Каждую неделю где-то в мире кто-то распечатывает форму PDF, заполняет ее вручную, сканирует обратно и отправляет скан по электронной почте. Вся последовательность занимает пятнадцать минут и дает результат более низкого качества, чем простой ввод в форму. Причина, по которой это продолжает происходить, заключается в широко распространенном предположении: формы PDF предназначены для печати. Многие из них этого не делают, а те, которые есть, и не должны быть таковыми.
Два типа PDF-форм — и почему это важно
Не все формы PDF одинаковы. Понимание того, с каким типом вы имеете дело, определяет, что вы можете с ним сделать.
Интерактивные PDF формы имеют встроенные поля формы — текстовые поля, флажки, раскрывающиеся меню, переключатели. Нажмите на поле, и появится курсор. Введите ответ. Нажмите на следующее поле. Эти формы предназначены для заполнения в цифровом виде. Они сохраняют ваши данные, могут проверять записи и отправлять их в электронном виде. С ними справится любой приличный просмотрщик PDF.
Плоские PDF формы выглядят как формы, но не имеют интерактивных полей. Линии и прямоугольники — это просто визуальные элементы — здесь не на что щелкать. Обычно они создаются путем сканирования бумажной формы или путем разработки макета формы в Word или InDesign без добавления реальных полей формы. Чтобы заполнить их в цифровом виде, вам понадобится PDF Editor, позволяющий размещать текст в любом месте страницы.
Попробуйте «Редактировать PDF»
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.
Почему цикл печати-сканирования сохраняется
Привычка распечатывать, сканировать и отправлять электронные письма сохраняется по нескольким причинам. Некоторые люди просто не знают, что заполнение цифровых форм возможно. Другие пытались нажать на плоскую форму PDF, обнаружили, что это не работает, и пришли к выводу, что форма не может быть заполнена в цифровом виде — тогда как реальная проблема заключалась в том, что в форме не было интерактивных полей, а не в том, что цифровое заполнение невозможно.
Есть еще фактор доверия. Подписание печатного документа и его сканирование некоторым людям кажется более официальным, чем ввод имени в цифровое поле. Это мнение во многом устарело — имена, напечатанные в полях для подписи PDF, имеют тот же юридический вес, что и рукописные подписи для большинства стандартных деловых документов в большинстве юрисдикций, — но оно сохраняется.
Реальная стоимость отправки простых форм
Когда организация рассылает простые формы PDF вместо интерактивных, она перекладывает бремя на каждого получателя. У того, кто получает неструктурированную форму, есть три варианта: распечатать-заполнить-сканировать, использовать PDF Editor для ввода полей формы вручную или вернуть форму неполной. Ничто из этого не является беспроблемным.
В масштабе это имеет значение. Компания, которая рассылает фиксированные формы приема каждому новому клиенту, добавляет минуты трений к каждому подключению. Государственное учреждение, публикующее простые формы заявлений, создает барьер для тех, у кого нет принтера. Отдел кадров, распространяющий плоские формы внутри компании, создает накладные расходы на сканирование, которых не должно быть.
Исправление — преобразование плоских форм в интерактивные — это разовая инвестиция, которая устраняет повторяющиеся трудности. Интерактивные PDF формы можно создавать в Adobe Acrobat Pro или с помощью некоторых других инструментов. После создания они не требуют от получателей дополнительных усилий: откройте, щелкните, введите, сохраните, отправьте.
Как заполнить простую форму, не распечатывая ее
Если вы получили простую форму и не хотите ее распечатывать, практическим решением будет редактор PDF. Откройте форму с помощью инструмента, который позволяет добавлять текст в любом месте страницы — щелкните место, где должен находиться ответ, введите его, поместите над пустой строкой или полем. Редактор PDF компании WukongPDF на сайте www.wukongpdf.com позволяет выполнить эту задачу: загрузить простую форму, использовать текстовый инструмент для заполнения каждого поля, загрузить завершенную версию.
Результат выглядит чище, чем при сканировании от руки: набранный текст легче читается, файл остается небольшим, а этап сканирования отсутствует. Для форм, требующих подписи, добавьте ее таким же способом в цифровом виде. Заполненный PDF выглядит профессионально, и получателю его легче обрабатывать, чем отсканированное изображение.
Единственное изменение, которое стоит внести
Если вы регулярно отправляете формы другим людям, преобразуйте их в интерактивные PDF. Если вы регулярно получаете плоские формы, добавьте в закладки редактор PDF и не пользуйтесь принтером. В любом случае, цикл «печать-сканирование-электронная почта» — это решаемая проблема — для этого просто нужно знать, что решение существует.
Попробуйте «Редактировать PDF»
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.