PDF/A-3 — наиболее гибкий вариант стандарта архивирования PDF/A. В то время как более ранние версии PDF/A были сосредоточены исключительно на том, чтобы сделать PDF автономными и визуально воспроизводимыми для долгосрочного хранения, PDF/A-3 добавила одну важную возможность: возможность встраивать файлы любого типа в качестве вложения в архивный PDF. Это делает его предпочтительным форматом для растущего спектра рабочих процессов с деловой документацией, особенно для электронного выставления счетов и гибридного обмена документами.
Семейство PDF/A: краткий обзор
PDF/A — это стандарт ISO (ISO 19005) для долгосрочного архивирования документов PDF. Все варианты имеют одно и то же основное требование: PDF должен быть полностью автономным, одинаково воспроизводимым независимо от среды просмотра и не содержать функций, которые могут поставить под угрозу доступность в будущем.
- PDF/A-1: оригинал (2005 г.). Самый консервативный — никакой прозрачности, никаких слоев, никаких встроенных файлов. Максимальная совместимость.
- PDF/A-2: добавлена поддержка прозрачности, слоев, сжатия JPEG 2000 и файлов PDF/A, встроенных в файлы PDF/A. По-прежнему нет произвольных вложений файлов.
- PDF/A-3: все функции PDF/A-2 плюс возможность встраивания файлов любого типа в качестве вложения — XML, CSV, Excel, Word, исходных файлов — вместе с архивным PDF.
Что дает PDF/A-3: гибридный документ
Определяющей особенностью PDF/A-3 является гибридный документ: один файл, содержащий как удобочитаемый PDF, так и машиночитаемый файл данных. PDF визуализирует документ для людей — счета, отчеты, контракты — а встроенный файл содержит структурированные данные, которые программное обеспечение может обрабатывать автоматически.
Наиболее известным применением является электронное выставление счетов. Формат ZUGFeRD (Германия) и формат Factur-X (Франция и ЕС) основаны на PDF/A-3 — удобочитаемом счете PDF со встроенным XML-файлом, содержащим все данные счета в структурированном формате, который бухгалтерское программное обеспечение может импортировать автоматически. Один файл служит как для проверки человеком, так и для автоматической обработки, не требуя повторного ввода данных.
Когда использовать PDF/A-3 вместо PDF/A-1 или PDF/A-2
Используйте PDF/A-3, когда:
- Документ должен содержать исходные данные вместе с представлением PDF: счета со встроенным XML, отчеты со встроенными электронными таблицами, контракты со встроенными оригинальными редактируемыми файлами.
- Формат требуется определенным стандартом: ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung (стандарт выставления электронных счетов правительства Германии) и аналогичные форматы требуют PDF/A-3.
- Вам требуется сохранение архивного качества с возможностью включения вспомогательных файлов: PDF Архивное качество PDF/A в сочетании с удобством хранения связанных файлов в одном контейнере.
Используйте PDF/A-1 или PDF/A-2, когда:
- Документ предназначен исключительно для долгосрочного визуального архивирования без требований к обработке данных.
- Требуется максимальная совместимость со старыми архивными системами.
- В политике архивирования организации конкретно указывается PDF/A-1 или PDF/A-2.
PDF/A-3 Уровни соответствия
Как и другие варианты PDF/A, PDF/A-3 имеет два уровня соответствия:
- PDF/A-3b (базовый): обеспечивает визуальную воспроизводимость — документ всегда выглядит одинаково. Требует наличия тегов PDF для обеспечения доступности, но не требует полной семантической разметки.
- PDF/A-3u (unicode): добавляет требование, чтобы весь текст был представлен в Unicode, гарантируя возможность надежного извлечения и поиска текста.
Для приложений электронного выставления счетов обычно достаточно PDF/A-3b. Для документов, в которых важна возможность поиска и извлечения текста (архивные контракты, нормативные документы), предпочтителен формат PDF/A-3u.
Как создать файл PDF/A-3
Adobe Acrobat Pro может сохранять файлы PDF как PDF/A-3 через меню «Файл» > Сохранить как другое > Архивируемый PDF (PDF/A). Выберите PDF/A-3b или PDF/A-3u из вариантов уровня соответствия. Acrobat пометит любой контент, который не соответствует требованиям PDF Standard, и либо исправит его автоматически, либо запросит ввод данных.
В частности, что касается электронного выставления счетов, специальное программное обеспечение для выставления счетов и системы ERP обычно автоматически обрабатывают создание PDF/A-3 — генерируют PDF, структурированный XML, и объединяют их в совместимый файл PDF/A-3 без ручного вмешательства. Такие инструменты, как Mustang (библиотека Java с открытым исходным кодом) и коммерческие решения, такие как Zugferd-manager, разработаны специально для этого рабочего процесса.