PDF/A — это подмножество PDF — это более ограниченная версия формата, разработанная специально для долгосрочного архивирования документов. Большинство людей сталкиваются с этим, когда правительственный портал, правовая система или требования к архивированию указывают «только формат PDF/A». Понимание того, чем PDF/A отличается от обычного PDF, объясняет, почему он существует и когда он вам действительно нужен.
Что стандарт PDF разрешает, а PDF/A запрещает
Стандартный формат PDF является гибким. Он может содержать JavaScript, который запускается при открытии документа, ссылки на внешние ресурсы, которые загружаются во время просмотра, зашифрованный контент, встроенные мультимедиа, такие как аудио и видео, и не полностью встроенные шрифты — полагаясь на то, что средство просмотра предоставит их из локальной системы.
Все эти функции создают зависимости от внешних систем или программного обеспечения, которых в будущем может не быть. Для PDF со встроенным видео требуется видеокодек. PDF со ссылками на внешние шрифты требует установки этих шрифтов. Для PDF с JavaScript требуется программа просмотра, выполняющая JavaScript. Через двадцать лет любая из этих зависимостей может стать недоступной.
Что требуется для PDF/A
PDF/A спроектирован как полностью автономный. Каждый элемент, который документ должен отображать правильно, должен быть встроен в сам файл — никакие внешние зависимости не допускаются. В частности, PDF/A требует:
- Все шрифты полностью встроены: каждая гарнитура, используемая в документе, должна быть встроена полностью, а не на ссылку из системы или встроена частично.
- Нет ссылок на внешний контент: нет ссылок на внешние файлы, нет контента, загружаемого с URL-адресов во время просмотра.
- Нет JavaScript: нет исполняемого содержимого, которое зависит от интерпретации программного обеспечения.
- Без шифрования: контент должен быть полностью доступен — защита паролем предотвращает доступ в будущем, если пароли будут утеряны.
- Встроенные цветовые профили: цвета должны описываться с помощью встроенных профилей ICC, чтобы документ воспроизводился согласованно независимо от системы отображения.
- Метаданные документа: должны присутствовать определенные поля метаданных XMP, включая декларацию соответствия PDF/A.
PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3: в чем разница?
- PDF/A-1 (2005 г.): оригинальная и самая строгая версия, основанная на PDF 1.4. Никакой прозрачности, никаких слоев, никакого сжатия JPEG 2000. Наиболее универсально поддерживается архивными системами.
- PDF/A-2 (2011 г.): на основе PDF 1.7. Обеспечивает прозрачность, слои, сжатие JPEG 2000 и встраивание файлов PDF/A в файлы PDF/A. Более современный и гибкий, сохраняя при этом архивную надежность.
- PDF/A-3 (2012 г.): похож на PDF/A-2, но позволяет встраивать файлы любого типа (не только PDF/A) в архивный документ. Используется для встраивания XML-счетов, исходных файлов или других вложений в визуальный документ.
Каждая версия также имеет уровни соответствия: A (полная доступность, с тегированной структурой), B (базовый, только визуальная воспроизводимость) и U (отображение в Юникоде). PDF/A-1b чаще всего требуется архивным системам — он гарантирует, что документ будет выглядеть одинаково, но не требует маркировки полной доступности.
Когда вам действительно нужен PDF/A
PDF/A требуется или настоятельно рекомендуется в определенных контекстах:
- Правительственные и юридические документы, в которых долгосрочное хранение записей предусмотрено законом
- Судебные документы в юрисдикциях, требующих форматов, соответствующих архивным требованиям.
- Финансовые и бухгалтерские записи с требованиями к многолетнему хранению.
- Медицинские записи, где документы должны оставаться читаемыми на протяжении всей жизни пациента.
- Любая организация с официальной системой управления документами, в которой для архивных записей указан PDF/A.
Для повседневных деловых документов — предложений, отчетов, счетов, корреспонденции — стандартного PDF Архивирования через обычный PDF вполне достаточно. Ограничения PDF/A оправданы только тогда, когда вам нужна гарантия читабельности в будущем на десятилетия, а не только на годы.
Как создать файл PDF/A
В Microsoft Word файл > Сохранить как > PDF > Параметры > отметьте «Соответствие стандарту ISO 19005-1 (PDF/A)»; напрямую создает файл PDF/A-1b. Это самый простой путь для документов Word.
Adobe Acrobat Pro может преобразовать существующий PDF в PDF/A с помощью инструмента «Предпечатная проверка» («Инструменты» > «Печать» > «Предпечатная проверка» > «Соответствие PDF/A»). Он проверяет документ на соответствие требованиям PDF/A и исправляет или помечает любые проблемы — невстроенные шрифты, внешние ссылки, запрещенный контент. Для организаций, регулярно производящих архивные документы, этот рабочий процесс обеспечивает соблюдение требований перед подачей в архив.