Добавление пароля в PDF-файл звучит как настольная задача. Откройте файл в Acrobat, перейдите к настройкам защиты, установите пароль, сохраните. На телефоне процесс отличается, поскольку инструменты рабочего стола недоступны, но необходимость в этом столь же реальна. Контракт необходимо закрепить перед отправкой его по электронной почте с телефона. Финансовый документ, загруженный на ходу, нуждается в защите перед сохранением в облачном хранилище. Телефон находится там, где находится документ, поэтому защита должна осуществляться именно в телефоне.
Защита PDF-файлов для мобильных устройств — это не рабочий процесс настольного компьютера, втиснутый на маленький экран. Это отдельный рабочий процесс.
Добавить пароль PDF на мобильное устройство можно с помощью мобильных приложений для редактирования PDF, инструментов на основе браузера, которые работают на мобильных устройствах, а также встроенных возможностей iOS и Android. Инструменты PDF Security WukongPDF работают в мобильных браузерах, а приведенные ниже параметры обеспечивают защиту паролем с любого телефона, независимо от операционной системы.
Использование встроенных мобильных функций для базовой защиты PDF
iOS включает ограниченную защиту PDF-файлов с помощью приложения «Файлы» и рабочего процесса «Печать в PDF». Откройте PDF-файл в «Файлах», нажмите кнопку «Поделиться» и выберите «Печать». В предварительном просмотре печати сведите два пальца наружу, чтобы открыть PDF-файл в полноэкранном режиме. Оттуда снова нажмите «Поделиться» и выберите «Сохранить в файлы». Этот рабочий процесс сохраняет плоскую, нередактируемую копию, которая обеспечивает некоторую защиту от редактирования, но не добавляет пароль. Для реальной защиты паролем необходимо стороннее приложение.
Встроенная обработка PDF-файлов в Android зависит от производителя, но обычно не включает защиту паролем без стороннего приложения. Устройства Samsung включают некоторые функции PDF через Samsung Notes и приложение «Мои файлы», но защита паролем не входит в число встроенных функций. Разрыв между тем, что мобильные операционные системы поддерживают изначально, и тем, что пользователям нужно от инструментов PDF, самый большой в категории безопасности и защиты.
Мобильные приложения для редактирования PDF с защитой паролем
PDF Expert для iOS и Xodo для Android поддерживают добавление паролей в PDF-файлы из мобильного интерфейса. Откройте файл в приложении, перейдите в меню «Защита» или «Безопасность», установите пароль пользователя или пароль владельца или оба и сохраните. Приложение шифрует файл локально на устройстве и сохраняет защищенную версию. Этот процесс повторяет рабочий процесс на настольном компьютере, но с оптимизированными для сенсорного управления элементами управления.
Бесплатные версии мобильных PDF-редакторов часто ограничивают защиту паролем платными уровнями. Прежде чем использовать конкретное приложение для защиты документов, убедитесь, что эта функция доступна в установленной вами версии. Бесплатная программа для чтения PDF-файлов, которая прекрасно отображает защищенные файлы, может не включать в себя возможность создания защищенных файлов. Матрица функций на странице магазина приложений или на веб-сайте разработчика обычно поясняет, какой уровень какие функции безопасности включает.
Инструменты защиты PDF-файлов на базе браузера на мобильных устройствах
Браузерные инструменты PDF, включающие защиту паролем, работают в мобильных браузерах так же, как и на настольных компьютерах. Перейдите на веб-сайт инструмента, загрузите PDF-файл, установите пароль и загрузите защищенную версию. Браузер телефона обрабатывает загрузку файлов из локального хранилища или облачных дисков через средство выбора файлов, а загрузка поступает в папку «Загрузки» телефона. Весь рабочий процесс выполняется в браузере без необходимости установки приложения.
Вопросы безопасности для инструментов на основе браузера на мобильных устройствах такие же, как и на настольных компьютерах. Файл загружается на сервер для обработки. Выберите инструмент с заявленной политикой хранения данных и автоматическим удалением файлов. Для очень конфиденциальных документов локально установленное приложение, которое обрабатывает файлы на устройстве, является более безопасным выбором, поскольку файл никогда не покидает телефон. Удобство инструментов на основе браузера сочетается с компромиссом между доверием к серверу, который каждый пользователь должен оценить для своих конкретных документов.
| Метод | Поддерживаемые типы паролей | Возможности в автономном режиме |
|---|---|---|
| Встроенный iOS (Файлы + Печать) | Нет (только сведенная копия) | Да |
| Встроенный Android | Никто | Да |
| Мобильное приложение для редактирования PDF (PDF Expert, Xodo) | Пароли пользователя и владельца | Да, обрабатывает локально |
| Инструмент на основе браузера (WukongPDF) | Пароли пользователя и владельца | Нет, для обработки требуется Интернет |
| Встроенное облачное хранилище (Google Диск, OneDrive) | Нет (разрешения на общий доступ, а не пароли PDF) | Нет |
Выбор надежного пароля на мобильной клавиатуре
Набрать надежный пароль на мобильной клавиатуре сложнее, чем на физической. Специальные символы требуют переключения на символьную клавиатуру. Для изменения регистра требуется клавиша Shift. Трудности набора текста на мобильных устройствах способствуют созданию более коротких и простых паролей. Сопротивляйтесь этому. Пароль PDF защищает документ на протяжении всего срока его службы, который может составлять годы. Дополнительные 10 секунд, потраченные на ввод надежного 12-значного пароля на клавиатуре телефона, окупаются годами защиты.
Сохраните пароль в менеджере паролей на том же телефоне. Менеджер паролей автоматически заполняет пароль, когда вам нужно открыть защищенный PDF-файл, устраняя противоречие между безопасностью, надежными паролями и удобством, запоминая сложные пароли, набираемые на мобильной клавиатуре. Без менеджера паролей искушение использовать слабый, но запоминающийся пароль полностью перевешивает преимущества защиты паролем.
Отправка защищенных PDF-файлов с мобильного устройства
После защиты PDF-файла на телефоне для его совместного использования необходимо сообщить пароль получателю по отдельному каналу. Никогда не отправляйте пароль в том же электронном письме или сообщении, что и защищенный PDF-файл. Отдельное текстовое сообщение, телефонный звонок или общее хранилище менеджера паролей не допускают попадания пароля в тот же канал, что и файл. Если электронное письмо перехвачено, у злоумышленника есть PDF-файл, но нет пароля. Если текстовое сообщение перехвачено, у злоумышленника есть пароль, но нет PDF-файла. Двухканальный подход означает, что злоумышленник должен скомпрометировать оба канала, чтобы получить доступ к документу.
Для периодического обмена защищенными PDF-файлами с одними и теми же получателями необходимо один раз установить общий пароль или рабочий процесс управления паролями. Первый обмен требует согласования и файла, и пароля. Последующие обмены повторно используют установленный метод и становятся рутинными. Проблемы с защитой паролем возникают на первом этапе обмена. Каждый обмен после этого выигрывает от безопасности без затрат на координацию.
Корпоративное управление мобильными устройствами и безопасность PDF
Организации, использующие платформы управления мобильными устройствами (MDM), такие как Microsoft Intune или Jamf, могут применять политики безопасности PDF на управляемых устройствах. Политика MDM может требовать, чтобы все PDF-файлы, открываемые из корпоративной электронной почты или хранящиеся в корпоративном облачном хранилище, были защищены паролем перед выходом из среды управляемых приложений. Применение политики происходит автоматически, и пользователю не нужно помнить о добавлении защиты.
Приложения PDF, управляемые MDM, также могут обеспечивать минимальную сложность пароля и предотвращать совместное использование незащищенных PDF-файлов за пределами управляемой среды. Эти корпоративные меры контроля направлены на устранение человеческого фактора, когда сотрудники забывают защищать документы, делая защиту автоматической и обязательной. Для организаций, которым необходимы нормативные требования в отношении безопасности документов, защита PDF-файлов с помощью MDM устраняет разрыв между политикой и практикой.
Проверка защиты после сохранения
После добавления пароля полностью закройте PDF-файл и откройте его снова. Зритель должен запросить пароль перед отображением любого контента. Если файл открывается без запроса пароля, значит, защита применена неправильно. На этом этапе проверки выявляется наиболее распространенная ошибка: сохранение незащищенной копии рядом с защищенным оригиналом и случайное распространение незащищенной версии.
Проверьте пароль на другом устройстве или в другой программе просмотра PDF. Пароль, работающий в создавшем его приложении, может не работать в другом просмотрщике, если шифрование было применено неправильно или нестандартным способом. Тестирование как минимум в двух различных программах просмотра PDF-файлов, одном мобильном и одном настольном компьютере, подтверждает, что защита соответствует стандартам и будет работать для получателя независимо от того, какую программу просмотра PDF-файлов он использует.