У вас тысяча клиентов, и каждому из них нужна персональная выписка в формате PDF. Макет документа для всех одинаков: тот же логотип, та же структура таблиц, та же оговорка об отказе от ответственности. Отличаются только имя клиента, номер счета, строки транзакций и баланс. Создание тысячи отдельных PDF-файлов путем редактирования шаблона вручную и экспорта каждого из них займет несколько дней. Печать переменных данных, основанная на стандарте PDF/VT, автоматизирует этот процесс, так что с помощью одного шаблона и файла данных весь пакет создается за считанные секунды.
PDF/VT, где VT означает «переменные и транзакционные», — это стандарт ISO, разработанный специально для создания больших объемов персонализированных документов. Он используется банками, отправляющими ежемесячные отчеты, телекоммуникационными компаниями, отправляющими индивидуальные счета, страховыми компаниями, отправляющими документы о полисе, и любой организацией, которой необходимо создавать тысячи или миллионы документов, которые имеют общий макет, но содержат уникальные данные для каждого получателя.
Чем PDF/VT отличается от обычного PDF
Обычный PDF-файл — это автономный документ. Все его содержимое, текст, изображения, шрифты, макет встроены в файл. Чтобы изменить имя клиента в обычном PDF-файле, необходимо отредактировать документ и повторно экспортировать его, создав новый файл. Файл PDF/VT разделяет документ на две части: шаблон, определяющий макет, шрифты и статическое содержимое, и поток данных, содержащий переменное содержимое для каждой записи. Процессор PDF/VT объединяет шаблон с каждой записью в потоке данных, создавая поток индивидуализированных страниц или документов.
Ключевым техническим преимуществом такого разделения является производительность. Файл PDF Standard может определять объекты графического содержимого один раз и ссылаться на них с нескольких страниц в выходном потоке. Логотип, фон, юридический текст и данные шрифта сохраняются один раз и повторно используются в каждой записи. Для каждой записи сохраняется только текст переменной, имя клиента, строки транзакций и баланс. Это значительно уменьшает размер файлов PDF/VT и ускоряет их обработку по сравнению с созданием отдельного PDF-файла для каждой записи. Файл выписки объемом в тысячу страниц, созданный в формате PDF/VT, может иметь размер 5 МБ. Одна и та же тысяча страниц, созданных как отдельные PDF-файлы и объединенных, может иметь размер 50 МБ или более.
Попробуйте редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.
Три части рабочего процесса PDF/VT
Рабочий процесс создания PDF/VT состоит из трех компонентов. Шаблон представляет собой PDF-файл, который определяет макет страницы: где находится логотип, какие шрифты использовать, где начинается таблица и где расположены заполнители для изменяемого текста. Источником данных является файл (обычно CSV, XML или соединение с базой данных), содержащий одну запись на каждого получателя. Каждая запись имеет поля, которые соответствуют заполнителям в шаблоне. Механизм композиции — это программное обеспечение, которое объединяет шаблон с источником данных, создавая выходные данные PDF/VT.
В шаблоне используется синтаксис заполнителя, чтобы указать, куда следует вставить переменные данные. Заполнитель может выглядеть как {{CustomerName}} или ${account_number}, в зависимости от механизма композиции. Во время обработки механизм заменяет каждый заполнитель соответствующим значением из текущей записи данных, визуализирует страницу и переходит к следующей записи. Результатом может быть один многостраничный PDF-файл, содержащий все записи, или отдельные PDF-файлы, или поток печати, отправленный непосредственно в цифровую печатную машину большого объема.
Когда PDF/VT — правильный инструмент, а когда достаточно слияния почты
Для небольших объемов, от нескольких десятков до нескольких сотен персонализированных документов, стандартное слияние писем в Microsoft Word или Google Docs проще и не требует специального программного обеспечения. Создайте шаблон в Word, подключите его к электронной таблице Excel в качестве источника данных и используйте функцию слияния для создания отдельных документов. Экспортируйте объединенные документы в PDF индивидуально или пакетно. Этот рабочий процесс хорошо работает до нескольких сотен записей. Кроме того, Word становится медленным, и процесс становится узким местом.
PDF/VT занимает свое место в больших объемах, от тысяч до миллионов записей, а также в автоматизированных рабочих процессах, где документы должны создаваться без вмешательства человека по расписанию. Банку, генерирующему 200 000 ежемесячных отчетов, необходим процесс, который выполняется автоматически, завершается в пределах определенного окна и выдает результаты, пригодные для высокоскоростной цифровой печати или электронной доставки. PDF/VT предназначен именно для этого случая использования. Это также правильный выбор, когда том PDF Printing требует эффективности специализированного механизма компоновки, который может управлять промышленными цифровыми печатными машинами с номинальной скоростью, которая может составлять тысячи страниц в минуту.
Как создать шаблон PDF/VT
Шаблоны PDF/VT можно создавать с помощью специализированного программного обеспечения для создания документов, такого как Adobe Experience Manager, XMPie, PlanetPress или GMC Inspire. Это корпоративные инструменты, предназначенные для создания больших объемов транзакционных документов, а их цена и сложность отражают эту аудиторию. Для организаций, которые уже используют эти платформы, PDF/VT является естественным выходным форматом.
Для небольших организаций, которым необходим вывод переменных данных без инвестиций в платформу компоновки предприятия, существует практическая золотая середина. Создайте шаблон в виде обычного PDF-файла с полями формы или текстовыми заполнителями. Используйте возможности пакетной обработки WukongPDF для заполнения заполнителей из электронной таблицы или файла CSV, создавая отдельные PDF-файлы для каждой записи. Хотя этому подходу не хватает эффективности хранения настоящего PDF/VT, поскольку он создает отдельные файлы, а не единый оптимизированный поток документов, он достигает того же конечного результата: персонализированных PDF-файлов для каждого получателя, используя инструменты, доступные без корпоративного лицензирования или специального обучения. Компромиссом является размер файла и скорость обработки, которые приемлемы при объемах до нескольких тысяч записей.
Будущее переменных данных в PDF-файлах
PDF/VT — это зрелый стандарт, впервые опубликованный в 2010 году, но его внедрение по-прежнему сконцентрировано в банковском, страховом, телекоммуникационном и государственном секторах, где большие объемы транзакционных документов являются основной бизнес-функцией. Тенденция последних лет заключалась в использовании конвейеров HTML-to-PDF для переменных данных, где шаблон создается в HTML и CSS, заполняется данными на стороне сервера и отображается в PDF по требованию. Этот подход использует широкий круг веб-разработчиков, которые уже знают HTML и CSS, вместо того, чтобы требовать специальных навыков составления PDF-файлов.
Какую бы технологию вы ни использовали, принцип остается тем же: отделите шаблон от данных, сгенерируйте документы программно и оптимизируйте под фактически необходимый вам объем. Для большинства пользователей формата PDF слияние почты в PDF удовлетворяет их потребности. PDF/VT существует для тех масштабов, где слияние почты не работает. Знание обоих вариантов означает, что вы можете выбрать правильный инструмент для своего объема, а не бороться с инструментом, который не предназначен для вашего масштаба.
Попробуйте редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.