PDF-форма с текстовыми полями для имени, даты, адреса и комментариев заполнена, за исключением самого важного элемента: места для подписи получателя. Без специального поля для подписи получатель должен либо распечатать форму, подписать ее физически и отсканировать обратно в цифровой формат, нарушая полностью цифровой рабочий процесс, либо попытаться разместить изображение подписи где-нибудь на странице без четкого целевого местоположения, надеясь, что оно попадет в нужное место.
Поле подписи сообщает получателю, где именно подписать, и предоставляет инструменты для того, чтобы сделать это в цифровом виде. Поле представляет собой контейнер, который принимает цифровую подпись, введенное имя или изображение подписи и фиксирует их на месте.
Добавление заполняемого поля подписи Sign PDF в форму предполагает использование редактора PDF-форм для размещения поля цифровой подписи в назначенном месте подписи и, при необходимости, настройку его для управления процессом подписания получателя. Инструменты PDF Forms WukongPDF поддерживают создание полей подписи, а приведенные ниже шаги описывают добавление полей подписи, которые делают ваши формы полностью пригодными для цифровой подписи.
Размещение поля цифровой подписи в форме
В Adobe Acrobat Pro откройте инструмент «Подготовка формы». Acrobat автоматически обнаруживает существующие поля формы и переходит в режим редактирования формы. На панели инструментов вверху выберите инструмент «Цифровая подпись», который отображается в виде значка пера или имеет надпись «Добавить поле для подписи». Нажмите на страницу, где должна быть размещена подпись, и перетащите ее, чтобы нарисовать прямоугольник, определяющий область подписи. Прямоугольник должен быть достаточно большим, чтобы вместить естественную рукописную подпись, обычно около 2 дюймов в ширину и 0,5 дюйма в высоту.
После размещения поля щелкните его правой кнопкой мыши и выберите «Свойства». На вкладке «Общие» дайте полю описательное имя, например «Подпись заявителя» или «Подпись клиента». Имя поля идентифицирует эту конкретную подпись в данных формы и должно быть уникальным в пределах документа. На вкладке «Вид» настройте, как поле будет выглядеть при печати и при отображении на экране. На вкладке «Подписано» выберите, что произойдет после того, как получатель подпишет: заблокировать документ, чтобы предотвратить дальнейшие изменения, или разрешить дальнейшее редактирование.
Настройка поля подписи для удобства получателя
В диалоговом окне «Свойства поля» на вкладке «Подписано» параметр «Пометить как доступный только для чтения после подписания» блокирует документ после того, как получатель применит свою подпись, предотвращая любые дальнейшие изменения в любом поле формы. Этот параметр подходит для итоговых документов, таких как подписанные контракты, в которых после подписания не должно происходить никаких изменений. Оставьте этот параметр отключенным для форм, в которых получателю может потребоваться подписать, а затем продолжить заполнение других полей, или где требуется несколько подписей от разных людей.
На вкладке «Общие» добавьте всплывающую подсказку, которая появляется, когда получатель наводит указатель мыши на поле подписи. Всплывающая подсказка: Нажмите здесь, чтобы подписать. Вы можете ввести свое имя, нарисовать подпись или загрузить изображение подписи, помогая начинающим пользователям пройти процесс подписания и уменьшая путаницу в отношении того, что делает это поле.
Добавление полей подписи для нескольких подписывающих сторон
Для форм, требующих подписей нескольких сторон, контракта, требующего как подписи клиента, так и подписи представителя компании, или формы утверждения, требующей подписи менеджера и директора, поместите отдельное поле подписи для каждого подписывающего лица. Назовите каждое поле, чтобы идентифицировать подписывающего лица: «Подпись клиента», «Утверждение менеджера», «Подпись директора». Расположите каждое поле рядом с соответствующим именем и текстом заголовка в форме.
Некоторые рабочие процессы подписания PDF-файлов поддерживают последовательное подписание, при котором документ автоматически передается от одного подписывающего лица к другому. Настройте порядок подписи в свойствах поля подписи или в настройках рабочего процесса подписи документа. Первый подписывающий получает документ, подписывает свое поле, и документ автоматически предлагает ему переслать его следующему подписывающему лицу. При последовательном подписании сохраняется предполагаемый порядок подписания, что имеет юридическое значение для некоторых типов документов.
Проверка поля подписи перед распространением
После размещения и настройки всех полей подписи сохраните форму и откройте ее в стандартной программе просмотра PDF-файлов, например Adobe Acrobat Reader, а не в версии для редактирования Pro. Это имитирует опыт получателя. Щелкните каждое поле подписи и подтвердите, что оно активирует процесс подписания. Выполните рабочий процесс подписи для каждого поля и убедитесь, что подпись отображается правильно, в правильном положении и в нужном размере.
Проверьте форму хотя бы на одном мобильном устройстве, если получатели могут подписаться на телефоне или планшете. Программы просмотра PDF для мобильных устройств обрабатывают поля подписи иначе, чем программы просмотра для настольных компьютеров, и поле, которое идеально работает на настольном компьютере, может быть сложно активировать или может отображаться некорректно на мобильных устройствах. Тестирование на разных платформах выявляет эти проблемы до того, как они разочаруют получателей.
| Настройка поля | Цель | Рекомендация |
|---|---|---|
| Имя поля | Идентифицирует подпись в данных формы | Используйте описательные, уникальные имена для каждого подписывающего лица. |
| Текст подсказки | Инструктирует получателя о том, как подписать | Добавьте краткие инструкции для начинающих пользователей. |
| Пометить как доступный только для чтения после подписания | Блокирует документ после применения подписи | Включить для окончательных документов, отключить для форм с несколькими подписями |
| Подписание приказа | Контролирует последовательность нескольких подписей | Настройка для документов, для которых важен порядок подписания |
Альтернативы, когда поле цифровой подписи не поддерживается
Некоторые программы просмотра PDF-файлов, особенно старые версии и некоторые мобильные приложения, не полностью поддерживают поля цифровой подписи. Для максимальной совместимости предоставьте запасной вариант: включите видимую линию подписи, нарисованную на странице, горизонтальную линию с метками «Подпись:» и «Дата:», напечатанными под ней, в дополнение к полю цифровой подписи. Получатели, чьи средства просмотра поддерживают цифровые подписи, могут использовать это поле. Получатели, чьи средства просмотра не могут печатать, подписывать физически и сканировать.