Заполняемые формы PDF позволяют получателям вводить данные непосредственно в назначенные поля — текстовые поля, флажки, раскрывающиеся списки, области для подписи — без необходимости что-либо печатать, писать от руки и сканировать. Создание формы с нуля не так сложно, как кажется, но для этого требуется несколько иной рабочий процесс, чем просто разработка макета формы и завершение работы. Вот полный процесс.
Два способа создания заполняемого PDF
Есть две принципиально разные отправные точки, и правильная зависит от того, что у вас есть.
- Начните с разработанного макета: сначала создайте форму визуально (в Word, InDesign или любом другом инструменте макетирования), экспортируйте в PDF, затем добавьте интерактивные поля поверх статического дизайна с помощью инструмента PDF.
- Создавайте непосредственно в форме PDF. используйте Adobe Acrobat Pro или аналогичный инструмент, который позволяет создавать макет и добавлять поля в той же среде без отдельного этапа проектирования.
Для большинства людей первый подход более практичен — спроектируйте визуальный макет с помощью знакомого инструмента, а затем наложите сверху интерактивные поля. Второй подход дает больше контроля, но требует более специализированного программного обеспечения.
Попробуйте «Редактировать PDF»
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.
Шаг 1. Создайте макет формы
В Word создайте визуальную структуру формы — метки, пустые строки или поля для ответов, любые инструкции или заголовки разделов. На этом этапе вы просто создаете визуальный дизайн, а не интерактивную функциональность.
Несколько принципов дизайна, которые упрощают использование заполняемых форм:
- Оставьте достаточно места для каждого поля — текстовые поля, слишком маленькие для типичных ответов, создают тесные и трудночитаемые формы.
- Используйте четкие визуальные подсказки о том, где нужно заполнять: подчеркивание, прямоугольники или затененные области сигнализируют о том, что поле можно заполнить.
- Сгруппируйте связанные поля логически — личная информация вместе, профессиональные сведения вместе.
- Включите инструкции вверху или в заголовках разделов, если какие-либо поля требуют уточнения.
Когда макет будет готов, экспортируйте его в формате PDF, используя файл Word > Сохранить как > PDF. Это становится визуальной основой для заполняемой формы.
Шаг 2. Добавьте поля интерактивной формы
Это шаг, который превращает статический PDF в интерактивную форму с поддержкой PDF Editor. Предпочтительным инструментом здесь является Adobe Acrobat Pro, который имеет наиболее полные инструменты для создания полей формы. Откройте экспортированный PDF в Acrobat Pro и перейдите в раздел Инструменты > Подготовьте форму.
Acrobat может попытаться обнаружить поля формы автоматически — он сканирует макет на наличие пустых строк и полей и соответствующим образом размещает поля. Автоматическое определение несовершенно, но экономит время при работе с формами с четкой визуальной структурой. После автоматического прохода вручную добавляйте, корректируйте или удаляйте поля по мере необходимости.
Доступные типы полей
- Текстовое поле: для ввода открытого текста — имен, адресов, описаний. Может быть однострочным или многострочным.
- Флажок: для вопросов типа «да/нет» или вариантов выбора нескольких вариантов, когда допустимо более одного ответа.
- Переключатель: для вариантов с одним выбором, когда действительным только один ответ — респонденты могут выбрать только один из группы.
- Раскрывающийся список: для выбора из предопределенного списка опций — полезно для таких полей, как страна, отдел или категория.
- Поле подписи: обозначенная область, где получатели могут применять свою цифровую или электронную подпись.
Шаг 3. Установите свойства поля
Двойной щелчок по любому полю в Acrobat открывает панель его свойств. Ключевые параметры, которые стоит настроить:
- Имя поля: присвойте каждому полю описательное имя («первое_имя», «дата_рождения»), а не имя по умолчанию «Текст1». Это имеет значение, если данные формы будут экспортированы или обработаны.
- Обязательный: отметьте поля, которые необходимо заполнить перед отправкой формы.
- Подсказка: текст, который появляется, когда пользователь наводит курсор на поле. Полезно для предоставления инструкций, не загромождая макет формы.
- Формат: для текстовых полей можно указать, что ввод должен быть числом, датой, номером телефона или определенным форматом — Acrobat проверяет ввод на соответствие требованиям формата.
Шаг 4. Проверьте форму перед ее отправкой
Прежде чем распространять форму, тщательно протестируйте ее. В Acrobat используйте режим предварительного просмотра (инструмент «Рука»), чтобы имитировать взаимодействие с получателем. Перемещайтесь по каждому полю по порядку — последовательность табуляции должна следовать логическому порядку чтения, а не перемещаться по странице случайным образом. Заполните каждый тип поля и подтвердите, что ввод принят правильно. Проверьте поле подписи, если форма требует подписи.
Также протестируйте в Adobe Reader (бесплатная версия) — именно его будет использовать большинство получателей. Некоторые функции, работающие в Acrobat Pro, могут вести себя иначе или вообще не работать в Reader. Сохраните заполненную тестовую форму и убедитесь, что данные сохраняются при повторном открытии файла.
Одна форма, отсутствие печати
Хорошо продуманная заполняемая форма PDF исключает цикл печати-заполнения-сканирования для всех, кто ее получает. Инвестиции в его правильную настройку — чистый макет, правильно настроенные поля, тщательное тестирование — окупаются каждый раз, когда кто-то заполняет его в цифровом виде, а не на бумаге. Любую форму, которую вы отправляете регулярно, стоит сделать один раз и сделать правильно.
Попробуйте «Редактировать PDF»
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.