Прием на работу включает в себя передачу большого количества документов между множеством людей — резюме, сопроводительные письма, должностные инструкции, оценочные листы собеседований, письма с предложениями, документы о приеме на работу. Большая часть документов приходит или должна быть отправлена в формате PDF. Без четкого подхода все быстро накапливается: файлы без единого названия, документы, затерявшиеся в переписке электронной почты, подписанные письма с предложениями, которые никто не может найти три месяца спустя. Небольшая структура на каждом этапе упрощает управление всем процессом.
Прием резюме и заявок
Резюме приходят с досок объявлений, из приложений по электронной почте и от рекомендаций — часто в разных форматах. Некоторые кандидаты отправляют файлы PDF, другие отправляют документы Word, а иногда кто-то отправляет ссылку на Документы Google. Стандартизация PDF на этапе приема упрощает сравнение: все открывается одинаково, печатается одинаково и может быть объединено или скомпилировано в пакет-кандидат.
Для документов Word, представленных кандидатами, быстрое преобразование в PDF перед отправкой менеджерам по найму предотвращает несоответствия форматирования, возникающие при открытии файлов .docx в разных системах. Задуманный кандидатом макет остается неизменным, и все члены команды по найму видят одно и то же.
Именование и организация файлов кандидатов
Кандидаты редко называют свои файлы так, чтобы это было удобно для команды по найму. «Резюме.pdf»; и "CV_Final.pdf" ничего вам не скажет, когда у вас в папке 40 приложений. Переименуйте файлы при получении, используя согласованный формат: Фамилия_Имя_Роль_ГГГГ-ММ.pdf. Это делает все сортируемым и доступным для поиска без открытия отдельных файлов.
Сохраняйте структуру папок по ролям и этапам: одна папка на каждую открытую вакансию с подпапками для соискателей, экрана телефона, собеседования и предложения. Перемещайте PDF кандидата по этапам по мере их продвижения. Благодаря этому активный конвейер остается видимым, а отклоненные приложения — доступными, не загромождая текущее представление.
Составление пакетов кандидатов для комиссий по собеседованию
Когда кандидат достигает стадии собеседования, комиссии обычно требуется несколько документов: резюме, сопроводительное письмо, должностная инструкция, оценочная таблица собеседования, а иногда и образцы работ или части портфолио. Отправка их отдельными файлами создает трудности — интервьюеры открывают не тот файл, теряют его из виду или полностью пропускают систему показателей.
Эту проблему решает объединение всего в один пакет-кандидат PDF. Используйте инструмент Merge PDF, чтобы объединить документы в логическом порядке: сначала описание вакансии, затем резюме и сопроводительное письмо, а затем пустая таблица показателей в конце. Отправьте один файл, и у каждого интервьюера будет все необходимое в одном месте. Таблицу результатов в конце можно легко распечатать и при желании заполнить вручную.
Отправка и подписание писем с предложениями
Письма с предложениями должны выходить в формате PDF, а не в редактируемых документах Word. Отправка редактируемого письма с предложением создает возможность того, что кандидат или кто-то другой изменит условия перед печатью и подписанием, и оно выглядит менее профессионально, чем фиксированный документ. Составьте проект предложения в Word, доработайте его внутри компании, а затем экспортируйте в PDF перед отправкой.
Для подписей большинство компаний используют один из двух подходов: отправьте PDF и попросите кандидата поставить электронную подпись с помощью браузерного инструмента или отправьте его и попросите распечатать, подписать, отсканировать и вернуть. Первый быстрее и дает более чистый результат. Инструмент Sign PDF позволяет кандидатам подписывать документы прямо в браузере, ничего не устанавливая: они добавляют свою подпись, загружают подписанную версию и отправляют ее по электронной почте.
Как только предложение будет подписано обеими сторонами, немедленно отправьте подписанный PDF. Не оставляйте это в электронной почте. Подписанные письма с предложениями иногда становятся актуальными через несколько месяцев или лет — для обсуждений заработной платы, споров или проверок соответствия — и их систематизация и обнаружение вопросов.
Вводные документы
Новые документы о приеме на работу — налоговые формы, разрешения на прямой депозит, подтверждения политики, соглашения о неразглашении — обычно поступают в виде заполняемых PDF-файлов и статических форм. Заполняемые файлы PDF позволяют новому сотруднику вводить данные непосредственно в поля формы и подписывать их электронной подписью. Статические формы требуют печати, заполнения вручную и обратного сканирования.
Если ваши формы адаптации в настоящее время представляют собой статические PDF-файлы, которые новые сотрудники должны распечатывать, рассмотрите возможность преобразования их в заполняемые формы — это устраняет шаг, который сбивает с толку удивительное количество людей, у которых нет легкого доступа к принтеру в первую неделю. Заполненные формы возвращаются более чистыми, их легче хранить в цифровом виде, и они создают лучшее первое впечатление.
Ведение учета найма
Записи о трудоустройстве имеют юридические требования к хранению, которые различаются в зависимости от юрисдикции — обычно от одного до трех лет для записей собеседований и дольше для трудовых договоров и налоговых документов. PDF-файлы, хранящиеся в организованной системе папок или на платформе HR, хорошо удовлетворяют этим требованиям, если файлы действительно можно найти при необходимости.
Для небольших команд, не имеющих специального программного обеспечения для управления персоналом, с этой задачей справится простая структура общего диска с согласованным именованием. Ключевым моментом является настройка структуры до того, как она вам понадобится, а не после того, как в неорганизованной папке накопится 200 приложений.