Хранение файлов PDF в течение длительного времени — лет или десятилетий — требует большего внимания, чем простое хранение их в папке. Файлы повреждаются, жесткие диски выходят из строя, облачные службы отключаются, а форматы, которые сегодня прекрасно открываются, могут иметь проблемы с совместимостью через десять лет. Обдуманный подход к архивированию PDF защищает важные документы от этих рисков.
Используйте формат PDF/A для долгосрочного архивирования
PDF/A — это стандартизированная по ISO версия PDF, специально разработанная для долгосрочного хранения. Ключевое отличие от обычного PDF: все необходимое для рендеринга документа должно быть встроено в сам файл. Шрифты всегда встроены, цветовые профили включены, ссылки на внешний контент запрещены, а шифрование не разрешено.
Архив PDF в формате PDF/A будет одинаково отображаться в любом средстве просмотра PDF сейчас или в будущем, поскольку он содержит все ресурсы, необходимые для рендеринга, а не полагается на среду просмотра для их предоставления. Именно эта автономность делает его пригодным для длительного хранения. Правительственные учреждения, суды и библиотеки используют PDF/A именно из-за этой гарантии.
Как преобразовать PDF в PDF/A
В Adobe Acrobat Pro перейдите в раздел «Файл» > Сохранить как другое > Архивируемый PDF (PDF/A). Acrobat проверяет документ на наличие проблем с соблюдением требований (не встроенные шрифты, прозрачность, которую необходимо сгладить, шифрование, которое необходимо удалить), и либо исправляет их автоматически, либо помечает их для вашего внимания.
PDF/A существует в нескольких вариантах. PDF/A-1 является наиболее консервативным и наиболее широко поддерживаемым. PDF/A-2 и PDF/A-3 поддерживают более современные функции, включая встроенные файлы. Для большинства целей архивирования достаточно PDF/A-1b (базовый уровень соответствия), который обеспечивает максимальную совместимость с будущими программами просмотра.
Резервное правило 3-2-1
Выбор формата имеет меньшее значение, чем наличие нескольких копий в разных местах. Стандартная рекомендация для важных файлов — правило 3-2-1:
- 3 копии: оригинал плюс две резервные копии.
- 2 различных типа носителей: например, локальный жесткий диск и облачное хранилище, а не два локальных диска, которые могут выйти из строя в одном и том же случае (пожар, кража, наводнение).
- 1 внешняя копия: облачное хранилище, диск в другом физическом месте или онлайн-служба резервного копирования.
Для личных архивов документов это обычно означает: файлы на вашем компьютере + внешний жесткий диск + облачное хранилище (Google Drive, iCloud, Dropbox). Любой из них может выйти из строя без потери документов.
Выбор облачного хранилища для долгосрочного хранения PDF
Услуги облачного хранения удобны, но сопряжены со своими рисками: прекращением действия учетной записи, прекращением обслуживания, изменением цен или изменением условий обслуживания. Для действительно важных документов не полагайтесь на один облачный сервис.
- Google Drive и OneDrive: привязывается к вашей учетной записи Google или Microsoft — надежные службы вряд ли отключатся, но доступ к учетной записи зависит от обслуживания этих учетных записей.
- Backblaze B2 или Amazon S3: недорогое объектное хранилище, предназначенное для долгосрочного хранения и используемое предприятиями для архивирования. Более техничный в настройке, но очень надежный и доступный для больших коллекций.
- Физический носитель: оптические диски M-DISC рассчитаны на срок хранения более 1000 лет и не подвержены отключению служб или проблемам с учетной записью — реальный вариант для действительно постоянного архивирования важных документов.
Именование файлов для обеспечения долгосрочного поиска
Файлы с именем "scan001.pdf" или "document_final_v3.pdf" бесполезны в архиве десять лет спустя. Используйте описательные имена, которые идентифицируют документ, не открывая его:
- Включите дату в формате ISO: 15 марта 2024 г. (сортировка в хронологическом порядке в любой файловой системе).
- Укажите тип документа: Контракт, Счет, Сертификат, Акт.
- Укажите контрагента или субъект: AcmeCorp, TaxReturn2023, PropertyAddress.
Имя файла типа «2024-03-15_Contract_AcmeCorp_ServiceAgreement.pdf»; расскажет вам все, что вам нужно знать, прежде чем открыть его. Примените сжатие PDF перед архивированием, если файлы большие: файлы меньшего размера легче копировать, переносить и хранить в нескольких местах с течением времени.