Электронная таблица Excel, состоящая из двадцати столбцов и пятисот строк, не печатается корректно в формате Excel в PDF с настройками по умолчанию. Вывод разливается по нескольким страницам, столбцы обрезаются по произвольным границам страниц, а печатный макет мало похож на тщательно организованные данные, видимые на экране. Экспорт определенных диапазонов строк и столбцов в PDF требует настройки области печати, параметров масштабирования и макета страницы перед выполнением операции экспорта.
Управление тем, какие строки и столбцы появляются в выходных PDF-файлах, заключается в представлении нужного подмножества данных каждой аудитории. Финансовому аналитику, которому необходимо отслеживать каждую транзакцию, нужны все пятьсот строк в PDF-файле с возможностью поиска. Члену совета директоров, анализирующему квартальные результаты, нужны только сводные строки и итоговые данные на одной чистой странице. Одна и та же электронная таблица эффективно обслуживает обе аудитории, если диапазон вывода настроен соответствующим образом для каждого распределения.
Инструменты PDF Export WukongPDF принимают файлы Excel и создают выходные данные с настраиваемыми диапазонами печати и настройками макета, которые обеспечивают точный контроль над тем, какие данные будут отображаться в конечном документе.
Настройка области печати для определения выходного диапазона
Параметр «Область печати» в Excel точно определяет, какие ячейки включаются при печати или экспорте листа в PDF. Выберите диапазон ячеек, которые необходимо включить, например от A1 до G45, щелкнув и перетащив нужную область. Перейдите на вкладку «Макет страницы» на ленте, нажмите «Область печати» и выберите «Задать область печати». Excel рисует пунктирную рамку вокруг выбранных ячеек. Когда лист экспортируется в PDF, в выходных данных отображаются только ячейки внутри этой границы, независимо от того, сколько других данных существует на том же листе.
На практике область печати сохраняется в книге. После сохранения и повторного открытия файла область печати остается определенной и активной. Такое постоянство означает, что вы можете установить области печати для нескольких листов, сохранить книгу и через несколько недель или месяцев экспортировать те же диапазоны, не переопределяя их. Для повторяющихся отчетов, в которых каждый период экспортируется один и тот же диапазон данных, область печати представляет собой одноразовую конфигурацию, которая действует в течение неопределенного времени.
Для электронных таблиц, в которых диапазон данных предсказуемо меняется с каждым новым периодом, например журнала транзакций, в который ежедневно добавляются новые строки, используйте динамическую область печати. Excel может определить область печати на основе именованного диапазона, который автоматически расширяется по мере добавления данных. Определите именованный диапазон с помощью функции СМЕЩ в сочетании с функцией СЧЕТЗ для подсчета непустых строк, а затем установите область печати для ссылки на этот именованный диапазон, а не на фиксированный адрес ячейки.
Масштабирование вывода в соответствии с заданным количеством страниц
Параметры масштабирования Excel в разделе «Макет страницы» определяют размер содержимого в соответствии с размером страницы вывода PDF. Группа «Масштабировать по размеру» включает параметры «Ширина» и «Высота», которые определяют, сколько страниц будет занимать вывод. Установите для параметра «Ширина» значение 1 страница, чтобы все столбцы располагались на одной ширине страницы независимо от того, сколько столбцов существует в области печати. Установите для высоты значение 1 страница, чтобы все строки располагались на одной странице. Если для параметра «Ширина на 1 странице» установлено значение «Автоматически», для параметра «Ширина на 1 странице» создается вывод шириной ровно в одну страницу и высотой столько страниц, сколько требуется для данных.
Масштабирование по размеру удобно для обзорных отчетов, но может привести к тому, что текст станет неразборчиво маленьким, если область печати содержит много столбцов. Диапазон из пятнадцати столбцов, масштабированный до ширины одной страницы, может отображать текст в шести или семи точках, который разборчив на экране при масштабировании, но едва читаем при печати на бумаге. Для листов с большим объемом данных ограничьте область печати наиболее важными столбцами, а не масштабируйте слишком широкий диапазон. Подмножество наиболее важных полей из восьми столбцов, напечатанное в удобочитаемом размере, передает информацию более эффективно, чем все пятнадцать столбцов, напечатанных в микроскопическом масштабе.
На практике процент масштабирования, отображаемый в поле «Масштаб», автоматически обновляется по мере изменения настроек ширины и высоты. Также доступно ручное масштабирование, которое часто дает лучшие результаты, чем автоматические варианты. Ручная настройка 70 процентов уменьшает все содержимое до семидесяти процентов от исходного размера, чего может быть достаточно, чтобы разместить дополнительный столбец на каждой странице, не затрудняя чтение текста.
Управление разрывами страниц при выводе
Excel автоматически вставляет разрывы страниц в зависимости от размера бумаги, настроек полей и процента масштабирования. Эти автоматические разрывы могут разделить строку данных на две страницы или поместить строку заголовка столбца внизу одной страницы, а соответствующие данные начнутся на следующей странице. Используйте предварительный просмотр разрыва страницы на вкладке «Вид», чтобы точно увидеть, где будут происходить автоматические разрывы, и перетащите их в более логичные позиции, которые сохранят связанные данные вместе.
Вставьте разрывы страниц руководства там, где должны проходить границы разделов. Выберите строку, с которой должна начинаться новая страница, перейдите в раздел «Макет страницы», «Разрывы» и выберите «Вставить разрыв страницы». В отчетах с несколькими разделами размещайте разрывы страниц на границах каждого раздела, чтобы каждый раздел начинался в верхней части новой страницы. Разрывы страниц вручную переопределяют автоматические разрывы в этих позициях, обеспечивая точный контроль над нумерацией страниц.
С практической точки зрения в рабочих процессах с документами для электронных таблиц со строками заголовков, которые должны повторяться вверху каждой печатной страницы, используйте параметр «Печатать заголовки» в разделе «Макет страницы». Установите параметр «Повторять строки вверху» для строки или строк, содержащих заголовки столбцов. Назначенные строки заголовка печатаются в верхней части каждой страницы PDF-файла, гарантируя, что данные на седьмой странице будут так же четко обозначены, как и данные на первой странице.
Экспорт в PDF с заданными настройками
После настройки области печати, масштабирования, разрывов страниц и повторяющихся строк заголовка экспортируйте в PDF. Перейдите в «Файл», «Экспорт», «Создать документ PDF/XPS». В диалоговом окне экспорта нажмите кнопку «Параметры», чтобы просмотреть все настройки перед созданием выходных данных. Убедитесь, что активный лист выбран для экспорта, что область печати будет соблюдена и что свойства документа и параметры соответствия PDF/A настроены должным образом.
Нажмите «Опубликовать», выберите имя файла и место сохранения PDF-файла. Excel генерирует выходные данные, используя все настроенные параметры печати. Откройте PDF-файл сразу после создания и проверьте три вещи: что в выходных данных появляются правильные строки и столбцы, что разрывы страниц происходят в логических позициях, которые удерживают связанные данные вместе, и что в результате масштабирования создается текст, который остается читаемым при обычном размере просмотра. Если какая-либо из этих проверок не пройдена, измените соответствующие параметры в Excel и повторно экспортируйте.
Экспорт определенных диапазонов строк и столбцов из Excel в PDF превращает обширную многоцелевую таблицу в целенаправленный документ, подходящий для аудитории. Область печати определяет объем включенного контента. Настройки масштабирования управляют визуальным представлением. В результате получается PDF-файл, который передает нужные данные с нужным уровнем детализации для каждого получателя.
Добавление верхних, нижних колонтитулов и временных меток в вывод PDF
Экспортированный PDF-файл использует информацию на уровне страницы, которая обеспечивает контекст для содержащихся в нем данных. Настройте верхние и нижние колонтитулы в Excel на вкладке «Макет страницы» и в диалоговом окне «Верхний и нижний колонтитулы». Добавьте заголовок отчета в заголовок, чтобы каждая страница PDF-файла идентифицировала документ, которому она принадлежит. Добавьте номера страниц в нижний колонтитул в формате «Страница 1 из N», чтобы получатели могли подтвердить, что они получили полный документ. Добавьте временную метку, показывающую дату и время экспорта, чтобы получатели точно знали, когда был сделан снимок данных.
Глядя на это в целом, в рабочих процессах с документами для отчетов, распространяемых по повторяющемуся графику, временная метка особенно важна. PDF-файл, экспортированный в понедельник утром, содержит данные закрытия пятницы. Временная метка передает эти данные получателю, не требуя отдельного электронного письма или сопроводительной записки с объяснением того, когда данные были извлечены. Стандартизируйте формат верхнего и нижнего колонтитула во всех повторяющихся отчетах, чтобы получатели знали, где найти заголовок документа, номер страницы и временную метку в каждом полученном ими PDF-файле.
Верхние и нижние колонтитулы, настроенные в Excel, включаются в экспорт PDF и появляются на каждой странице вывода. Они добавляют профессиональную полировку к тому, что в противном случае было бы свалкой необработанных данных, и предоставляют метаданные, необходимые получателям для уверенного использования документа.
Обработка больших наборов данных, превышающих практическое количество страниц PDF
Электронная таблица с пятьюдесятью тысячами строк, даже если она правильно отформатирована, может содержать сотни страниц PDF. В таком масштабе PDF-файл становится непрактичным для просмотра. Подумайте, действительно ли получателю нужен PDF-файл, а не исходный файл Excel. PDF-файл подходит, когда данные должны быть представлены в фиксированном, нередактируемом формате по соображениям соответствия, юридического характера или представления. Если получателю необходимо отфильтровать, отсортировать или проанализировать данные, лучше использовать файл Excel.
Для очень больших наборов данных, которые необходимо доставить в формате PDF, разделите экспорт на логические разделы. Экспортируйте сводку и итоговые данные в один PDF-файл. Экспортируйте каждый отдел или категорию в отдельные PDF-файлы, названные для идентификации их содержимого. Набор из пяти целевых двадцатистраничных PDF-файлов более удобен, чем один стостраничный PDF-файл, который ошеломляет получателя. Включите титульную страницу в каждый PDF-файл с объяснением того, какую подгруппу данных он содержит и как получить полный набор данных в формате Excel, если это необходимо.