PDF/A — это версия PDF, созданная для долгосрочного архивирования. "А"; означает архивный. Это стандарт ISO, который ограничивает то, что может содержать PDF, чтобы документ можно было надежно открывать и отображать десятилетия спустя, не завися от внешнего программного обеспечения, шрифтов или систем, которые, возможно, больше не существуют. Если вы когда-либо получали требование к подаче документов, в котором указан формат «PDF/A»," вот почему.
Какие ограничения PDF/A
Стандартный PDF является гибким — он может ссылаться на внешние ресурсы, встраивать исполняемый код, использовать шифрование, транслировать контент из внешних источников и полагаться на собственные расширения. Вся эта гибкость связана с необходимостью архивирования. Если стандартный PDF ссылается на внешний сервер шрифтов, который отключается или использует функцию JavaScript, которую будущее программное обеспечение не поддерживает, документ может отображаться некорректно через 20 лет.
PDF/A устраняет эти риски, запрещая функции, создающие внешние зависимости. В частности, PDF/A требует, чтобы все шрифты были встроены в файл, запрещает шифрование и защиту паролем, запрещает JavaScript и исполняемый контент, запрещает встраивание аудио и видео и требует, чтобы цвет определялся с использованием аппаратно-независимых цветовых пространств.
В результате получается автономный документ: все необходимое для его точного отображения находится внутри самого файла. Не требуется подключение к Интернету, установленные шрифты и сторонние плагины.
PDF/A-1, PDF/A-2 и PDF/A-3: в чем разница?
Существует несколько версий PDF/A, каждая из которых основана на последней. PDF/A-1 (2005 г.) является наиболее ограничительным и наиболее широко принятым для юридического и государственного архивирования. В PDF/A-2 (2011 г.) добавлена поддержка сжатия, прозрачности и цифровых подписей JPEG 2000. PDF/A-3 (2012) позволяет встраивать произвольные вложения файлов в PDF — например, это полезно для прикрепления исходных XML-данных к счету PDF.
Каждая версия также имеет уровни соответствия: /A (доступный, требует маркировки для доступности) и /B (базовый, маркировка доступности не требуется). PDF/A-1b — это наиболее распространенное требование, с которым вы можете столкнуться. Это базовый уровень, который обычно указывают суды, государственные учреждения и корпоративные системы документации.
Когда вам нужен PDF/A по сравнению со стандартным PDF
PDF/A требуется или рекомендуется в определенных контекстах: юридические документы во многих судебных системах, подача государственных отчетов, регулируемая отраслевая документация (здравоохранение, финансы) и в любой ситуации, когда документ должен быть надежно доступен в течение 10+ лет. ЕС, многие федеральные агентства США и многочисленные национальные архивы приняли PDF/A в качестве официального формата архивирования.
Для повседневного использования — отправки документов клиентам, обмена отчетами, распространения маркетинговых материалов — стандартный PDF подойдет и даже предпочтительнее. Ограничения PDF/A становятся неудобными, если вам не требуется долгосрочное архивирование. Вы не можете защитить паролем PDF/A, что является проблемой для конфиденциальных документов. Вы не можете вставлять видео, что важно для интерактивных презентаций.
Как создать файл PDF/A
Большинство профессиональных приложений, экспортирующих файлы PDF, предоставляют опцию PDF/A. В Microsoft Word выберите «Файл» → «Сохранить как» → PDF, затем нажмите «Параметры» и найдите флажок «Совместимость с ISO 19005-1». В Adobe Acrobat вы можете напрямую сохранять или конвертировать в PDF/A. LibreOffice также поддерживает экспорт PDF/A из диалогового окна экспорта PDF.
Если у вас уже есть стандартный PDF, который необходимо преобразовать в PDF/A, процесс преобразования проверяет наличие запрещенных функций и либо исправляет их автоматически, либо помечает их для проверки. Шрифты встраиваются, внешние ссылки разрешаются, а несовместимые функции удаляются. Результатом является новый файл, совместимый с PDF/A.
Можете ли вы сказать, является ли PDF PDF/A?
Да. Файлы PDF/A содержат метаданные, идентифицирующие их как таковые. Когда вы открываете файл PDF/A в Adobe Acrobat, вверху появляется синяя полоса, указывающая, что файл находится в режиме PDF/A и что некоторые функции отключены. Другие зрители могут показывать аналогичный индикатор или отмечать его в свойствах документа.
Вы также можете проверить свойства документа вручную: в большинстве программ просмотра PDF выберите «Файл» → «Свойства» → «Описание» и найдите поля метаданных, которые идентифицируют версию PDF/A и уровень соответствия.
Для большинства людей PDF/A появляется только тогда, когда этого требует конкретное учреждение. Когда это происходит, в требовании обычно указывается, какая версия и уровень соответствия необходимы — PDF/A-1b является безопасным значением по умолчанию, если требование неоднозначно. За пределами этих конкретных контекстов стандартные PDF Tools и стандартный формат PDF обрабатывают все, что вам нужно.