Вы только что завершили документ об обзоре заработной платы с отдельными цифрами для двенадцати сотрудников. Вам нужно отправить его в HR, и только в HR. Или вы юрист, отправляющий клиенту по электронной почте проект мирового соглашения. Или вы основатель, делящийся соглашением с потенциальным инвестором. В каждом случае вы отправляете что-то, что абсолютно не может попасть в чужие руки, и делаете это по электронной почте, которая так же конфиденциальна, как открытка.
Вот как справиться с этим, не теряя сна.
Поймите, от чего вы на самом деле защищаете
Большинство утечек конфиденциальных документов происходят не из-за изощренного взлома. Они происходят потому, что:
- Письмо пересылается не тому человеку — случайно или по неосторожности
- Папка общего диска имеет более широкий доступ, чем предполагалось.
- Кто-то оставил устройство разблокированным в общественном месте
- Учетная запись электронной почты подвергается риску и открываются исторические вложения.
Средства защиты, которые стоит установить, — это те, которые устраняют эти конкретные виды сбоев, а не тщательно продуманный театр безопасности, который добавляет трений без существенного снижения риска.
Пароль Защитите PDF, прежде чем он покинет ваш компьютер
Это самый эффективный шаг. Защищенный паролем PDF нечитабелен для тех, у кого нет пароля — даже если электронное письмо пересылается двадцать раз, вложение хранится в чужом почтовом ящике годами или принимающее устройство остается разблокированным в поезде. Без ключа файл бесполезен.
Инструмент Protect PDF от WukongPDF на www.wukongpdf.com добавляет пароль к любому PDF менее чем за минуту — загрузите файл, установите пароль, загрузите защищенную версию. Используйте надежный пароль: не менее двенадцати символов, а не имя получателя или название вашей компании. То, о чем никто из вас не догадался, но вы оба можете найти в менеджере паролей.
Отправить пароль через другой канал
Это шаг, который большинство людей пропускают, и именно он делает защиту значимой. Отправка пароля в том же электронном письме, что и защищенный файл, не дает цели. Если кто-то получит доступ к этой ветке электронной почты, у него будут и файл, и ключ.
Отправьте файл по электронной почте. Отправьте пароль текстовым сообщением, WhatsApp или по телефону. Два отдельных канала означают, что единой точки компромисса — доступа к электронной почте или только к сообщениям — недостаточно. Оба должны быть открыты, чтобы документ можно было прочитать. Это простая оперативная привычка, которая требует дополнительных тридцати секунд и значительно повышает планку случайного воздействия.
Проверьте, что скрывается в метаданных файла
Файлы PDF содержат метаданные, которые большинство людей никогда не просматривают: имя автора, используемое программное обеспечение, дату создания и изменения, а иногда и путь к файлу с исходного компьютера, который может включать имена пользователей, имена серверов или внутренние кодовые имена проектов.
Для действительно конфиденциальных документов стоит удалить эти метаданные перед отправкой. В Adobe Acrobat перейдите в раздел «Файл» > Свойства и очистите поля метаданных вручную. Более простая альтернатива — распечатать PDF в новый PDF с помощью встроенного в вашу операционную систему принтера PDF — при этом создается чистая копия без встроенной истории документа. Содержание идентично; след метаданных исчез.
Подумайте, является ли электронная почта подходящим каналом
Для большинства документов достаточно защищенного паролем PDF, отправленного по электронной почте. Но для некоторых — текущих юридических вопросов, документов, содержащих финансовые данные, подлежащие нормативным требованиям, всего, что связано с личной информацией в регулируемой отрасли — электронная почта может не быть подходящим методом передачи, независимо от шифрования.
Платформы безопасной передачи файлов, клиентские порталы и службы зашифрованных сообщений предлагают больший контроль над доступом, отслеживанием загрузок и сроком действия, чем стандартная электронная почта. Если вы регулярно отправляете документы с таким уровнем конфиденциальности, вам стоит потратить время на установку специального инструмента безопасного обмена. Для случайных отправок с высокой конфиденциальностью подход PDF, защищенный паролем, адекватно справляется с практическим риском.
После отправки
Сохраните копию того, что именно вы отправили и когда. Если содержание документа когда-либо будет подвергнуто сомнению, вам необходимо иметь возможность предоставить версию, вышедшую в конкретную дату, а не более позднюю редакцию или более ранний черновик. Записью является датированный PDF с четким именем файла, хранящийся в папке, которую вы случайно не удалите. Пароль также защитит эту копию, если архив хранится где-либо в общем доступе.