После заполнения PDF-формы введенные вами данные сохраняются в полях интерактивной формы. Любой, кто откроет документ, может редактировать ваши записи, изменять цифры или текст. Сведение файла PDF Forms фиксирует ваши ответы на месте путем преобразования интерактивных полей в статический текст. Данные формы становятся постоянной частью страницы, как печатный текст на бумаге. Сведение — это последний шаг перед отправкой заполненной формы, который гарантирует, что отправленное вами сообщение будет именно тем, что увидит получатель. Тщательное понимание этих методов сэкономит вам значительное время и избавит от разочарований при регулярной работе с PDF-документами. Большинство пользователей обнаруживают, что, выполнив эти операции несколько раз, они становятся их второй натурой и могут быть выполнены за секунды, а не за минуты.
Основные выводы
При выравнивании PDF-файла все поля интерактивной формы преобразуются в статическое содержимое страницы. Значения полей становятся постоянным текстом. Сами поля удаляются, поэтому редактировать записи никто не может. Сведение необратимо при обычном редактировании PDF. После выравнивания единственный способ изменить данные формы — заново заполнить исходную форму. Всегда сохраняйте нежирную копию, если вам может понадобиться внести исправления. Тщательное понимание этих методов сэкономит вам значительное время и избавит от разочарований при регулярной работе с PDF-документами. Большинство пользователей обнаруживают, что, выполнив эти операции несколько раз, они становятся их второй натурой и могут быть выполнены за секунды, а не за минуты.
Что происходит, когда вы выравниваете PDF-форму
Сведение также решает проблемы внедрения шрифтов в поля формы. Некоторые формы PDF хранят текст полей с использованием шрифтов, не встроенных в документ. Перед выравниванием текст поля отображается с помощью замены шрифта средства просмотра. После выравнивания текст становится частью содержимого страницы, и замена шрифта запекается. Сведенный текст может немного отличаться от текста интерактивного поля. Перед распространением просмотрите сведенный результат, чтобы убедиться в приемлемости внешнего вида шрифта. Тщательное понимание этих методов сэкономит вам значительное время и избавит от разочарований при регулярной работе с PDF-документами. Большинство пользователей обнаруживают, что, выполнив эти операции несколько раз, они становятся их второй натурой и могут быть выполнены за секунды, а не за минуты.
Adobe Acrobat Pro также предлагает исправление Preflight под названием «Сглаживание аннотаций и полей формы». Это доступно через панель «Производство печати» в разделе «Предпечатная проверка». Исправление — это операция, выполняемая одним щелчком мыши и обрабатывающая весь документ. Это быстрее, чем метод предварительного просмотра Flattener для документов, которым требуется полное выравнивание без каких-либо выборочных опций.
Процесс сведения также решает распространенную проблему отправки формы. В некоторых формах PDF используются шрифты, не встроенные в документ. Поля формы отображаются правильно, поскольку средство просмотра использует заменяющий шрифт, но замена может не соответствовать исходному замыслу дизайна. При выравнивании текст поля отображается на странице с использованием замещающего шрифта, что делает отображаемый текст постоянным. Если замещающий шрифт отличается от окружающего текста, рассмотрите возможность повторного создания формы со встроенными шрифтами, прежде чем распространять ее.
Интерактивная PDF-форма содержит два слоя для каждого поля: внешний вид введенного текста и базовый объект поля, который хранит данные и принимает ввод пользователя. Сведение объединяет эти слои. Внешний вид становится частью потока контента страницы. Объект поля будет удален. После выравнивания щелчок там, где раньше было поле формы, ничего не дает. Курсор не изменится на точку вставки текста. Поле исчезло, и остался только статический текст.
При выравнивании также удаляется весь код JavaScript, связанный с полями формы. Расчеты, автоматически обновляющие итоговые значения, проверки, проверяющие форматы ввода, и кнопки, отправляющие данные, — все перестает работать. Форма становится статическим документом. Это желаемый результат для завершенных форм. Получатель не должен иметь возможности изменять отправленные данные, и ему не нужны интерактивные функции формы после захвата данных.
Попробуйте редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.
Сведение PDF-формы с помощью печати в PDF
Самый универсальный метод сведения — распечатать заполненную форму в новый PDF-файл с помощью Microsoft Print to PDF или аналогичного виртуального принтера. Откройте заполненную форму в любой программе чтения PDF-файлов, нажмите Ctrl+P, выберите в качестве принтера Microsoft Print to PDF и нажмите «Печать». Результатом является новый PDF-файл, в котором все поля формы встроены в страницу. Этот метод работает в любой программе чтения PDF-файлов и в любой операционной системе. Это наиболее надежный метод сведения для пользователей, у которых нет редактора PDF.
У метода «Печать в PDF» есть одно ограничение: он удаляет все интерактивные элементы, включая гиперссылки и закладки. Если форма содержит кликабельные ссылки, которые следует сохранить, используйте вместо этого специальный инструмент выравнивания. Инструмент Edit PDF WukongPDF включает функцию выравнивания формы, которая преобразует поля в статический текст, сохраняя при этом гиперссылки, закладки и структуру документа. Выборочный подход к выравниванию сохраняет навигацию, одновременно блокируя данные формы.
Сведение с помощью функции сглаживания в редакторе PDF
Adobe Acrobat Pro включает специальную функцию сглаживания. Откройте заполненную форму, перейдите в Инструменты, Печатная продукция и выберите Предварительный просмотр Flattener. Нажмите «Применить», чтобы сгладить все поля формы. Операция завершается за секунды. Функция выравнивания в Acrobat более точна, чем «Печать в PDF», поскольку она нацелена только на поля формы и оставляет другие интерактивные элементы нетронутыми. После сведения сохраните документ под новым именем файла, чтобы отличить сведенную версию от необработанного оригинала.
Для пакетной обработки нескольких заполненных форм мастер действий Acrobat может применить операцию сглаживания ко всей папке. Создайте действие, включающее шаг «Сведение страниц», настройте его для целевых полей формы и запустите его в папке заполненных форм. Пакетная операция обрабатывает каждый файл и выводит сведенные версии. Это важно для рабочих процессов, когда сотни форм возвращаются, проверяются и их необходимо заблокировать перед архивированием.
Часто задаваемые вопросы
Регулярная практика использования этих методов редактирования PDF-файлов повышает уверенность и эффективность. То, что изначально занимает несколько минут навигации по меню и настройки параметров, со временем становится быстрым, почти автоматическим процессом. Потратив время на правильное изучение этих навыков, вы принесете дивиденды в виде ежедневной производительности для всех, кто регулярно работает с PDF-документами.
Инструменты и методы, описанные в этой статье, доступны на нескольких платформах и в программах для чтения PDF-файлов. Хотя конкретные названия меню и расположение кнопок могут немного отличаться в разных приложениях, основные концепции являются универсальными. Как только вы поймете принцип операции, вы сможете выполнить ее в любом программном обеспечении PDF, будь то настольное приложение, инструмент на основе браузера или мобильное приложение.
Методы, описанные в этой статье, работают во всех основных программах чтения PDF-файлов и операционных системах. Независимо от того, используете ли вы Windows, macOS или мобильное устройство, основные принципы остаются теми же, хотя конкретные местоположения меню и сочетания клавиш могут незначительно отличаться в зависимости от платформы. Обратитесь к документации вашего PDF-ридера для получения инструкций для конкретной платформы, если описанные шаги не совсем соответствуют вашей версии программного обеспечения.
Могу ли я узнать, была ли полученная мною PDF-форма уже сведена в порядок? Нажмите на то, что должно быть полем формы. Если курсор изменится на точку вставки текста и вы сможете печатать, форма не будет сведена. Если ничего не происходит и текст ведет себя как обычное содержимое страницы, форма выравнивается. На вкладке безопасности свойств документа также указано, разрешено ли заполнение формы, что указывает на то, что форма по-прежнему может быть интерактивной.
Могу ли я свести форму, созданную в другом приложении, например веб-форму, сохраненную в формате PDF? Да. Формат PDF стандартизирует поля формы независимо от создающего приложения. Форму, созданную в Adobe Acrobat, Microsoft Word, конструкторе веб-форм или любом другом инструменте, создающем PDF-формы, можно свести к минимуму, используя те же методы.
Можно ли развернуть сжатую форму PDF?
Нет. При выравнивании объекты интерактивного поля удаляются без возможности восстановления. Данные существуют только в виде статического текста на странице. Стандартное редактирование PDF не может восстановить интерактивные поля. Вот почему так важно хранить необработанную копию. Если после выравнивания необходимо внести исправления, необходимо вернуться к исходной заполняемой форме и заново ввести все данные.
Изменяет ли сведение внешний вид заполненной формы?
Внешний вид должен быть идентичным. Текст, который отображался в полях формы, отображается как статический текст в той же позиции и тем же шрифтом. Незначительные различия могут возникнуть, если механизм сведения использует другой метод рендеринга шрифтов, чем механизм рендеринга полей формы. Проверьте несколько полей после выравнивания, чтобы убедиться, что положение и внешний вид текста соответствуют вашим ожиданиям.
Могу ли я сгладить только некоторые поля и оставить другие интерактивными?
Расширенные редакторы PDF могут выравнивать определенные поля, оставляя другие активными. Это полезно для форм, в которых администратор заполняет один раздел, а получатель — другой. Администратор выравнивает свой раздел, оставляя поля получателя активными. После того, как получатель заполнит свой раздел, он выравнивает всю форму. Для выборочного сведения требуется редактор PDF с элементами управления выравниванием на уровне поля.
Попробуйте редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.