документе.
Аннотации как средство коммуникации, а не просто разметка
Самый эффективный подход PDF PDF Annotation рассматривает каждую аннотацию как сообщение от одного человека к другому, а не просто отметку на странице. Четкие, конкретные, действенные комментарии, в которых используется правильный инструмент для правильной цели — выделение цветом для отметки, комментарии для пояснения, зачеркивание для предложения, текстовые поля для инструкций — ускоряют процесс проверки для всех и уменьшают количество возвратов туда и обратно, которые создают расплывчатые аннотации.
Попробуйте «Редактировать PDF»
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.