Бумажные формы повсюду в бизнесе и правительстве. Медицинские листы приема, заявления о приеме на работу, регистрационные формы, анкеты для обследований и налоговые декларации — все это начинается с бумажных документов, которые кто-то должен заполнить вручную. Преобразование этих отсканированных бумажных форм в заполняемые цифровые версии Fillable PDF исключает ручной ввод данных, уменьшает ошибки транскрипции и обеспечивает электронную подачу с автоматическим сбором данных. Процесс преобразования включает сканирование бумажной формы с соответствующим разрешением, размещение прозрачных заполняемых полей поверх отсканированного изображения и настройку этих полей для приема правильных типов ввода.
В результате получается гибридный документ. Отсканированная бумажная форма обеспечивает визуальный фон, включая заголовок формы, текст вопроса, логотипы, текст инструкций и декоративные элементы. Прозрачные заполняемые поля накладываются на области ответов и выглядят как интерактивные прямоугольники, расположенные точно там, где респондент написал бы от руки в бумажной версии. Цифровой респондент печатает, а не пишет, а данные формы фиксируются в электронном виде в структурированном формате, готовом для экспорта в электронные таблицы и базы данных.
Image to PDF и инструменты создания форм WukongPDF создают заполняемые цифровые формы из отсканированных бумажных документов с опциями размещения полей и конфигурации, которые работают непосредственно в браузере.
Шаг 1. Правильное сканирование бумажной формы
Качество сканирования напрямую определяет удобство использования полученной заполняемой цифровой формы. Сканируйте с разрешением 300 точек на дюйм, чтобы увидеть формы, которые будут заполнены на экране. Такое разрешение обеспечивает достаточно четкий текст, который можно читать при стандартных уровнях масштабирования, без создания файлов излишне большого размера. Для форм с очень мелким текстом в таких разделах, как юридическая информация, термины, напечатанные мелким шрифтом, или плотно упакованные инструкции, увеличьте разрешение сканирования до 400 точек на дюйм, чтобы улучшить читаемость.
Сканируйте в оттенках серого, а не в черно-белом режиме. Оттенки серого сохраняют тонкие затенения и оттенки фона, которые помогают отличать разделы формы друг от друга. Слегка затененные области, обозначающие обязательные поля, затенение чередующихся строк в разделах таблицы и серый текст инструкций — все это выигрывает от захвата в оттенках серого. Черно-белое сканирование создает файлы меньшего размера, но теряет визуальные подсказки, на которые пользователи полагаются при навигации. Цветное сканирование увеличивает размер файла, не добавляя при этом функциональной ценности, если только в исходной форме цвет не используется для функциональных целей, например, для выделения красным обязательных полей.
Если ваш сканер создает отдельные файлы изображений, такие как TIFF или JPEG, а не объединенный PDF-файл, используйте функцию «Объединить файлы» Acrobat Pro, бесплатный онлайн-конвертер изображений в PDF или встроенные инструменты преобразования изображений в PDF в Windows и macOS, чтобы объединить отсканированные страницы в один документ PDF. Прежде чем переходить к размещению полей, убедитесь, что страницы расположены в правильном порядке, что ни одна страница не была пропущена или дублирована во время сканирования и что каждая страница ориентирована правой стороной вверх.
Попробуйте изображение в PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.
Шаг 2. Подготовка отсканированного PDF-файла к размещению на полях
Откройте отсканированный PDF-файл в Acrobat Pro и проверьте правильность ориентации каждой страницы. Отсканированные страницы можно повернуть на 90 или 180 градусов в зависимости от того, как бумага была физически подана в сканер. Используйте инструмент «Упорядочить страницы», чтобы поворачивать неправильно ориентированные страницы по отдельности или в пакетном режиме. Поля формы будут выровнены по ориентации страницы, поэтому исправление поворота на этом этапе предотвращает смещение полей, которые потребуется изменить позже.
Если на отсканированных страницах имеются чрезмерные черные поля по краям сканера, окружающим бумагу, обрежьте их с помощью инструмента «Обрезка». Чистые края страницы придают заполняемой форме более профессиональный вид и устраняют визуальные отвлекающие факторы. Если отсканированный текст выглядит неровным или перекошенным из-за того, что бумага слегка сместилась во время процесса сканирования, воспользуйтесь инструментом «Улучшить отсканированный документ», чтобы исправить и выпрямить каждую страницу, улучшив как визуальное качество, так и точность распознавания.
Запустите распознавание текста в отсканированном PDF-файле, чтобы добавить невидимый текстовый слой позади отсканированного изображения. Хотя этот текстовый слой не используется напрямую для размещения полей формы, он делает отсканированное содержимое доступным для поиска и позволяет инструменту «Подготовка формы» обнаруживать текстовые метки, которые могут помочь определить, где следует разместить поля. На этапе OCR также создается текстовый слой, который могут использовать программы чтения с экрана, что повышает доступность окончательной заполняемой формы.
Шаг 3. Добавление заполняемых полей формы к отсканированному изображению
Подготовив отсканированный PDF-файл и обработав его с помощью оптического распознавания символов, перейдите в «Инструменты», «Подготовить форму». Acrobat сканирует каждую страницу и пытается определить расположение полей формы на основе визуальных шаблонов, таких как пустые строки, квадраты флажков и блоки подписей. Поскольку в отсканированных формах отсутствуют внутренние структурные теги, которые содержатся в цифровых формах, автоматическое обнаружение Acrobat может быть неполным или поля могут быть полностью пропущены. Используйте инструменты ручного размещения полей на панели инструментов «Подготовка формы», чтобы добавить поля, которые не были обнаружены.
Поместите каждое поле точно над соответствующей областью ответа на отсканированной форме. Перетащите границы поля, чтобы выровнять их по напечатанным строкам, полям или пустым местам в форме. Выберите соответствующий тип поля в зависимости от ожидаемого ввода. Используйте текстовое поле для имени, адреса, даты и ответов в виде произвольного текста, если ответ невозможно предсказать. Используйте флажок для вопросов с ответом «да» или «нет» и вопросов с несколькими вариантами ответов, где каждый вариант независим. Используйте переключатель для вопросов с несколькими вариантами ответов, где разрешен только один ответ. Используйте раскрывающийся список для списков предопределенных вариантов, в которых существует более пяти вариантов.
Присвойте каждому полю уникальное описательное имя, основанное на вопросе, на который оно отвечает, а не общую метку, такую как Поле1 или Текст2. Такие имена, как PatientFirstName, EmploymentStartDate и InsuranceProviderName, позволяют немедленно использовать экспортированные данные формы в электронных таблицах и базах данных без переименования столбцов вручную. Имена полей становятся заголовками столбцов при сборе и экспорте ответов формы.
Настройка внешнего вида поля для отсканированного фона
Поля формы, размещенные на отсканированном фоне, требуют других визуальных настроек, чем поля на чистой белой цифровой странице. Установите прозрачный или белый цвет заливки поля, чтобы текст отсканированной формы и строки под ним оставались полностью видимыми через поле. Если прозрачность не поддерживается целевой программой чтения PDF-файлов, которую будут использовать пользователи вашей формы, установите заливку на белый цвет и проверьте, что отсканированное содержимое под ней остается разборчивым.
Установите размер шрифта для текстовых полей, чтобы он соответствовал размеру рукописного текста, для которого была разработана исходная бумажная форма, обычно от 10 до 12 пунктов для основного текста и немного больше для заголовков разделов, если они заполняемые. Выберите чистый, универсальный шрифт, такой как Arial или Helvetica, который одинаково отображается во всех программах чтения PDF-файлов и операционных системах. Избегайте декоративных или необычных шрифтов, которые могут быть недоступны в системе пользователя.
Добавьте описательные подсказки в каждое поле. Текст всплывающей подсказки появляется в виде всплывающего окна, когда пользователь наводит курсор на поле, и читается вслух программами чтения с экрана. Поле с визуальной надписью «Имя» в отсканированной форме должно иметь всплывающую подсказку, например «Введите свое полное официальное имя, как оно указано в вашем государственном документе, удостоверяющем личность». Всплывающие подсказки предоставляют рекомендации и контекст, которые статический отсканированный фон не может передать, особенно для полей, где ожидаемый формат или содержимое могут быть не очевидны только по метке формы.
Проверка заполненной заполняемой отсканированной формы
Прежде чем раздавать форму пользователям, заполните ее самостоятельно, как это сделал бы респондент. Введите текст в каждое текстовое поле, чтобы убедиться, что содержимое умещается в границах поля и не выходит за пределы соседних элементов формы или отсканированного текста под ним. Установите каждый флажок и убедитесь, что он переключается правильно. Выберите каждый переключатель и убедитесь, что одновременно можно выбрать только один параметр в каждой группе. Откройте каждый раскрывающийся список и убедитесь, что все предполагаемые параметры присутствуют и правильно расположены.
Пролистывайте каждое поле формы, чтобы подтвердить, что последовательность табуляции соответствует логическому порядку чтения формы: сверху вниз, слева направо, раздел за разделом. Если при нажатии клавиши Tab происходит переход в неожиданную позицию или пропуск полей, откройте панель «Поля» в Acrobat Pro и перетащите имена полей в правильном порядке. Логическая последовательность табуляции необходима для эффективного ввода данных с клавиатуры и соблюдения специальных возможностей.
Сохраните протестированную и проверенную форму как файл шаблона. Шаблон содержит все заполняемые поля в правильных местах с настроенными свойствами и подсказками. Когда вам понадобится распространить форму, отправьте копии шаблона получателям. Сохраните исходный шаблон без изменений в качестве основного, на основе которого созданы все дистрибутивные копии. Если форма нуждается в обновлении, измените шаблон и распространите свежие копии.
Преобразование отсканированных бумажных форм в заполняемые цифровые версии Fillable PDF продлевает срок службы существующих библиотек бумажных форм и одновременно повышает эффективность электронного сбора данных. Отсканированный фон сохраняет знакомый визуальный макет, который пользователи узнают по бумажной версии. Цифровые поля позволяют быстро и точно собирать данные, необходимые процессорам. Организации с большими каталогами бумажных форм могут расставлять приоритеты в преобразовании в зависимости от объема форм, начиная с форм с наибольшим трафиком, чтобы максимизировать отдачу от инвестиций в преобразование.
После первоначального преобразования соберите структурированные отзывы как от пользователей форм, так и от сотрудников, обрабатывающих отправленные формы. Пользователи сообщают о трудностях заполнения полей, неясных всплывающих подсказках и неожиданном изменении порядка табуляции. Обработчики сообщают о данных, которые поступают в несовместимых форматах или в полях, которые часто остаются пустыми. Используйте эту обратную связь для итеративной доработки формы, корректируя размеры полей, типы, текст всплывающей подсказки и порядок табуляции до тех пор, пока цифровая версия не будет работать так же плавно и надежно, как бумажный оригинал, с дополнительным преимуществом структурированных электронных данных.
Попробуйте изображение в PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.