Что означает выравнивание PDF-формы и зачем это делать
При выравнивании документа PDF Forms заполняемые поля формы объединяются с содержимым страницы, делая введенные данные постоянной частью PDF-файла. После выравнивания поля формы больше не являются интерактивными. Введенные вами данные не могут быть изменены. Флажки фиксируются в выбранном состоянии. Поле подписи становится частью изображения страницы.
Сглаживание служит двум основным целям. Сначала он дорабатывает документ. Сведенная форма показывает именно то, что было отправлено, без возможности последующего изменения. Получатель видит заполненную форму как статический документ, а не как редактируемую форму, в которой можно изменить данные. Во-вторых, сведение обеспечивает правильное отображение данных формы во всех программах просмотра PDF-файлов. Некоторые программы просмотра PDF-файлов не поддерживают поля интерактивных форм и отображают их как пустые поля, даже если данные были введены. Сведение гарантирует, что данные будут видны повсюду.
Аспект сведения PDF Security предотвращает подделку заполненных данных формы. Несведенную форму можно открыть в любом PDF-редакторе и изменить поля формы. Плоская форма не имеет редактируемых полей. Данные так же постоянны, как и напечатанная страница. Для юридических документов, финансовых форм и приложений выравнивание после завершения является стандартной практикой.
Инструменты PDF Editor для сведения варьируются от специальных функций сведения в профессиональных приложениях PDF до метода печати в PDF, который выравнивает как побочный эффект создания нового PDF-файла.
Попробуйте редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.
Как свести форму PDF с помощью Adobe Acrobat и других инструментов
Adobe Acrobat Pro включает специальную функцию сглаживания. Откройте заполненную форму, перейдите в меню «Инструменты» и выберите «Печатная продукция». Выберите «Предварительный просмотр Flattener» и примените сведение. Acrobat объединяет все поля формы, аннотации и слои с содержимым страницы. Сохраните сведенный документ под новым именем файла.
Бесплатная версия Adobe Acrobat Reader не включает функцию прямого сглаживания, но метод печати в PDF дает тот же результат. Откройте заполненную форму в Acrobat Reader, выберите «Файл», «Печать», выберите Adobe PDF или Microsoft Print to PDF в качестве принтера и распечатайте. В полученном PDF-файле все поля формы сглажены. Этот метод работает для любого PDF-файла, который можно открыть и распечатать.
Инструмент сглаживания WukongPDF на базе браузера обрабатывает PDF-формы и выдает сведенный результат. Загрузите заполненную форму, запустите операцию сведения и загрузите окончательный документ. Браузерный подход работает в любой операционной системе без установки программного обеспечения.
Некоторые редакторы PDF предлагают функцию выборочного сглаживания, которая позволяет сглаживать определенные поля формы, сохраняя при этом другие интерактивными. Это полезно для форм, в которых некоторые поля должны оставаться доступными для редактирования для следующего получателя, а другие поля должны быть заблокированы после ввода.
Сведение PDF-формы на Mac и iPhone
На Mac Preview может выравнивать PDF-формы с помощью метода печати в PDF. Откройте заполненную форму в режиме предварительного просмотра, выберите «Файл» > «Печать», нажмите кнопку «PDF» в левом нижнем углу и выберите «Сохранить как PDF». Полученный PDF-файл сглаживается. Этот метод работает для любой PDF-формы, которую Preview может открыть и отобразить правильно.
PDF Expert на Mac включает команду «Свести» в свои инструменты форм. Откройте форму, заполните поля и выберите «Свести» в меню формы. Операция выполняется за один шаг и не требует обходного решения для печати.
На iPhone встроенные инструменты разметки не включают функцию сглаживания. Чтобы свести PDF-форму на iPhone, откройте заполненную форму в приложении «Файлы» или в любой программе просмотра PDF-файлов, воспользуйтесь общим листом для печати, разведите пальцы наружу в предварительном просмотре печати и сохраните как новый PDF-файл. Новый PDF-файл сведен. Этот метод работает, но требует нескольких шагов.
Сторонние приложения PDF для iPhone, включая Adobe Acrobat Reader и PDF Expert, в своих платных версиях предлагают функции прямого сведения. Для пользователей iPhone, которые регулярно заполняют и завершают формы PDF, одно из этих приложений упрощает рабочий процесс выравнивания.
Перед выравниванием убедитесь, что все поля формы заполнены правильно. Сглаживание необратимо. После выравнивания формы данные не могут быть изменены через поля формы. Сделайте копию незаполненной или частично заполненной формы, если вам необходимо сохранить возможность редактирования.
Проверка полноты и правильности сведенной формы
После сведения откройте сведенный PDF-файл и убедитесь, что все данные формы видны и правильно расположены. Убедитесь, что в текстовых полях отображается весь введенный текст без обрезания по границам поля. Убедитесь, что флажки и переключатели показывают правильный выбор. Убедитесь, что в полях подписи отображаются примененные подписи.
Прокрутите каждую страницу сведенного документа. Процесс выравнивания не должен изменять макет страницы или внешний вид контента, не связанного с формой. Текст, изображения и форматирование за пределами полей формы должны оставаться неизменными.
Распечатайте тестовую страницу, если плоская форма будет представлена в бумажном виде. Распечатанный результат должен соответствовать отображению на экране. Данные формы, которые выглядят правильно на экране, могут печататься по-другому, если в процессе сведения изменился цвет или положение содержимого поля формы.
Сохраните сведенный документ с именем файла, которое отличает его от исходной заполняемой формы. Имя файла, такое как Application-Completed-Flattened.pdf, указывает как на содержимое, так и на состояние обработки. Сохраняйте исходную заполняемую форму до тех пор, пока не убедитесь, что упрощенная версия верна и принята получателем.
Сведение является стандартной практикой в отраслях, где обрабатываются формы в больших масштабах. Страховые претензии, заявки на получение кредита, формы государственных пособий и формы приема на лечение заполняются в цифровом виде и выравниваются перед поступлением в систему обработки. Сведенная форма становится официальной записью того, что было отправлено.
Некоторые формы требуют выравнивания перед загрузкой на портал документов или в систему отправки. Система может отклонять формы с активными полями, поскольку интерактивный контент представляет угрозу безопасности. Сведение перед загрузкой гарантирует принятие.
После объединения пакета форм упорядочите их, присвоив им описательные имена файлов, включающие тип формы, имя отправителя и дату. Согласованное соглашение об именах позволяет легко найти конкретную форму среди сотен объединенных отправок.
Сведенная форма сохраняет внешний вид исходной заполняемой формы, но теряет поля интерактивной формы. Форму больше невозможно заполнить в цифровом виде. Его можно только распечатать и заполнить от руки. Это ожидаемый результат, если вы хотите, чтобы форма служила окончательной записью, а не документом для непрерывного ввода данных.
Некоторые организации требуют, чтобы отправленные формы были сглажены, чтобы предотвратить подделку. Сведение обеспечивает уверенность в том, что полученные данные являются теми же данными, которые были отправлены, без каких-либо изменений после отправки. Это требование является общим для государственных закупок, юридических документов и финансовых услуг.
После выравнивания формы интерактивные элементы не остаются. JavaScript, вычисления форм и проверки полей больше не работают. Форма является статическим документом. Эта потеря интерактивности является постоянной и необратимой.
Для форм, обрабатываемых автоматизированными системами документирования, выравнивание гарантирует, что данные будут записаны в формате, который может обрабатывать система. Автоматизированные системы могут некорректно обрабатывать поля интерактивной формы, считая их пустыми, даже если они заполнены. Сведение устраняет эту проблему обработки.
Метод выравнивания печати в PDF работает универсально, поскольку он зависит от системы печати операционной системы, а не от конкретной функции приложения PDF. Любой PDF-файл, который можно распечатать, можно свести с помощью этого метода.
Сведение формы — это последний шаг перед ее отправкой на большинство онлайн-порталов и систем управления документами. Сведенная форма принимается, поскольку она не содержит активного содержимого, которое могло бы представлять угрозу безопасности для принимающей системы.
Для форм с несколькими страницами выравнивание применяется ко всем страницам или к выбранному диапазону страниц. Вы можете свести только страницу подписи, оставив другие страницы с активными полями, если рабочий процесс требует дальнейшего редактирования на этих страницах.
Перед сведением удалите все скрытые данные формы или метаданные, которых не должно быть в конечном документе. Некоторые редакторы PDF могут удалять метаданные и скрытый контент в рамках процесса выравнивания или очистки.
Процесс выравнивания также отключает любой JavaScript, встроенный в форму для вычислений или проверки. После выравнивания форма представляет собой статический документ без исполняемого кода.
Подготавливая пакет форм для сведения, обработайте их группами, упорядоченными по типу формы или дате отправки. Такая организация упрощает проверку правильности обработки всех форм в пакете.
Сведенные формы также имеют меньший размер файла, чем их заполняемые аналоги, поскольку данные интерактивных полей и JavaScript удаляются в процессе сведения, что делает документ более эффективным для хранения и совместного использования.
Для форм, отправляемых в государственные учреждения или финансовые учреждения, объединение часто является обязательным шагом, указанным в инструкциях по отправке, чтобы гарантировать, что данные формы не могут быть изменены после отправки.
Для организаций, которые ежемесячно обрабатывают тысячи форм, автоматическое выравнивание с помощью инструментов или сценариев пакетной обработки экономит огромное время по сравнению с выравниванием каждой формы по отдельности. Пакетный подход обеспечивает согласованную обработку всех документов.
Сведение — это последний этап обеспечения качества перед отправкой документа, подтверждающий, что данные формы навсегда привязаны к документу и не могут быть изменены кем-либо, кто обрабатывает файл после того, как он выйдет из-под вашего контроля.
Попробуйте редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.