Отсканированные файлы PDF почти всегда больше, чем нужно. Размер файла полностью определяется изображениями, которые захватывает сканер, и большинство сканеров по умолчанию используют настройки, которые выдают гораздо больше данных, чем фактически требуется документу. Несколько корректировок во время сканирования и последующее сжатие для файлов, которые уже слишком велики, значительно уменьшают размеры, не влияя на читаемость.
Сопоставьте разрешение сканирования с назначением документа
Разрешение (DPI) — это самый важный рычаг управления размером отсканированного файла. Более высокое разрешение позволяет передать больше деталей и создать файл гораздо большего размера. Для большинства документов вы фиксируете гораздо больше деталей, чем вам нужно.
Практические рекомендации DPI по назначению:
- Текстовые документы для чтения с экрана или отправки по электронной почте: достаточно 150 точек на дюйм, что позволяет сохранять файлы компактными.
- Текстовые документы, которые можно распечатать: разрешение 200 точек на дюйм обеспечивает четкую печать без раздувания файла.
- Документы с фотографиями или подробной графикой: 200–250 точек на дюйм для обмена, 300 точек на дюйм, если вам нужно качество печати.
- Архивные сканы оригиналов, которые вы хотите сохранить в деталях: 300–600 точек на дюйм, допускается больший размер файла.
Переход от 300 DPI к 150 DPI уменьшает размер файла примерно на 75 %, поскольку вы захватываете на четверть меньше пикселей. Для стандартного текстового документа вывод с разрешением 150 точек на дюйм неотличим от разрешения 300 точек на дюйм при нормальном размере чтения.
Использовать черно-белый режим для текстовых документов
Цветное сканирование сохраняет три значения на пиксель (красный, зеленый, синий). Оттенки серого хранят один. Черно-белое (битональное) хранит один бит — либо черный, либо белый. Для документа, представляющего собой черный текст на белой бумаге, битоновое сканирование фиксирует все, что имеет значение, и создает файл, который может быть в 10–20 раз меньше, чем цветное сканирование с тем же разрешением.
Найдите этот параметр в программном обеспечении сканера в разделе «Цветовой режим». или «Тип изображения». Обычно доступны следующие варианты: «Цвет», «Оттенки серого» и «Черно-белый». Белый или монохромный. Для контрактов, бланков, корреспонденции, счетов-фактур и большинства деловых документов правильным выбором является черно-белая печать. Переключитесь на оттенки серого, если в документе есть фотографии или важные тени.
Включите сжатие PDF в программном обеспечении вашего сканера
Многие приложения сканирования имеют параметр сжатия в настройках PDF, который по умолчанию отключен или установлен на низкий уровень. Включение этой функции или увеличение уровня сжатия приводит к сжатию изображения во время сохранения, что может сократить размер файла на 50–70 % по сравнению с необработанным сканированием без какой-либо видимой разницы в качестве.
Тип сжатия также имеет значение. Для черно-белых сканирований сжатие JBIG2 очень эффективно и специально разработано для растровых изображений документов. Для сканирования в оттенках серого и цветного сканирования JPEG-сжатие с качеством 70–80 % обеспечивает наилучший баланс между размером файла и четкостью для большинства документов.
Удалить пустые страницы перед сохранением
Сканеры с автоматическими податчиками документов часто протягивают пустые обратные стороны односторонних страниц. Каждая пустая страница по-прежнему сохраняется как полное изображение — обычно это большое белое пространство с некоторым шумом сканера — что увеличивает размер файла без добавления содержимого. 20-страничный документ с 10 случайными пустыми страницами на 50 % больше, чем нужно.
Некоторые программы сканирования автоматически обнаруживают и удаляют пустые страницы. Если у вас нет, быстрый просмотр после сканирования и удаления пустых страниц перед сохранением занимает меньше минуты и существенно влияет на окончательный размер файла.
При необходимости сжать постфактум
Если у вас уже есть отсканированные файлы PDF слишком большого размера и вы не можете повторно отсканировать их, инструмент PDF Compression выполнит уменьшение без какого-либо качества, которое вы заметите. Загрузите отсканированный PDF, обработайте его и загрузите уменьшенную версию. При сканировании черно-белого текста инструменты сжатия обычно уменьшают размер файла на 70–85%. Для цветного сканирования типичным является уменьшение на 40–60 % при настройках, обеспечивающих четкость текста.
Единственное, чего следует избегать, — это сжатия файла, который уже был сжат и у которого начинают проявляться проблемы с качеством. Каждый этап сжатия изображения JPEG приводит к еще большему ухудшению качества. Если отсканированный PDF уже выглядит неровным, вернитесь к исходному отсканированному файлу, а не сжимайте его дальше.
Простая настройка по умолчанию для повседневного сканирования
Если вы регулярно сканируете документы и вам нужна одна настройка, которая хорошо работает в большинстве ситуаций: 200 точек на дюйм, оттенки серого, с включенным сжатием PDF. В результате создаются файлы, которые достаточно малы, чтобы их можно было легко отправлять по электронной почте, достаточно четкие, чтобы их было удобно читать на экране и при печати, и достаточно хороши для оптического распознавания символов, если вам позже понадобится добавить текст с возможностью поиска. Отрегулируйте его для конкретных ситуаций, когда требуется более высокое разрешение или цвет.