Коллега вручает вам бумажную форму с рукописными полями и просит превратить ее в цифровую версию, которую люди смогут заполнить на своих компьютерах. В форме есть флажки, строки для подписи и текстовые поля, расположенные в макете, который имеет смысл на бумаге. Преобразование этого документа в заполняемый документ PDF Forms включает три этапа: сохранение формы в виде чистого цифрового изображения, запуск OCR для распознавания текста и структуры и добавление интерактивных полей формы, которые пользователи могут заполнять.
Этот процесс преобразования устраняет разрыв между бумажными рабочими процессами и цифровой эффективностью. Бумажная форма, на отправку, заполнение и возврат которой уходили дни, превращается в заполняемый PDF-файл, который можно заполнить за считанные минуты и вернуть по электронной почте. Организации, которые преобразуют свои бумажные формы в заполняемые цифровые версии, сокращают время обработки, устраняют проблемы с разборчивостью почерка и создают архив заполненных форм с возможностью поиска.
Получение чистого изображения бумажной формы
Качество исходного изображения определяет качество окончательного заполняемого PDF-файла. По возможности используйте планшетный сканер, а не камеру телефона. Сканеры создают равномерно освещенные, геометрически точные изображения без искажений перспективы. В телефонных камерах присутствуют трапецеидальные искажения, когда прямоугольная форма кажется трапециевидной, поскольку камера не была идеально выровнена, а также неравномерное освещение, создающее тени и горячие точки.
Если камера телефона — единственный вариант, используйте приложение для сканирования документов, включающее коррекцию перспективы. Поместите форму на плоскую поверхность с равномерным освещением с разных сторон, чтобы минимизировать тени. Держите телефон прямо над формой, параллельно поверхности. Большинство приложений для сканирования включают в себя направляющую рамки, которая становится зеленой, когда телефон правильно выровнен. Снимайте в максимально возможном разрешении.
После захвата изображения плотно обрежьте его по краям формы. Обрезанное изображение должно содержать только форму с узким полем. Любой фон, видимый на изображении, появится в окончательном PDF-файле и сделает его непрофессиональным. Большинство приложений для сканирования включают автоматическую обрезку, но ручная настройка границ обрезки дает более чистый результат.
Этот трехэтапный процесс превращает бумагу в цифровой актив.
Попробуйте PDF-распознавание текста
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.
Преобразование изображения в PDF с возможностью поиска с помощью OCR
Запустите OCR PDF на захваченном изображении, чтобы создать текстовый слой с возможностью поиска. Механизм OCR распознает напечатанный текст в форме, включая метки, инструкции и имена полей. Этот текстовый слой делает форму доступной для поиска и позволяет программам чтения с экрана объявлять содержимое формы. Выберите правильный язык для механизма оптического распознавания символов, чтобы обеспечить точное распознавание меток форм и инструкций.
Вывод OCR должен сохранить макет формы. Большинство инструментов OCR обнаруживают текстовые области и сохраняют их положение относительно страницы. Распознанный текст становится скрытым слоем за изображением формы, что позволяет выполнять поиск по тексту без изменения внешнего вида. Проверьте точность распознавания, выполнив поиск нескольких меток полей формы в выходном PDF-файле, чтобы убедиться, что они распознаны.
После OCR улучшите качество изображения перед добавлением полей формы. Отрегулируйте контрастность, чтобы сделать линии формы четкими, а фон — равномерно белым. Удалите крапинки и артефакты сканера, которые механизм OCR мог идентифицировать как текст. Чистый внешний вид придает форме профессиональный вид и гарантирует, что поля формы, которые вы добавите позже, будут правильно совпадать с напечатанными этикетками.
Добавление полей интерактивной формы
Установив изображение формы и текстовый слой, добавьте элементы интерактивной формы. Используйте PDF-редактор с инструментами создания форм. Для каждого текстового поля исходной формы нарисуйте текстовое поле формы над соответствующей областью. Сопоставьте размер поля с пространством, предусмотренным в форме. Пометьте каждое поле осмысленным именем, соответствующим метке формы, например ApplicantName или DateOfBirth, а не общими именами, такими как TextField1.
Для флажков нарисуйте поля флажков над каждой областью флажков в форме. Размер флажка соответствует размеру исходного напечатанного флажка. Установите для параметра экспорта значение «Да» или «Проверено», чтобы данные формы экспортировались без ошибок. Сгруппируйте связанные флажки с одинаковым именем поля, но разными значениями экспорта, если в форме используются взаимоисключающие параметры.
Для областей подписи добавьте поле цифровой подписи, которое позволит пользователю рисовать, печатать или загружать свою подпись. Размер поля подписи должен соответствовать размеру строки подписи в исходной форме. Настройте поле для блокировки документа после подписания, если форму не следует изменять после подписания.
Хорошо продуманная форма Fillable PDF включает порядок табуляции, соответствующий естественному порядку чтения. Установите порядок табуляции таким образом, чтобы нажатие клавиши Tab перемещало поля в той последовательности, в которой пользователь их естественным образом заполнил: сверху вниз, слева направо. Проверьте порядок табуляции, полностью заполнив форму, используя только клавиатуру.
Тестирование и распространение заполняемой формы
Прежде чем распространять форму, заполните ее полностью, как это сделал бы тестовый пользователь. Введите текст в каждое текстовое поле. Проверьте каждый флажок. Подпишите поле для подписи. Сохраните заполненную форму, закройте ее, откройте заново и убедитесь, что все данные сохранились. Протестируйте форму в нескольких программах для чтения PDF-файлов, включая Adobe Acrobat, браузерные программы просмотра и мобильные приложения для работы с PDF-файлами.
WukongPDF предоставляет инструменты редактирования PDF-файлов на основе браузера, которые поддерживают добавление полей форм в существующие PDF-файлы. Платформа обрабатывает файлы локально, что важно, когда шаблон формы содержит конфиденциальную информацию или когда дизайн формы представляет собой собственные бизнес-процессы.
Нарисованные от руки формы создают уникальные проблемы с распознаванием текста, поскольку рукописный текст на форме может помешать распознаванию напечатанных этикеток и инструкций. Механизм OCR воспринимает как печатный текст, так и рукописные записи как текст и пытается распознать оба. В результате текст может быть искажен, когда рукописные пометки накладываются на напечатанные этикетки. Этап предварительной обработки, отделяющий структуру печатной формы от рукописного содержимого, улучшает качество конечной формы.
Формы с полями флажков, цифровая версия должна использовать фактические поля формы флажков PDF, а не полагаться на отсканированное изображение исходных флажков. Пользователь, заполняющий цифровую форму, щелкает флажок, и появляется галочка. Такое интерактивное поведение гораздо более удовлетворительно и защищено от ошибок, чем ожидание, что пользователи будут рисовать свои собственные галочки на статическом изображении формы.
Соглашение об именовании полей формы имеет значение, когда данные формы будут экспортироваться или обрабатываться другими системами. Используйте описательные имена полей, соответствующие метке формы. Избегайте пробелов и специальных символов в именах полей, поскольку некоторые системы обработки форм не могут их обрабатывать. Соглашение об именовании, такое как Applicant_LastName, совместимо со всеми основными платформами и базами данных обработки форм.
Группы переключателей требуют особого внимания при преобразовании бумажных форм. На бумажном бланке взаимоисключающие варианты обозначаются набором флажков с указанием выбрать только один. В заполняемом PDF-файле переключатели должны быть сгруппированы таким образом, чтобы выбор одного автоматически отменял выбор других. Эту группировку необходимо настраивать вручную в большинстве редакторов форм, поскольку процесс оптического распознавания символов не может обнаружить, что флажки на бумаге должны быть взаимоисключающими.
После создания заполняемой формы протестируйте ее с помощью программы чтения с экрана, чтобы убедиться в доступности. Каждое поле формы должно объявлять свою метку, когда оно находится в фокусе. Порядок табуляции должен следовать логическому порядку формы. Обязательные поля должны быть помечены как обязательные, чтобы средства чтения с экрана уведомляли пользователей перед отправкой неполной формы.
Шрифт, используемый для надписей и инструкций в цифровой форме, должен соответствовать тону формы. В правительственной форме используется нейтральный стандартный шрифт, такой как Arial или Helvetica. В форме для творческой индустрии может использоваться более характерный шрифт, отражающий бренд организации. Выбор шрифта сигнализирует пользователю, является ли это формальным документом или более обычным, еще до того, как он начнет его заполнять.
Цифровая форма должна включать проверку, где это необходимо. Поле даты должно принимать только действительные даты. Поле номера телефона должно принимать только цифры и символы форматирования. Обязательное поле должно препятствовать отправке формы до ее завершения. Проверка уменьшает количество ошибок и запросов на поддержку от пользователей, которые отправляют неполные или неправильно отформатированные формы.
Заполненную заполняемую форму можно настроить для отправки данных на адрес электронной почты или веб-сервер, когда пользователь нажимает кнопку «Отправить». Эта электронная подача полностью заменяет бумажный рабочий процесс, исключая печать, сканирование и ручной ввод данных. Форма, которая ранее заполнялась на бумаге и вводилась в систему клерком по вводу данных, теперь может передаваться непосредственно от пользователя в базу данных.
Преобразование бумажных форм в заполняемые цифровые PDF-файлы — это инвестиции в организационную эффективность, которые окупаются с каждым использованием. Форма, заполнение которой на бумаге и по почте заняло десять минут, занимает две минуты, чтобы заполнить ее в цифровом виде и отправить мгновенно. Умножьте эту экономию на каждого человека, который заполняет форму, каждый раз, когда он ее заполняет, и совокупная экономия времени многократно оправдает предварительные усилия по конверсии.
Переход от бумажных форм к заполняемым цифровым PDF-файлам представляет собой одно из наиболее эффективных усовершенствований процесса, доступных организациям, которые все еще полагаются на сбор данных на бумажных носителях.
Каждая форма, преобразованная из бумажного формата в заполняемый цифровой PDF-файл, представляет собой постоянное повышение эффективности, которое увеличивается с каждым использованием.
Результатом является профессиональная цифровая форма, готовая к распространению.
| Шаг преобразования | Необходимый инструмент | Действие клавиш | Проверка качества |
|---|---|---|---|
| 1. Захват изображения формы | Сканер или приложение для сканирования телефона | Ровное, равномерное освещение; плотно обрезать | Отсутствие искажений перспективы; чистые края |
| 2. OCR для текста с возможностью поиска | PDF-инструмент с поддержкой OCR | Выберите правильный язык; проверить вывод | Найдите ярлыки форм для подтверждения. |
| 3. Добавьте заполняемые поля | Редактор PDF с инструментами форм | Рисовать поля; установить порядок табуляции; добавить проверку | Заполнить тестовую форму; проверьте все поля |
Попробуйте PDF-распознавание текста
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.