Прикрепление PDF-файла, защищенного паролем, к электронному письму и нажатие кнопки «Отправить» запускает цепочку событий, которые отправитель, возможно, не полностью учел. Система электронной почты передает зашифрованный PDF-файл через несколько серверов. Получатель получает вложение, которое он не может открыть без пароля, который может быть получен или не получен по отдельному каналу. Поставщик услуг электронной почты может отсканировать вложение и пометить его как потенциально вредоносное. И в зависимости от надежности пароля и метода шифрования документ может быть более или менее безопасным, чем предполагал отправитель. Отправка PDF-файла, защищенного паролем, требует компромисса между безопасностью, удобством и доставляемостью.
Что система электронной почты делает с зашифрованным вложением PDF
Серверы электронной почты на пути передачи обрабатывают зашифрованные вложения PDF, как и любой другой файл. Вложение передается как часть MIME в кодировке Base64 в сообщении электронной почты. Шифрование, примененное к PDF-файлу, защищает содержимое документа, но метаданные электронной почты, включая адрес отправителя, адрес получателя, строку темы и имя файла вложения, остаются в виде обычного текста и видны каждому серверу, передающему сообщение. Зашифрованное вложение PDF защищает содержимое документа. Он не защищает тот факт, что документ был отправлен, кто его отправил или как называется файл.
Системы сканирования электронной почты обнаруживают зашифрованный PDF-файл и сталкиваются с дилеммой. Сканер не может прочитать содержимое документа на наличие вредоносного ПО, потери данных или нарушений политики. Различные системы электронной почты решают эту проблему по-разному. Некоторые позволяют зашифрованным PDF-файлам проходить без проверки. Другие помещают их в карантин или блокируют, поскольку невозможность сканирования контента сама по себе рассматривается как угроза безопасности. Корпоративные системы электронной почты со строгой политикой предотвращения потери данных с большей вероятностью будут блокировать зашифрованные вложения. PDF Security посредством шифрования может иметь непредвиденный побочный эффект, заключающийся в том, что электронное письмо не дойдет до получателя.
Проблема доставки пароля
Зашифрованный PDF-файл без пароля является нечитаемым файлом. Пароль должен дойти до получателя по каналу, отдельному от электронного письма, в котором находится PDF-файл. Отправка пароля в том же электронном письме, что и вложение, возможно, в теле сообщения или в качестве второго вложения, нарушает шифрование, поскольку любой, кто получает доступ к электронному письму, получает доступ как к зашифрованному файлу, так и к ключу для его расшифровки. Пароль должен пройти по другому каналу.
Общие отдельные каналы включают телефонный звонок, текстовое сообщение, приложение для зашифрованного обмена сообщениями или заранее согласованный пароль, который уже известен обеим сторонам. Каждый из этих каналов имеет свои собственные свойства безопасности. Текстовое сообщение проходит через мобильную сеть и может быть перехвачено. Телефонный звонок подтверждает доставку нужному человеку, но не оставляет никаких письменных записей. Приложение для обмена зашифрованными сообщениями обеспечивает надежную защиту, но требует, чтобы у обеих сторон было установлено одно и то же приложение. Метод доставки PDF Password должен соответствовать конфиденциальности содержимого документа. Контракт стоимостью в миллионы долларов гарантирует более безопасный канал доставки паролей, чем внутренний черновик документа.
Что происходит, когда получатель открывает электронное письмо
Получатель видит электронное письмо с вложением в формате PDF и, в идеале, уже получил пароль по отдельному каналу. Они загружают вложение, открывают его в программе просмотра PDF-файлов, и им предлагается ввести пароль. После ввода правильного пароля документ откроется. Получатель теперь может просматривать, распечатывать и, возможно, редактировать контент, в зависимости от настроек разрешений, примененных вместе с открытым паролем.
Если получатель вводит неправильный пароль, программа просмотра PDF выдает ошибку и документ не открывается. После нескольких неудачных попыток некоторые программы просмотра PDF блокируют документ, и для повторной попытки требуется новая загрузка вложения. Такое поведение блокировки является функцией средства просмотра, а не функцией безопасности PDF-файлов, и оно варьируется в зависимости от средства просмотра. Получателю может потребоваться еще раз загрузить вложение из исходного письма. Если электронное письмо было удалено или заархивировано, получение новой копии вложения усложняет процесс.
Что происходит, когда получатель пересылает электронное письмо
Пересылка электронной почты — это то место, где безопасность зашифрованного PDF-файла часто нарушается. Исходный получатель пересылает электронное письмо с зашифрованным вложением в формате PDF кому-то другому. Пересылаемое электронное письмо содержит вложение, которое все еще зашифровано. Если получатель пересылки также пересылает пароль, будь то в теле пересылаемого сообщения, в отдельном электронном письме или устно, у нового получателя теперь есть и зашифрованный файл, и средства для его открытия. Первоначальный отправитель потерял контроль над тем, кто может получить доступ к документу.
Пароль PDF-файла не может быть отозван. Как только получатель получит и зашифрованный файл, и пароль, он сможет открывать документ бесконечно, даже если первоначальный отправитель позже изменит пароль в последующих версиях. Каждое зашифрованное электронное письмо представляет собой единоразовое событие распространения. Отправитель может контролировать, кто будет получать будущие версии, используя другой пароль, но исходная версия с исходным паролем останется доступной для исходных получателей. PDF Security посредством защиты паролем обеспечивает контроль доступа в точке доставки, но не постоянное управление доступом.
Ограничения на размер электронной почты и зашифрованные PDF-файлы
Системы электронной почты накладывают ограничения на максимальный размер сообщения, которые влияют на доставку зашифрованного вложения PDF. Наиболее распространенное ограничение составляет 25 мегабайт для общего размера закодированного сообщения, которое включает тело электронного письма, заголовки и все вложения в их форме в кодировке Base64. Кодировка Base64 увеличивает размер вложения примерно на тридцать три процента по сравнению с исходным размером файла. 20-мегабайтный PDF-файл при кодировке Base64 становится примерно 26,7-мегабайтным вложением, что превышает предел в 25 мегабайт.
Сжатие PDF-файла перед его шифрованием уменьшает размер файла и помогает ему соответствовать ограничениям электронной почты. Сначала примените сжатие, а затем зашифруйте сжатый файл. Сжатие уменьшает размер файла за счет удаления избыточных данных. Шифрование затем защищает сжатое содержимое. Порядок имеет значение, поскольку сначала шифрование, а затем сжатие неэффективно. Зашифрованные данные кажутся случайными для алгоритмов сжатия, которые полагаются на поиск закономерностей и избыточность. Правильно зашифрованный PDF-файл по существу несжимаем.
Альтернативы отправке PDF-файлов, защищенных паролем, по электронной почте
Для документов, требования безопасности которых превышают возможности защиты электронной почты и пароля, существует несколько альтернатив. Защищенный портал документов позволяет получателю войти в систему через веб-браузер, чтобы просмотреть и загрузить документ. Портал аутентифицирует получателя, регистрирует доступ и при необходимости может отозвать доступ. Сам документ никогда не передается по электронной почте. На электронную почту приходит только уведомление о том, что документ доступен для просмотра.
Службы обмена зашифрованными файлами, такие как Dropbox с общими ссылками, защищенными паролем, или OneDrive со ссылками с истекающим сроком действия, представляют собой золотую середину между вложениями электронной почты и порталами с полными документами. Файл хранится на сервисе обмена. Получатель получает ссылку со сроком действия и паролем доступа. По истечении срока действия ссылки получатель больше не сможет получить доступ к файлу, даже если у него все еще есть пароль. Этот подход устраняет ограничение на отзыв отправленных по электронной почте зашифрованных PDF-файлов.
WukongPDF предоставляет функции PDF Security, включая защиту паролем и шифрование, а защищенный PDF-файл можно распространять по любому каналу по выбору отправителя. Когда выбранным каналом является электронная почта, понимание ограничений и соответствующее планирование доставки паролей превращают несовершенную систему в систему, подходящую для поставленной цели.
Обработка возвращенных и заблокированных зашифрованных электронных писем в формате PDF
Когда электронное письмо с зашифрованным вложением PDF не возвращается или блокируется, отправитель получает отчет о недоставке. В отчете может быть указано, что сообщение было отклонено из-за неприемлемого типа вложения. Некоторые системы электронной почты специально помечают зашифрованные вложения, поскольку их невозможно сканировать. Затем отправителю необходимо выбрать альтернативный способ доставки.
Если доставка по электронной почте не удалась, рассмотрите возможность загрузки зашифрованного PDF-файла в безопасную службу обмена файлами и вместо этого отправьте получателю ссылку. Ссылка на службу обмена представляет собой простой текстовый URL-адрес, который проходит через фильтры электронной почты без активации политик сканирования вложений. Получатель щелкает ссылку, загружает зашифрованный PDF-файл из службы обмена и открывает его с помощью отдельно сообщенного пароля. Этот подход отделяет передачу файлов от системы электронной почты, сохраняя при этом шифрование PDF.
Рассмотрите возможность добавления идентификатора документа в имя PDF-файла и в строку темы электронного письма, чтобы получатель мог использовать его для запроса пароля, если он его не получил. Имя файла, например Contract-2026-Q3-Encrypted.pdf, помогает получателю распознать, что представляет собой документ, и знать, что спрашивать, когда он звонит или отправляет сообщение с запросом пароля.
Для получателей, которые регулярно получают зашифрованные PDF-файлы от одного и того же отправителя, согласуйте график ротации паролей. Общий календарь паролей, передаваемый по защищенному каналу, сообщает обеим сторонам, какой пароль активен в течение какого периода времени. Календарь может представлять собой просто распечатанную карточку, хранящуюся в безопасном месте, с указанием месяца и соответствующего пароля для этого месяца.
Отправка по электронной почте документа, защищенного PDF Security, требует компромиссов на каждом этапе. Шифрование защищает контент при передаче и хранении на устройстве-получателе. Канал доставки пароля определяет, является ли шифрование эффективным или его можно легко обойти. Сама система электронной почты может принять или отклонить зашифрованное вложение на основании политик, находящихся вне контроля отправителя.