Выбор между PDF и Google Docs на самом деле заключается не в том, какой формат лучше, а в том, что вы пытаетесь сделать с документом. Использование неправильного варианта создает трения, которых не должно быть: документы, которые случайно редактируются, макеты, которые не работают на разных устройствах, или файлы, над которыми невозможно совместно работать. Сделать это правильно — одно из тех небольших решений в рабочем процессе, которые незаметно экономят много времени.
Чем хороши Документы Google
Документы Google созданы для совместной работы над документами, которые еще пишутся или редактируются. Несколько человек могут редактировать одновременно, оставлять комментарии, предлагать изменения и просматривать историю изменений, начиная с первого черновика. Если документу необходимо пройти циклы проверки — внутреннее утверждение, групповое редактирование, общение с клиентом — Google Docs справляется с этим процессом лучше, чем любой статический формат.
Это также упрощает обмен информацией. Отправьте ссылку, установите разрешения, и получатель увидит текущую версию без необходимости ничего скачивать. Для документов, которые со временем изменяются (живая документация, текущие заметки совещаний, текущие описания проектов), хранение их в Документах Google означает, что все всегда смотрят на одно и то же.
Попробуйте отредактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.
Чем хорош PDF
PDF — это правильный формат, когда документ готов и должен оставаться таким. Он фиксирует макет, поэтому документ выглядит одинаково на каждом устройстве и на каждом экране — одни и те же шрифты, одинаковые интервалы, одинаковые разрывы страниц, независимо от того, какое программное обеспечение использует получатель или размер его экрана. Предложение, отправленное в формате PDF, выглядит точно так, как вы его разработали. Один и тот же файл, отправленный как ссылка на Документ Google, может переформатироваться по-разному на своей стороне.
PDF также является стандартом для всего, что необходимо подписать, сохранить или заархивировать. Контракты, счета-фактуры, юридические документы, документы о соответствии — их необходимо фиксировать в определенный момент времени, а не редактировать постфактум. PDF Безопасность такие функции, как защита паролем и контроль разрешений, добавляют еще один уровень, когда содержимое конфиденциально.
Где компании ошибаются
Самая распространенная ошибка — использование PDF на слишком раннем этапе существования документа. Отправка предложения в формате PDF до того, как клиент успеет запросить изменения, означает, что ему придется либо отправить вам свои заметки по электронной почте, сделать пометку на печатной копии и отсканировать ее обратно, либо неуклюже аннотировать PDF — все это более болезненно, чем должно быть. Храните документы в Документах Google до тех пор, пока они не будут готовы к окончательной доработке.
Противоположная ошибка — хранить данные в Документах Google, хотя они должны быть в формате PDF. Публикация счета-фактуры в виде ссылки на документ Google означает, что получатель может случайно изменить его. Отправка окончательного контракта таким образом создает проблемы с контролем версий — какое изменение является авторитетным? Все, что представляет собой окончательное, согласованное состояние, принадлежит PDF.
Точка передачи: когда экспортировать в PDF
Большинство деловых документов должны начинаться в Документах Google и становиться PDF в определенный момент: когда они готовы и их нужно покинуть ваши руки. Для предложения это после окончательной внутренней проверки. Для контракта это момент, когда он готов к подписанию. Что касается счета-фактуры, то это когда вы готовы отправить его клиенту.
Экспортировать из Документов Google в PDF очень просто: Файл → Загрузить → Документ PDF. В результате получается чистый PDF, соответствующий тому, что вы видите в Документах. Если вам нужно добавить подпись, сжать ее для электронной почты или объединить с другими документами перед отправкой, такие инструменты, как WukongPDF, выполнят эти последние шаги, не требуя повторного открытия оригинала.
Практическое руководство по типам документов
Используйте Документы Google для:
- Проекты предложений, сводок и отчетов, требующих рассмотрения командой.
- Внутренняя документация и вики, которые регулярно обновляются.
- Заметки о встречах, планы проектов и все, что нужно для совместной работы.
Используйте PDF для:
- Окончательные предложения, контракты и соглашения готовы к подписанию
- Счета-фактуры, квитанции и финансовые документы
- Любая информация, подающаяся в государственный орган или суд
- Презентации, отчеты и документы, отправляемые внешним сторонам, где макет имеет значение.
Они лучше всего работают вместе
Самый эффективный подход — не отдавать предпочтение одному другому, а использовать оба для того, в чем каждый из них хорош. Создавайте проекты и сотрудничайте в Документах Google. Когда документ будет окончательным, экспортируйте его в PDF и используйте рабочий процесс PDF Tools для оставшихся шагов: подписание, сжатие, объединение или защита. Таким образом, вы получаете гибкость совместной работы в режиме реального времени во время создания и стабильность фиксированного формата после завершения работы.
Больше всего головной боли в рабочем процессе вызывают документы, которые никогда сознательно не помещались в тот или иной формат: они слишком рано перешли в PDF или оставались редактируемыми слишком долго. Простое правило о том, когда применяется тот или иной формат, решает большую часть проблем.
Попробуйте отредактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.