Большинству PDF-файлов не требуется пароль. Информационный бюллетень, брошюра о продукте, публичный отчет — их блокировка просто создаст разногласия без всякой причины. Но некоторые документы действительно нуждаются в защите, и знание того, какие ситуации требуют этого, спасает вас от чрезмерной защиты всего или от оставления конфиденциальных файлов широко открытыми. Вот пять случаев, когда защита PDF-файла паролем — правильный выбор.
1. Документ содержит личную или финансовую информацию
Налоговые декларации, банковские выписки, информация о зарплате, медицинские записи, сканы паспортов — любой PDF-файл, содержащий данные, которые могут быть использованы для кражи личных данных или финансового мошенничества, должен иметь пароль, прежде чем он попадет в какое-либо место рядом с вложением электронной почты или ссылкой на облачное хранилище.
Электронная почта не защищена по умолчанию. Если сообщение пересылается не тому человеку или почтовый ящик взломан, незащищенный PDF-файл можно сразу прочитать. Пароль Protect PDF означает, что файл бесполезен без ключа, даже если он окажется там, где не должен.
2. Вы делитесь контрактом или юридическим документом
Контракты, соглашения о неразглашении, соглашения и юридические документы часто содержат условия, которые являются деликатными для участвующих сторон. Отправка их без какой-либо защиты означает, что любой, кто получит доступ к переписке электронной почты или хранилищу файлов, сможет прочитать полные условия, включая людей, не подписавших соглашение.
Пароль, защищающий контракт перед отправкой, также сигнализирует получателю, что вы серьезно относитесь к безопасности документов — мелочь, но она имеет значение в профессиональном контексте. Передайте пароль по отдельному каналу (текстовое сообщение, а не то же электронное письмо) для дополнительного уровня безопасности.
3. Файл будет храниться в общем месте.
Общие диски, папки группы и облачное хранилище удобны, но они также доступны всем, у кого есть разрешения на это пространство, которое часто представляет собой более широкую группу, чем предполагалось. Если вы помещаете конфиденциальный документ в общую папку, потому что это самый простой способ передать его, пароль добавляет уровень контроля доступа, которого не обеспечивает сама папка.
Часто это касается кадровых документов, данных о вознаграждениях руководителей, файлов, связанных со слияниями, и всего остального, что является конфиденциальным в организации, но должно храниться где-то, доступном хотя бы нескольким людям.
4. Вы хотите запретить редактирование или копирование
Пароли PDF бывают двух типов: открытый пароль, который определяет, кто может просматривать файл, и пароль разрешений, который определяет, что они могут с ним делать. Пароль разрешений позволяет ограничить печать, копирование текста и редактирование, не мешая кому-либо открыть и прочитать документ.
Это полезно для:
- Предложения и расценки, которые вы не хотите, чтобы клиенты редактировали и использовали повторно.
- Отчеты или исследования, которые вы распространяете, но хотите сохранить в неприкосновенности.
- Шаблоны, которые следует заполнять, но не изменять структурно
Стоит отметить, что ограничения разрешений не являются надежными — решительные пользователи могут их обойти — но они предотвращают случайное злоупотребление и проясняют ваши намерения.
5. Документ отправляется внешней стороне
Внутренние документы, используемые внутри команды, имеют некоторый базовый уровень доверия — вы знаете, у кого есть доступ и примерно, как они с этим справятся. Другое дело — документы, отправленные за пределы вашей организации. Как только файл покидает вашу электронную почту, вы не можете контролировать, куда он отправится дальше.
Любой конфиденциальный PDF-файл, отправляемый клиенту, поставщику, партнеру или внешнему контакту, по умолчанию должен быть защищен паролем. Это небольшое неудобство для получателя и значимая гарантия для вас. Используйте инструмент Protect PDF от WukongPDF на www.wukongpdf.com, чтобы добавить пароль перед отправкой — загрузите файл, установите пароль, загрузите защищенную версию.
Простое правило принятия решения
Спросите себя: если этот файл окажется в чужих руках, будет ли это иметь значение? Если ответ положительный, добавьте пароль. Если это общедоступный документ без конфиденциального содержания, пропустите его. Цель не в том, чтобы все заблокировать, а в том, чтобы защитить файлы, которые действительно в этом нуждаются.