Стандартный PDF предназначен для немедленного использования: просмотра, печати, обмена. Форматы PDF Archive рассчитаны на сохранение на протяжении десятилетий. Когда вы сегодня сохраняете документ, который должен быть доступен для чтения в 2050 году, выбранный вами формат PDF имеет большее значение, чем выбранный вами носитель. Внешние жесткие диски, устройства NAS и облачные архивы сохраняют биты нетронутыми. Формат файла определяет, можно ли интерпретировать эти биты как читаемый документ, когда программное обеспечение, создавшее исходный PDF-файл, больше не существует.
Семейство стандартов PDF/A, определенное стандартом ISO 19005, точно определяет, что должен и не должен содержать PDF-файл, чтобы его можно было считать пригодным для долгосрочного хранения. Каждое поколение стандарта ослабляло некоторые ограничения и добавляло новые возможности по мере развития технологий хранения и рендеринга. Вопрос о том, какой вариант PDF/A использовать, предполагает баланс между строжайшими гарантиями сохранения и практическими соображениями, такими как размер файла и доступность инструментов преобразования.
Document Management и инструменты экспорта WukongPDF поддерживают создание PDF/A для архивных целей. Для документов, уже находящихся в стандартном формате PDF, описанные ниже шаги преобразования позволяют получить результат архивного качества.
Почему стандартного PDF недостаточно для архивирования
Стандартный PDF-файл может зависеть от внешних ресурсов, которых в будущем может не быть. На шрифты можно ссылаться по имени, а не встраивать их, и если в операционной системе 2050 года этот шрифт не установлен, PDF-файл отображается с заменяющими глифами, которые могут не соответствовать исходному макету. Цветовые профили могут ссылаться на внешние файлы ICC. JavaScript может выполнять действия, которые зависят от конкретной версии программы чтения PDF-файлов. Гиперссылки могут указывать на URL-адреса, которые больше не разрешаются. PDF/A запрещает все эти внешние зависимости. Каждый ресурс, необходимый для правильного отображения документа, должен быть встроен в сам файл.
Стандартный PDF-файл также может содержать функции, которые могут не поддерживаться будущими программами чтения PDF-файлов. Мультимедийный контент, такой как встроенное видео и аудио, основан на кодеках, которые могут устареть. Содержимое 3D-моделей основано на механизмах рендеринга, производство которых может быть прекращено. PDF/A ограничивает набор разрешенных функций теми, которые считаются стабильными и могут поддерживаться бесконечно: текст, векторная графика, растровые изображения и метаданные.
Сравнение вариантов PDF/A для внешнего хранилища
PDF/A-2, опубликованный в 2011 году и основанный на PDF 1.7, является наиболее широко поддерживаемым архивным форматом. Он требует, чтобы все шрифты были встроены, запрещает ссылки на внешний контент, требует сжатия JPEG или сжатия без потерь, а также требует, чтобы документ включал информацию о цвете, которая обеспечивает правильную визуализацию без внешних цветовых профилей. PDF/A-2 принимается государственными архивами, судебными системами и институциональными хранилищами по всему миру. Для общего делового архивирования PDF/A-2 является самым безопасным выбором, поскольку он сочетает в себе строгие требования к сохранению с широкой поддержкой инструментов.
PDF/A-3, опубликованный в 2012 году, ослабляет одно ключевое ограничение PDF/A-2: он допускает вложение произвольных файлов в PDF. Документ PDF/A-3 может содержать исходный документ Word, электронную таблицу исходных данных или экспорт CSV табличных данных документа, встроенный вместе с архивным рендерингом PDF. Это полезно, когда в архиве необходимо сохранить не только внешний вид документа, но и исходные данные и возможность их повторной обработки будущими инструментами. Для архивирования на внешнем носителе, где целью является сохранение всего необходимого для восстановления полного контекста документа, PDF/A-3 со встроенными исходными файлами обеспечивает наиболее полный архивный пакет.
| Стандарт PDF | Наилучший вариант для | Ключевая особенность |
|---|---|---|
| PDF/A-2 | Долгосрочное архивирование, государственные записи | Автономный, все ресурсы встроены, никаких внешних зависимостей. |
| PDF/A-3 | Архив с прикрепленными исходными файлами. | Позволяет встраивать исходные документы вместе с рендерингом PDF/A. |
| PDF/A-4 | Современное архивирование, начиная с 2020 г. | На основе PDF 2.0, поддерживает JPEG2000, прозрачность, слои. |
Как преобразовать PDF в PDF/A для длительного хранения
В Adobe Acrobat Pro откройте PDF-файл и выберите «Инструменты», затем «Стандарты PDF». Выберите «Сохранить как PDF/A» и выберите нужный вариант, чаще всего PDF/A-2b для деловых документов. Acrobat анализирует PDF-файл на наличие проблем соответствия и сообщает о любых проблемах, которые необходимо устранить перед преобразованием. К распространенным нарушениям соответствия относятся невстроенные шрифты, изображения, использующие неподдерживаемый формат сжатия, а также метаданные документа, в которых отсутствуют обязательные поля, такие как заголовок документа.
После устранения проблем с соответствием нажмите «Сохранить как PDF/A». Acrobat создаст соответствующую копию. Проверьте преобразование, повторно открыв файл и проверив, что в свойствах документа на панели «Стандарты» отображается PDF/A-2b. Размер файла может немного увеличиться, поскольку шрифты теперь полностью встроены. Компромисс немного большего размера файла для гарантированной читабельности в будущем является основным преимуществом PDF/A.
Сохранение архивного PDF-файла на внешнем носителе
Лучший архивный формат на поврежденном внешнем жестком диске бесполезен. Объедините формат PDF/A с лучшими практиками хранения данных. Сохраните файл PDF/A как минимум на двух физически отдельных внешних дисках, хранящихся в разных местах. Используйте файловую систему, включающую контрольную сумму или проверку целостности данных, например ZFS или Btrfs, или периодически проверяйте хэш файла по сохраненной контрольной сумме для обнаружения скрытого повреждения данных. Как жесткие диски, так и твердотельные накопители с годами подвергаются порче, а один поврежденный байт в PDF-файле может сделать весь файл недоступным для открытия.
Включите текстовый файл README вместе с архивными PDF-файлами, в котором указано, что это за файлы, когда они были заархивированы, какое программное обеспечение использовалось для создания преобразований PDF/A, а также любые пароли, необходимые для открытия защищенных файлов. Через двадцать лет README предоставит контекст, который исходные имена файлов и структуры папок могут не передать. Сам README должен быть в текстовом формате, например TXT, или в простом HTML-файле, который любая будущая система сможет прочитать без специального программного обеспечения.
PDF/A на надежном внешнем хранилище с географической избыточностью обеспечивает наиболее практичную стратегию долгосрочного сохранения документов, доступную частным лицам и небольшим организациям, не имеющим доступа к институциональной инфраструктуре цифрового хранения. Для документов, которые должны сохраняться десятилетиями, сочетание автономного архивного формата, множества физических копий и периодической проверки целостности устраняет три основные угрозы долговечности цифровых документов: устаревание формата, сбой носителя и скрытое повреждение данных.
Проверка соответствия PDF/A перед завершением архивирования
После преобразования PDF в PDF/A запустите проверку соответствия перед отправкой файла в долгосрочное хранилище. В Acrobat Pro откройте файл PDF/A и выберите «Инструменты», «Стандарты PDF», затем «Проверить соответствие». При проверке проверяются все требования PDF/A: встроенные шрифты, отсутствие внешних зависимостей, разрешенные типы сжатия и полнота метаданных. В результате прохождения проверки создается отчет о соответствии, который можно сохранить вместе с заархивированным PDF-файлом в качестве доказательства того, что файл соответствовал стандарту на момент архивирования.
Если проверка не пройдена, Acrobat сообщает о конкретной проблеме соответствия. К частым сбоям относятся цветовые профили, ссылающиеся на внешние файлы ICC, поля форм, содержащие действия JavaScript, и аннотации, использующие внешние ресурсы. Каждую сообщенную проблему можно исправить вручную или с помощью инструмента «Предпечатная проверка» в Acrobat Pro. Исправьте все обнаруженные проблемы, повторите проверку и запишите файл в архив только после того, как он пройдет чистую проверку без ошибок и предупреждений.
Современный перенос архивных PDF-файлов на новые носители
Внешние жесткие диски служат от трех до пяти лет для вращающихся дисков и от пяти до десяти лет для твердотельных накопителей, хотя отдельные диски могут выйти из строя гораздо раньше. Архив PDF/A, созданный сегодня, следует перенести на новый носитель задолго до ожидаемого окна сбоя. Установите напоминание в календаре об обновлении носителя каждые три года.
Во время каждой миграции проверяйте каждый файл PDF/A, сравнивая его текущую контрольную сумму с контрольной суммой, записанной во время архивирования. Замените любой файл с несовпадающей контрольной суммой из избыточной копии на отдельном диске. После миграции обновите файл README, указав дату миграции, сведения о новом носителе и результаты проверки. Этот цикл гарантирует, что архивные документы выдержат как устаревание формата, так и неизбежный выход из строя физического носителя. Хорошо поддерживаемый архив PDF/A на вращающихся внешних дисках — это наиболее практичная стратегия цифрового хранения для отдельных лиц и организаций, которым необходимо, чтобы их документы оставались читабельными в течение десятилетий, не завися от какого-либо одного облачного провайдера или поставщика программного обеспечения.
Долгосрочное архивирование PDF-файлов вознаграждает за планирование, а не за реагирование. Документы, которые вы архивируете сегодня на внешнем хранилище, понадобятся через несколько лет, возможно, кому-то, у кого нет доступа к исходному программному обеспечению для создания или институциональным знаниям о том, почему был создан архив. Выбор PDF/A, документирование содержимого архива в файле README и периодический переход на новые носители — это небольшие инвестиции сегодня, которые предотвратят большие потери завтра. PDF/A на вращающихся внешних дисках — это практичная стратегия сохранения, не требующая никаких подписок на специализированное программное обеспечение, никаких зависимостей от облачных сервисов и никакой институциональной инфраструктуры цифрового хранения, кроме той, которую отдельный человек или небольшая группа может настроить за полдня. Формат PDF/A в сочетании с резервным внешним хранилищем и периодической проверкой целостности представляет собой проверенную стратегию сохранения, которая стоит недорого и защищает от наиболее распространенных причин потери цифровых документов.
Долгосрочное архивирование PDF-файлов на внешних носителях — это практика, которая вознаграждает за последовательность, а не за героические усилия. Правильная настройка архива один раз, последующее его поддержание посредством периодических проверок целостности и обновления носителей защищает документы от постепенного накопления рисков, которые по отдельности кажутся маловероятными, но в совокупности делают невосстановимую потерю данных практически неизбежной в течение нескольких десятилетий.