Использование онлайн-инструмента для сжатия, преобразования или редактирования PDF означает загрузку вашего файла на чужой сервер. Это разумная вещь, к которой следует проявлять осторожность, особенно если документ содержит конфиденциальную информацию. Вопрос не в том, несут ли онлайн-инструменты PDF какой-либо риск (а они есть), а в том, значим ли этот риск для вашей конкретной ситуации и на что обращать внимание в инструменте, которому вы можете доверять.
Что на самом деле происходит, когда вы загружаете PDF в Интернет
Когда вы используете онлайн-инструмент PDF, ваш файл передается с вашего устройства на серверы службы по зашифрованному соединению (HTTPS), обрабатывается — сжимается, конвертируется, объединяется и т. д., какая бы операция ни была — а затем возвращается вам в виде загрузки. В какой-то момент после этого сервис удаляет файл со своих серверов.
Ключевыми переменными являются: как долго файл хранится перед удалением, хранится ли он таким образом, чтобы персонал мог получить к нему доступ, используется ли он для каких-либо целей, помимо обработки вашего запроса, и насколько надежно он хранится в течение этого периода. Авторитетные сервисы четко отвечают на эти вопросы в своей политике конфиденциальности. Услуги, которых не стоит избегать.
Что следует проверить перед использованием онлайн-инструмента PDF
- HTTPS-соединение: значок замка в адресной строке браузера подтверждает, что при передаче загрузка шифруется. Любой авторитетный сервис использует HTTPS. Если на сайте нет, не загружайте на него ничего.
- Политика удаления файлов: ищите указанный график удаления — «файлы удаляются через 1 час»; или «файлы удалены сразу после обработки»; это то, что вы хотите увидеть. WukongPDF по адресу www.wukongpdf.com автоматически удаляет загруженные файлы после обработки, поэтому на сервере ничего не сохраняется за пределами окна обработки.
- Политика конфиденциальности: читабельная политика конфиденциальности, объясняющая обработку данных, является хорошим знаком. Отсутствующая или расплывчатая политика – это красный флаг.
- Устоявшаяся репутация: инструменты, существующие уже много лет и имеющие видимые отзывы пользователей, представляют меньший риск, чем неизвестные сервисы, появившиеся недавно.
Когда не следует использовать онлайн-инструменты PDF
Некоторые документы не следует отправлять на внешние серверы независимо от репутации инструмента. Возникает вопрос: что произойдет, если кто-то в этой компании сможет прочитать этот файл?
- Юридические документы на условиях адвокатской тайны
- Медицинские записи или документы, содержащие личную медицинскую информацию
- Финансовые документы с номерами счетов, номерами социального страхования или налоговой информацией.
- Неопубликованная информация о продуктах, документы о слияниях и поглощениях или что-либо, что находится под соглашением о неразглашении.
- Любой документ, который явно требует политика безопасности вашего работодателя, должен оставаться во внутренних системах.
В этих случаях используйте настольное программное обеспечение — Adobe Acrobat или инструменты с открытым исходным кодом, такие как LibreOffice и Ghostscript, которые обрабатывают файлы локально без загрузки на сервер. Если вы регулярно работаете с конфиденциальными документами, требующими обработки PDF, приобретение локального инструмента того стоит.
Когда онлайн-инструменты идеальны
Для большинства повседневных задач PDF риск минимален:
- Сжатие презентации, отчета или брошюры для отправки по электронной почте
- Преобразование неконфиденциального документа Word в PDF
- Объединение общедоступных документов или внутренних документов без конфиденциального содержания.
- Преобразование изображений в PDF для портфолио или каталога продукции
Расчет рисков прост: если содержание файла, ставшее известным третьей стороне, не будет иметь значимых последствий, можно воспользоваться онлайн-инструментом от надежного сервиса. PDF Проблемы безопасности касаются конфиденциального содержимого, а не каждого обрабатываемого вами файла.
Практический ответ
Авторитетные онлайн-инструменты PDF с четкой политикой конфиденциальности и автоматическим удалением файлов безопасны для неконфиденциальных документов. Они не подходят для документов юридического, медицинского, финансового или конфиденциального делового содержания — их следует обрабатывать локально. Подберите инструмент в соответствии с деликатностью документа, и риск станет управляемым.